信息化视域下的高校行政档案管理创新

杨晓红

（湖南师范大学树达学院，湖南 长沙 410017）

行政档案管理是高校档案管理中不可分割的重要组成部分，如何运用信息化技术对行政档案进行管理和创新、如何提升行政档案管理工作的质量是档案管理工作者需要深入思考的问题。

1 高校档案管理体系建设的重点

1）档案的信息化与安全性。在行政档案管理工作中，运用信息化技术进行档案管理是大势所趋，信息化技术可以让纸质档案、照片音频视频等内容都进行信息化的处理，使用更加便捷。在行政档案管理中，由于档案涉及内容有上级机关、同级机关有关高校行政管理的综合性文件材料、以及规章制度、会议纪要、合同、统计年报等行政综合管理方面的重要材料，还有审计、武装、保卫、后勤、图书档案、高教研究等工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。数量庞大，在进行传统馆藏查找时会非常不便，在保管与利用中也存在不同程度的问题。当借助信息技术进行行政档案管理时，有些问题就会迎刃而解，档案管理人员可以借助多媒体技术以及图像视频处理技术对纸质档案、照片、音频等内容进行扫描录入和编辑。这样，不仅让档案的保管工作更加简单，在进行寻找与利用时也更加便捷，对提升行政档案管理工作的效率有重要意义。在行政档案管理中档案信息的安全性是档案管理的重要内容，相对于传统的行政档案管理来说信息化的档案管理还可以加强档案的安全性，信息化技术下可以对档案设置多重保密和身份认证等，有助于提升档案的安全性。

2）档案信息的管理与共享。在行政档案管理工作中对数据的保管、信息检索与档案使用是档案管理工作的重点内容，档案的调取与使用在档案管理中占据着重要的地位，信息化技术的运用使行政档案管理的使用与共享更加简单。在传统的行政档案管理工作中如果想要调取1份档案，需要档案管理人员到档案库房中从众多的档案中根据目录进行查找，但是在信息化技术下，只需要在档案管理系统中对想要调取的档案进行名称或关键词输入就能够快速调取所需档案文件。在信息化技术下，高校应加强行政档案管理的资源共享，一般性档案资源可以让师生通过信息平台进行查阅，而对于重要的行政档案文件则可以采用实名制验证的方式或先取得查阅权限再经过管理员的核实才能进行查阅。这样就可在加强信息共享的同时又保证行政档案管理的安全性。

2 行政档案管理中存在的问题

1）进行信息化管理的意识较为薄弱。就目前而言，虽然高校开始将信息化技术运用到行政档案管理工作中，但是在实际的档案管理运行过程中依然存在着许多问题阻碍着档案管理工作效率的提升。首先是学校对信息化技术运用到行政档案管理工作重视度不够，在实际的行政档案管理工作中依然采取传统的管理模式，导致高校行政档案管理工作的质量与效率较低。在信息化时代，传统的档案管理方式已经不能适应高校行政部门档案管理的要求。高校信息化管理意识较为薄弱主要体现在高校领导对信息化档案管理的重视度不够，这直接影响了高校档案管理的工作水平和工作效率。

2）信息化设备不够完善，制度不健全。高校想要运用信息化技术提升行政档案管理的工作效率，信息化设备是必要条件，但是在高校中信息化设备不够完善、制度不够健全也是当前行政档案管理工作的一大阻碍。在高校中不管是档案信息系统软件还是计算机、扫描仪、复印机等硬件设备、在更新换代方面都存在着一定问题，设备短缺和落后陈旧是当前高校信息化设备的现状，这严重阻碍了高校行政档案管理的信息化进程。由于行政各部门之间的档案收集管理也存在较大的不同，有的高校并没有针对这一问题制定相关制度，在实际的工作操作过程中缺乏制度的约束，对档案管理工作产生了消极影响。

3）档案管理人员的专业素养欠缺。档案管理人员是高校档案管理的实施者，管理人员的专业素养对档案管理工作的质量与效率会产生直接影响，但是目前高校档案管理者不都是档案管理专业的专职人员，还有其他专业的兼职人员，专业素养参差不齐。有人认为人事档案关系到个人利益，重视程度高，而对于行政档案这些部门档案多不够重视。由于管理人员的知识结构较为单一，受传统档案管理模式的影响，在进行行政档案管理时所采用的方式也是固定的，这种固定方式已经不再适应当前高校的发展现状。

3 档案管理的创新措施

1）提高领导对档案管理的重视程度，提升档案信息化软硬件建设水平。建议领导多到高水平大学的档案馆参观取经，把其他高校档案馆的先进管理经验带入本馆。为提升档案管理工作的质量与效率，首先要提升档案信息化软硬件建设水平。信息化设施是进行信息化档案管理的前提条件。高校应加强对信息化设施的资金投入，配备相应的档案管理硬件，将数码摄像机、扫描仪、计算机等设备配备齐全并及时更新，让档案管理工作人员能够运用信息化设备提升对档案管理的效率。除了要配备相关的硬件设施外，还应对软件设施进行相应的开发与应用，在信息化档案管理中高校应选择适应学校实际情况的管理软件，并将其与校园网络相连接，从而实现档案资源的共享。

2）加大档案信息资源建设力度。在高校信息化行政档案管理中，应重视信息化资源的建设力度。在运用信息化技术进行行政档案管理时应创建规范化、标准化的行政档案信息库，对高校各部门不同行政档案资源根据学校的实际情况进行分类整合。加快纸质档案的信息化进程，创建相应的电子档案库，对纸质档案编目后采用扫描的方式对原文进行信息化处理，让师生通过信息管理系统共享纸质档案中的目录和原文信息。针对电子文件要实现信息资源的多元化，通过多种方式建立信息资源，以此来提升行政档案管理的水平和效率。

3）建立高素质信息化团队。就我国目前现状而言，多数高校档案管理人员的专业素养都有待提高，针对这一问题高校应建立高素质的信息化团队。首先应对现有的行政档案管理工作人员进行定期培训，让档案管理人员具有先进的信息化档案管理理念与知识，以此来提升档案管理工作人员的专业知识和专业水平。只有更新管理理念、创新管理方式，才能提升高校档案管理工作的效率。

在信息化技术飞速发展的当下，档案已经渗透到了人们生活的方方面面，对人们的生产、生活产生了重要影响。高校行政档案管理是高校工作运行的重要组成部分，在高校办学规模不断扩大的情况下，传统的档案管理模式已经不再适用于高校行政档案管理工作的开展，高校应将信息化技术融入到档案管理工作中，以提升高校行政档案管理工作的质量与效率。因此，高校通过提高信息化建设水平、加大资源建设力度以及提升档案管理人员的专业素养等方面来促进信息化技术在高校行政档案管理工作中的应用，推动高校档案管理信息化进程的飞速发展。