档案信息化管理的必要性措施和创新途径探

2020-03-01 04:12:27鸿
卷宗 2020年29期
关键词:档案管理信息化过程

沈 鸿

(云南水投牛栏江滇池补水工程有限公司,云南 昆明 650000)

对档案信息的利用是促进我国社会发展的一个重要因素。因此,在信息科学技术发展的过程中,要对档案进行信息化管理,合理融入现代信息技术对档案信息资源进行数字化、网络化管理。档案管理人员要针对档案信息化管理的实际情况以及现代经济发展的方向,对档案信息提供针对性的服务,从而促进我国经济社会快速发展。在对档案进行信息化管理的过程中,一定要跟随国家发展的脚步进行创新,不断创新档案信息化管理的途径,从而更好地实现档案的信息化 管理。

1 电子档案管理信息化的必要性

档案是日常工作中必不可少的内容,本身有着重要的意义。在现代的各种企业和事业单位中,档案管理的信息每天都在发生变化,由原来的纸质档案进入电子信息识别档案的过程,档案管理经历了从单个计算机数据到网络信息数据的改变,并且仍在不断更新。随着办公室自动化的推进,一些落后的企业已经不能跟上时代发展的要求,档案管理模式也随之发生了变化,档案管理人员要更快地学习网络信息化,如果不改变,其他单位对本单位传达的信息就不能更及时获取。电子档案管理信息化可以让档案管理变得更准确、更科学。可以让档案的管理和使用变得更加便捷,档案资源的利用效率得到更快提升,档案管理工作能够更好完成。电子档案信息化管理还有完整性、有效性、保密性等诸多特点,发挥了档案管理建设的重要的作用。

2 促进档案信息化管理的措施

在对档案进行信息化管理的过程中,档案管理部门以及财政部门要不断加大档案管理的资金投入。在对档案进行信息化建设的过程中,必须要购置一定的硬件以及软件设备,并且档案管理人员要根据实际的档案信息化建设情况进行资金的筹集以及计划使用。从资金的角度来满足信息化建设的基础要求,能够满足档案信息化管理的基本要求。除此之外,在档案信息化管理的过程中,要不断对档案管理工作者进行培训,不断提升他们的管理水平。由于我国档案信息化管理工作的质量参差不齐,不能严格做到电子文件的归档管理,所以在档案信息化管理的过程中,要对管理人员进行相应的培训,从而实现信息化管理的规范性以及科学性。在实现档案信息化管理的过程中,当地政府一定要给予重视以及支持。我国档案信息化管理相对于其他国家起步比较晚,但是发展的速度快。随着我国档案信息化设备以及网络技术的不断进步,很多电子文件需要存在不同的电子媒介中。传统的档案管理储存所占用的空间比较大,最终所产生的保管费用比较高,与现代科学技术发展的方向不一致。因此针对我国档案信息化管理的实际情况,政府需要给予高度的重视,不断增强档案信息化管理以及建设的责任感,对档案信息化管理的整个过程进行统筹规划,从而实现科技的创新发展。

3 电子档案信息化管理的作用

1)使档案管理体系更加规范化。电子信息化档案管理模式与传统的档案管理模式相比,解决问题的速度更快,可以让档案资源得以快速共享,还能让流程的构建变得规范化。使用电子信息技术可以将档案管理转换成自动化管理的方式,人为因素和其他因素不能干预,通过设置相关的前期程序,计算机在运行时就可以根据实际的储存情况实施信息管理,得到完整、准确的信息。

2)数字化技术的产生与应用。日常生活以及工作当中,很多时候人们在出门的时候只带一部手机就能够进行购物、旅游、导航以及乘车等,无纸化和无现金的形式已经形成,也意味着传统形式的纸质数据正在逐渐被淘汰。相关工作者在进行档案管理相关工作的时候,如果还使用传统形式的纸质档案信息管理工作形式,会导致存在很多年代久远、破损的档案资料,但是如果在档案数据导入到互联网数据库当中,基于互联网对档案资料进行相应的检索与应用,不仅能够为企业、单位等提供便捷服务,同时对于档案信息资料的保存来讲非常有利。所以基于信息化技术手段对单位档案资料进行管理,是现代化信息技术发展中的必然要求。

4 对档案信息化管理进行创新的途径

1)对思想观念进行创新促进档案信息化管理的基础设施建设。在对档案信息化管理创新的过程中,档案管理部门要深刻认识到档案信息化管理的必要性以及作用,从自身出发,不断转变观念,将档案信息化建设的经费列入年度财务预算中,而且要根据部门以及单位发展的需求,不断增加经费的投入,并且要根据实际的情况,引进先进的管理设施设备以及软件。从档案信息化管理的基础建设出发,对基础建设过程中所遇到的问题进行及时解决,从而有计划地开展档案信息化建设和管理工作。

2)加强信息技术在电子档案管理中的应用。在电子档案管理中,使档案资源的共享应用得以提高的方式是加强信息技术应用,让档案的公开和联系更加方便。电子网络的不断发展满足了电子档案管理的诉求。档案管理员可以将同一档案中同时录入几个员工的信息,让查询更加方便。例如,在进行个人注册后登录信息平台,员工可以直接查询到自己的个人信息,管理者也可以查看员工在这段工作的业绩、获奖以及工作经历和专业技能等方面的信息,这样不仅减轻了管理人员的工作负担,也方便了公司管理者和各个员工对彼此的了解,使各个单位在人事调动期间关系复杂化的问题得到有效缓解。

3)对管理的模式进行创新,实现数字化、网络化、信息化管理。对档案进行管理,一定要采用统一领导、分级管理的管理制度,从管理模式的角度来保证档案信息的完整性以及准确性。实现档案规范化、标准化以及科学化的管理,就必须要从现代技术的角度出发,科学合理地利用计算机技术以及网络技术不断对档案信息化进行建设,而且在建设的过程中,要用科学的手段对档案信息资源进行管理以及利用,将档案数字化、网络化、信息化管理模式与传统的实体档案管理模式进行替换,在一定程度上就能够避免实体档案的损坏。

4)加大资金投入。在个别的企业、事业单位中,领导层不重视档案管理工作,档案管理部门是一个关乎企业发展的重要部门,档案管理工作的价值和意义不容忽视。因此,我们要加强对管理人员综合素质方面的培养,加强高层的管理人员对档案工作的重视程度,并给予人力、物力方面的支持,加强电子档案管理所应用的设备(软件设备、硬件设施等),充分发展电子档案管理信息化工作,使档案管理工作在整个企业事业中发挥更大的作用。

5 结束语

在科学信息技术的发展过程中,对档案的管理一定要采取信息化的管理模式,不断探索新媒体条件下的档案利用途径,从微博以及微信等新型媒体的角度出发,不断为档案信息化管理提供更为方便的条件,从而促进档案管理部门传递信息,并且在档案信息化管理的过程中,一定要跟随时代发展的脚步,不断促进档案信息化管理的创新。

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