国企档案信息化管理的构建探究

沈 静

（武汉地产控股有限公司，湖北 武汉 430000）

档案管理是国企管理工作的重要内容。档案信息记录了国企日常工作情况，也在一定程度上反映着国企的工作内容。通过加强档案信息化管理，国企工作人员可以结合工作需要，高效地查询到所需资料，进而为各项工作的有序开展提供充足的数据信息支持。以下内容分析了国企档案信息化管理的重要作用，并提出了档案信息化管理构建策略。

1 国企档案信息化管理的重要作用

1.1 有效提升信息化管理效率

快速发展的信息技术已在各行各业管理工作中得到了越来越广泛的应用。通过将其引入档案管理工作中，使得此项工作具有了高效与便捷性。计算机技术使得过往传统的纸质档案转化为电子档案。这不仅便于信息搜索与存储，也有效提升了档案管理质量与效率。此外，档案信息化管理可以快速实现信息共享与检索等操作，且远程信息共享，使得各个部门间的信息共享程度大大提升，进而大幅度提升档案信息化管理效率。

1.2 有效提升档案管理精准性

档案信息管理的目的在于提升信息利用率，发挥出档案信息的最大价值。企业经营者或者各个岗位的工作人员，可以结合自身需要，高效地查询或者检索档案信息。从价值角度来看，一般存储时间较长，且过期的档案具有较低的利用价值，为此会将其作为历史数据存储起来。为了方便日后查询，档案信息化管理使得存储形态具有了丰富性。工作人员会结合档案信息具体形态，将其以图像、文字、日期或者数据等形式存储起来。由于信息化档案存储方式，可以较为完整的记录原始信息，进而在很大程度上提升了档案信息的存储精准性，并提升了档案管理质量。

1.3 大大提升了信息共享力度

互联网技术具有开放性，这为企业间的信息共享提供了强有力的技术支持。国企的健康发展，离不开自身的努力，也需要各个企业间的相互协作。因此，国企在加强信息化管理时，为企业间的信息交流与共享创造了良好条件，加大了各个国企间的互助与协作。此外，借助档案信息化管理，国企高层领导可以对下级展开实时有效地监管，以此调动起工作人员的工作积极性。

2 国企档案信息化管理构建策略

2.1 建立健全的档案信息化管理规范

首先，国企需要结合自身营运情况，建立起科学合理的企业档案信息化管理规范。企业需要将档案管理权责落实到个人，以此提升国企档案管理规范执行力度。其次，建立完善的国企档案管理工作方案，并配备专业的国企档案管理设备与工作人员，以此保证工作方案的高效落实。最后，建立健全的国企档案管理操作规范，保证档案信息化管理有序进行。借助科学合理的纸质档案管理方法，来提升国企档案信息化管理质量与管理效率。

2.2 更新与优化档案信息化管理模式

首先，国企需要组建一支高专业素养的档案管理信息化技术研发团队。结合国企运营需要，开发出一套适宜的档案信息化管理系统。其次，国企需要构建一套高水平的档案信息共享体系，来全面提升档案管理水平。再次，建立科学的档案智能化服务体系，以此来推动国有企业档案管理项目的高效运作。在管理过程中，要重视信息共享力度，并加大信息挖掘力度，将档案信息的潜在价值充分开发出来。

2.3 加大档案信息安全管理力度

尽管档案信息化管理，有效提升了档案信息化管理质量与效率，但是由于信息技术具有开放性，档案信息安全极易受到黑客攻击、病毒等隐患的侵扰。为此，国企在构建档案信息化管理时，需要给予档案信息安全管理工作足够的重视。具体措施如下：首先，企业需要积极开发档案安全防护系统。通过科学合理划分档案应用与档案管理权限，来提升档案管理工作的有效性。其次，加大安全防护方面的培养力度。国企需要积极组织档案信息安全培训，帮助企业员工充分认识到档案信息化安全管理工作的重要性，并严格按照操作规范等，进行信息查询、录入、检索、存储等操作。最后，建立完善的权责机制。通过将管理权责落实到个人，来督促档案信息化管理人员有效执行信息化管理制度，并有效提升档案信息化管理质量与效率，将档案信息化管理中潜在的安全隐患有效排除。

2.4 加强国企档案信息化管理团队建设

首先，国企需要建立健全的人才选聘制度。在选聘环节，全面考察应聘者的职业素养、工作技能、知识储备等，组建一支高综合素养的信息化管理团队。其次，企业需要加大培训力度。通过定期不定期组织专项技能培训，保证档案管理人员掌握了健全的档案信息管理技能，能够熟练应对档案信息化管理中的各项操作。最后，加强职业素养培训。档案管理人员需要严格执行档案管理规范，精准收集、录入、分类与存储档案信息，提升档案信息的安全性、精准性与完整性。

2.5 加大档案管理软件系统开发力度

首先，国企需要结合自身营运情况，加大档案管理软件系统开发力度，来保证管理系统的适宜性。如果国企引进档案管理系统时，需要全面掌握档案信息化管理系统，并提升电子档案信息录入的完整性与精准性。其次，要及时更新与优化档案信息化管理系统。软件升级与优化，可以在一定程度上解决信息化系统存在的漏洞或者不安全 隐患。

2.6 加大硬件建设力度

档案信息化管理工作的顺利进行，离不开先进的硬件设备。因此，国企需要加大硬件建设力度，以此提升档案管理中各项硬件设备的先进性与科学性。首先，国企需要结合自身的档案信息化管理需要，采购适宜的计算机、扫描仪等硬件设备，促进档案信息化管理工作的顺利进行。其次，要加大硬件设备维管力度。对于一些经常性故障，且使用年限较长的计算机，要及时将其淘汰，以此保证档案资料的存储安全性。

2.7 积极构建数字化档案馆

数字化档案馆是档案信息化管理建设的重要标志。然而，数字化档案馆工作需要投入大量的人力、物力与财力。且数字化档案馆的建立需要各个部门间的协调与沟通。因此，在推动数字化档案馆建设工作时，企业需要结合实际的档案管理工作情况，来统筹规划档案信息化管理，并做好相应的衔接工作。

3 结束语

总之，快速发展的信息技术，已被广泛应用到各行各业中。通过将信息技术应用到国企档案管理工作中，有效提升了档案管理质量与效率，加大了档案信息利用力度，并为国企各项工作的有序开展提供了强有力的档案信息支持。以上内容分析了国企档案信息化管理的作用，并提出了相应的构建策略。希望可以给相关工作者带来一定的启示作用。