新建本科高校档案服务刍议——以武夷学院为例

林 琳

（武夷学院 档案室，福建 武夷山 354300）

新建本科高校，是经教育部新批准的普通本科院校。学校驻址主要分布在非省会城市，大多数位于地级城市，甚至是县级市。武夷学院是2007年3月由教育部批准设立的本科院校，坐落在“世界文化与自然遗产地”——武夷山。作为新建本科院校的档案管理要顺应这样的发展趋势，充分认识档案工作的必要性和连续性，通过档案管理工作的有效运转，建设严谨、规范的基础工作，奋力开创新建本科高校档案服务的新模式。

1 准确把握新建本科高校转型时期档案工作的根本性要求

新建本科院校的档案管理是院校的基础性工作之一，紧紧围绕转型发展的总体布局和高质量的发展要求，聚焦服务学校中心工作，着眼学校发展，关注新建本科高校工作热点，强化档案凭证作用，着力创新服务模式，形成适应新建本科院校特点的收集最全、查阅最快、服务最优的服务模式。

第四次全国新建本科院校教学工作研讨会上，教育部副部长吴启迪指出，新建本科院校要着力解决好科学定位问题，以培养高级应用性人才为主，服务于地方经济建设和社会进步[1]。武夷学院是新建本科高校，其本质特征是坚持以科学知识和技术成果的应用为导向进行办学，培养高级技术型人才。新建本科高校的档案工作要准确把握其转型方向，紧紧围绕转型发展的办学定位，承担为校管档，为校守史，为校服务的神圣职责。档案管理部门必须全力服务新建本科高校转型发展的重大战略目标，把服务学校决策、服务学校发展、服务教学科研活动作为发挥作用的主渠道，充分发挥档案馆（室）藏的资源优势和专业特长，为实现高校转型发展积极贡献智慧和力量。

2 夯实档案基础优化服务方式

新建本科高校从筹建的起,就产生着大量的档案材料,这些档案材料是反映高校建立和发展过程的真实记录,也是今后教学、科研及学校管理工作的依据,档案部门应予以收集进馆，通过整合、组织、开发等系列工作强化系统管理。为确保收集齐全，可采取校级档案部门与各职能单位分级管理的方式。

2.1 强化教学档案建设服务教学评估

教学档案是教学管理过程中产生的文件材料，真实全面地反映学校教学工作的全貌。新建本科高校是由专科升格而来，在相当一段时间内，教学工作处于专科与本科并存的状态，办学理念和教学管理经历转型过程，教学档案工作是学校档案工作的重点，也是难点。

1）教学档案的管理模式。教学档案的管理对教学评估有特别重要的意义，其管理工作不可懈怠。武夷学院通过前期的3次评估过程，从教学档案的总体情况出发，结合教务处、教学院系等业务流程，形成了教学档案较为规范的管理模式。2008年制定的《武夷学院教学档案建设与管理工作的规定》，对本校教学档案的收集范围、保管期限以及分级管理等方面都做出了相应的规定。教学档案材料很大一部分来自每一个教学院系，涉及每一位任课教师。从教学活动形成材料的内容、价值及评估利用等方面综合考虑，建立学校、教学系部、教研室三级管理模式，从基础工作抓起，确实强化教学档案的收集、整理、立卷、归档工作，建立定期归档制度，着手教学档案的收集、整理是确保档案资料及时归档、避免分散存放的重要手段；立卷、归档是保持档案系统性和连续性的重要保证。针对学校在教学活动中形成的教学档案归入校综合档案室实行统一管理；教学院系教学活动形成的教学材料，发挥兼职档案队伍的作用，进行收集保管；任课教师在教学中的教案、课件、教学计划（进度）等教学材料，可由所在教研室集中保管。在学校档案工作领导小组的统一领导下，各司其职，各负其责，有效地解决实际工作中的矛盾，满足各方面对教学档案的需要。

2）教学档案为教学评估服务。教学档案为教学评估服务是新建本科院校档案工作的重中之重。武夷学院升本以来，经历了学位评估、教学合格评估、教学审核评估等3次大的教学评估，在教育质量、人才培养质量以及办学能力等方面通过了合格认证，教学档案在教学评估过程中发挥了不可替代的作用。教育部印发的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》中，有7个一级指标，18个二级指标，38个观测点，这63项指标和观测点，以教学档案为支撑的材料占75%，评估专家组除去听课、访谈、实地考察等形式外，还要查看系统搜集的教学资料，了解学校的办学定位、办学水平、培养能力等主要教学信息，这些教学信息均来自教学档案，由此可见，做好教学档案管理工作是教学评估得以顺利通过的重要保障。

2.2 强化档案的总体建设服务学校持续发展

目前，新建本科院校档案管理比较薄弱，它们多由专科院校升格而来，其档案工作的必要性、规范性、科学性、连续性等要通过档案管理的有效运转来实现[2]。武夷学院在经历了专升本的转型之后，档案馆藏逐渐丰富，现已成为集文书档案、基建档案、会计档案、学籍档案、出版物档案、教师业务档案、学生档案、实物档案、电子档案等多门类档案于一体的综合管理中心。高校要可持续发展就需要继承传统，并不断创新，充分利用档案资源，创新办学机制，拓展和优化高校的生存发展环境，不断提高办学能力和办学质量，实现学校可持续发展的目标。

3 新建本科高校档案的创新服务模式

升本后的高校进入了新的发展时期，学校的发展要开辟新的实践道路。以武夷学院从南平市到武夷山市的大迁移的建设特色为例,2005年，以武夷学院为主的武夷山高教园区被列入福建省在建重点项目，形成的档案材料由武夷学院综合档案室集中统一管理。从档案利用率来看，基建档案信息资源与档案利用率之间存在较大落差。统计表明，2011年和2012年利用率分别为34%和17%[3]，这种落差表明：档案的传统化管理是造成利用率低下的主要原因，使得入库上架的基建项目档案处于搁置状态。理论上讲，档案创新服务手段可采用档案网站、建设数字化档案馆、电子文件集中归档、网络在线服务等创新手段来实现。然而，对于新建本科院校而言，存在档案基础工作薄弱、管理手段落后，档案创新服务面临着前所未有的挑战。只有着眼新形势、开拓新思路、提高针对性，才能发挥档案的应用作用。

武夷学院结合学校档案现状，找准切入点,档案管理工作已经从实体数量和规模的外延特征过渡到以信息管理为特征的内涵发展，档案服务也从“物流”过渡到人工智能的“信息流”服务。面对新建本科院校的档案资源贫乏、基础工作薄弱、管理手段落后等现状，档案服务创新不能一味求大求全，而是努力通过质量和基础工作的提升，走差异化、特色化发展道路。

创新，重心在促进学校发展，档案工作必须紧紧围绕学校建设这个中心，推动发展。档案工作是否能促进学校发展，是检验档案工作创新实际价值的最重要、最直接的判断标准。