关于单位档案管理工作的优化途径探析

李海英

（邯郸市复兴区档案馆，河北 邯郸 056000）

我国社会处于高速发展状态，各项技术不断进步，单位中的变动也更为频繁，由此产生了大量信息，社会对于信息收集、保存、处理与流通等多项工作也提出了更高要求。在单位这种人口基数较大、人员流动频繁、活动项目较多的场所，档案的管理更为复杂。网络信息技术具有鲜明特征，能够一次性处理多种类型的数据、储存海量信息，且便于交流互动，可恰如其分地满足单位档案管理工作需求，若将其引入到单位中，构建信息化档案管理体系，必将大有裨益。

1 单位档案管理工作重要性

档案能够忠实记录事件、还原历史面貌，是具有法律效应的重要凭证，单位中的档案能够反映各项工作的具体开展情况，记录单位发展进步的历程，保管好相关档案材料，便于日后完成核实与检查，帮助新职员详细深入了解单位发展历史与现状，在发生人事调动时，更好地完成交接；人事档案还记录每一位职员的履历、品质、政治面貌等关键信息与各项细节，能够全面反映一位职员的能力、品质等，为各部门管理人员提供重要依据，更是招收新人员时的主要参考材料，几乎在办理所有手续时都需使用。单位中的人员较多，部门分支复杂，档案信息量大、数量多，容易出现混淆和缺失、泄漏等，每年我国各个单位中都会发生由于档案保管不当而导致的意外事故，带来较大损失；在如今的信息化时代，单位工作产生的信息量更大、涉及档案文件更多，管理难度也逐渐提升，过去所采用的方法早已无法满足时代需求。因此，优化档案管理工作，提高管理效率刻不容缓，决策者必须审视如今档案管理中的弊端，采取有效措施进行优化。

2 单位档案管理工作弊端

2.1 缺少专业人士

档案管理作为一门单独学科，还未能获得与其它科目对等的重视，在报考院校时，绝大多数学生都不会选择冷门的档案管理专业，甚至对其存在轻视心理，认为管理档案无需进行系统学习，因此每年高校向社会输送的该专业毕业生数量极少，大部分单位中的档案管理人员并非专业人士，不具备较高层次的知识水平和先进理念、经验，也不能轻松自如地处理和应对大批档案信息，工作效率低下，严重阻碍了档案管理工作的优化发展。

2.2 多用纸质档案

过去，我国所有单位统一使用纸质档案承载和保存信息，其占据空间较大，需专门安排档案室来进行保存。随着信息化时代的来临，单位产生的信息量愈发庞大，档案数量激增，古旧的纸质档案早已无法适应社会需求。过去几年中，各地的单位都出现不少纸质档案损坏、丢失、混淆等事故，在不同部门或单位之间需要进行合作或发生人员调派，需要调取查看档案时，还要派遣专人前往取送，浪费人力资源。另外，部分单位具有特殊性，其中的档案往往需要保存数十年甚至永久保存，若以纸张作为承载和保存信息的媒介，具有很大局限性，容易因老化受潮而丢失，据统计，我国许多单位每年为了防止纸质档案受潮和损坏就需投入大量资金。相比起U盘和云盘等，纸质档案能够储存的信息量十分有限，逐渐无法满足需求。

2.3 管理方式落后

单位档案丢失情况十分常见，除却纸张本身的局限性外，还有一重要原因是管理方式落后，负责人员不能应用先进科学的方法，对其进行细化分类整理，未能在档案袋、档案盒等表面给出精准标签，加上偶然的人为失误，致使档案丢失。其中部分文件能够通过补办获得，但有些一旦丢失就无法还原，为单位管理工作带来巨大不便。

2.4 传输效率低下

目前在进行跨地区档案文件传输时，大多采用传真或邮寄的方式，前者需要将档案依次放入扫描仪，之后进行传输，后者则需将大批纸质文件进行寄送，耗时较长，二者效率都较低，在传输大型文件时还容易出现缺页漏页，影响单位工作的开展。

3 单位档案管理工作的优化途径探析

3.1 提高人员素养

档案管理工作难度较高，且关乎整个单位各项工作的开展，需派遣信息处理较强、具备较高专业素养、严谨认真、对工作高度负责的人员任职。一方面，单位应面向社会招收毕业于档案管理相关专业的高素质人才，提高工作薪资和福利待遇以吸引更多对口毕业生；另一方面，应针对在职人员开展专业化培训，请工作经验丰富、从业多年、错误率低的专家分享交流经验，并介绍科学的档案管理理念与方法，要求在职人员学习大数据技术和计算机设备的应用，熟悉各类相关软件的操作，提高自身素养，能够更好地胜任工作。

3.2 完善管理制度

档案管理工作并非单个人员或部门的工作，其与整个单位上下都有联系，想要从根本上优化档案管理，应针对现有制度进行改革，明确管理人员职能与权责，并给出单位职工调取档案的申请审批流程、调用权限，在申请查看和更改档案时，必须出示有效证明，填写申请表并提供亲笔签名或盖章，在申请书上，必须明确调档时间、原因、调取档案范围、归还时间、申请人及其所属部门等；最后，还应结合我国相关法律制定详细的奖惩措施，对于长期不出现错误、工作质量高的档案管理人员予以表彰和适当的奖励，对由于个人失误造成损失的，应进行惩处。

3.3 采用信息技术

新时代背景下，信息技术的普及已成为必然发展趋势，单位也应引入信息技术，提高档案管理效率，才能谋求更好的发展。首先，应加大资金投入，提高硬件设施水平，在各个部门都配备计算机，并建立坚固的、具有防潮、防蛀、防高温等功能的档案室，将所有纸质档案扫描上传并归类，无法扫描或补办的原件则在保密柜中存放；其次，应提升全体职员的素养，要求其应用计算机进行档案文件的编撰与传输，每位职员都应当建立一份电子档案，及时更新，记录自身工作经历等；档案管理人员应使用大数据技术构建完善的管理系统，如ORACLE数据库，其具备强大的储存功能，不会由于空间限制而每隔一段时间清除旧数据，因此可永久保存档案，也不会因为储存量增加而影响运行速度，还可方便地利用网络进行数据共享与高效传输。使用该数据库技术，能够有效提高档案管理效率，带来诸多便利。最后，单位应重视档案信息安全问题，在应用信息技术的同时，使用防火墙、杀毒软件等对档案进行周密保护，并做好文件备份，还需约束所有职员，避免使用单位计算机从事私人活动而导致其沾染病毒的现象。

4 结束语

信息化技术的不断发展和电子设备的普及已经在各个行业引发重大变革，单位档案管理系信息化已成为时代发展的必然趋势，相关人员应审视现状，优化信息管理，提高工作效率，为单位发展保驾 护航。