国企档案工作面临的问题与对策探讨

柳德静

（重庆巨能建设（集团）有限公司，重庆 401120）

国企档案是指国有企业在生产经营、管理活动中所形成的，对于国家、社会、企业有保存价值的原始记录资料，具体包括文字、图像、影像、表格等，呈现出历史再现性、信息性、知识性、价值性、教育性的特征，对于企业发展具有指导作用[1]。随着国企建设集团运营时间的延长，档案资料不断累积，管理难度大，传统管理模式无法胜任工作需求，急需引进现代化信息技术，构建信息化档案管理平台，以提升档案管理工作效率及质量。总之，从国企档案工作效率及质量提升角度考虑，本文围绕“国企档案工作面临的问题与对策”进行分析探讨具备一定的价值意义。

1 国企档案工作面临的问题分析

从现状来看，国企档案工作受到新时代的冲击，比如在信息化、互联网高速发展的背景下，传统纸质档案逐步朝电子化档案方面发展。而在诸多影响下，使得国企档案工作面临一系列的问题。总结起来，具体问题如下：

1）档案管理工作不受重视。国企建设集团并没有正确认识到档案管理的重要性，认为档案管理不属于企业中心工作范畴，在这方面无需投入过多的人力、资金及物资，这导致档案管理模式革新受阻。在领导层不重视的情况下，档案管理制度不完善，档案管理工作流于形式化，档案管理人员在工作过程中，存在明显的敷衍现象。显然，这样会使档案管理工作的效率及质量难以得到有效提升。

2）档案管理手段落后。在传统的国企档案工作模式中，大部分资料为纸质文件，无法长期储存，易霉变，被虫鼠啃噬，导致信息丢失，而且，大量纸质文件累积，不便整理，查找资料也极为困难，整体管理水平较低，档案资料无法得到有效利用[2]。当前，国企档案步入信息化管理阶段，但是由于财政投入有限，档案信息化管理设施不齐全，部分设备过于陈旧，硬件设施、软件系统相较落后，网络系统存在诸多安全隐患，影响到土地储备档案整理、分类、储存、开发工作效率，档案资料不齐全，更新速度慢，无法发挥应有的指导价值。

3）档案管理人员业务水平偏低。近年来，随着国企档案文件的不断累积，档案管理工作量会越来越大，如果采用传统的人工管理方式，工作效率低下，且对于档案信息的利用率也比较低，所以，信息化建设是国企档案工作发展的必然方向。当前，国企档案工作人员大多为档案专业人才，或者是办公室工作人员兼职，缺乏信息化档案管理意识、知识和技术，无法胜任档案信息化管理工作，阻碍了档案信息化建设的进程。因此，采取有效措施，提升档案管理人员业务能力水平显得尤为重要。

2 国企档案工作的优化对策分析

如前所述，对国企档案工作现状下面临的一些问题有了一定程度的了解。从国企档案工作效率及质量提升角度考虑，采取及时有效的优化对策非常关键。总结起来，具体优化对策如下：

1）充分重视档案管理，完善档案管理制度。档案见证了国企建设集团的发展史，为企业后续发展决策制定提供了可靠依据，领导层必须正确认识到其价值，充分重视档案工作，增加资金投入，按照规范建设档案室，档案室必须满足防盗、防火、防尘、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全标准，将各部门业务活动中所积累的资料，及时归档，按照日期、模块分类存档，设置编码，统一管理。同时，建立健全相关管理制度，依照《档案法》、《土地储备业务档案建设规范》、《土地档案管理工作暂行规范》、《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等文件指示，制定国企档案管理制度，明晰档案工作的具体流程及执行方案，提升工作水平[3]。此外，还有必要完善档案管理奖惩制度，对管理工作表现优异的人员给予精神及物质层面的奖励，可以与绩效考核机制挂钩，以此充分提高工作人员对待档案管理工作的积极性；针对日常管理工作思想散漫、存在错误的人员，则给予一定的惩罚，以此提高档案管理工作人员对待日常档案管理工作的警惕性，进而全面提高档案管理工作质量。

2）引进信息技术，构建档案管理信息平台。国企档案工作中，应该与时俱进，引进现代化档案管理理念、手段、方式、方法，创新档案管理模式。在档案管理信息化建设过程中，国有建设集团单位应该引入适合企业档案管理需求的数据模式，再根据财政预算，采购相关信息设备，比如说计算机、打印机、扫描仪、摄影机、专用微机等，创造合适的电子档案储存环境，构建档案管理信息平台，明确档案信息化管理要求，全面提升档案管理服务水平[4]。同时，为保障信息安全，应选择安全系数高的硬盘、移动硬盘、光盘、磁盘等存储介质，同时，完善权限设置，合理定义不同功能模块的操作权限，对系统数据展开分层管理，同时，设定账户权限等级，数据库管理人员可浏览后台数据，具有数据编辑、管理权限，其余用户只能查询权限内的档案信息。完善数据平台防御机制，定期优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件、IT 监控软件等，以防信息泄露、数据丢失或被 篡改。

3）完善档案管理机构设置，提升工作人员业务水平。国有建设集团应该完善档案管理机构设置，配备在业务素质、政治素质上合格的档案工作人员，推动档案工作的落实。而且，国企档案信息化建设，对于档案管理人员专业水平提出了不一样的要求，为了让相关岗位上的工作人员，能够胜任档案信息化管理工作，企业应该引进在专业素质、信息素质上达标的优秀人才，完善人力资源管理，做好岗位培训、在岗继续教育等工作，定期组织人员参加业内培训及学术交流会，让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，不断更新档案管理人员的知识库与技能库，确保其能够掌握当前国企档案信息化管理工作中所用的技术软件及设施，强化网络安全教育，提升其网络安全防范意识，保障电子档案的储存、利用安全性[5]。

3 结语

综上所述，随着计算机和互联网的普及，国有企业办公逐步实现自动化，在自动化办公环境下，各个部门工作、管理活动中产生的信息资料，能够直接通过电脑录入到电子档案中，再由档案管理人员应用计算机软件，进行归纳、分类、统计、分析，这样能有效提升档案工作效率；同时，借助于网络平台，可实现档案资料异地共享，借助于数据挖掘技术，可实现对于档案的开发利用，全面提升国企建设集团档案工作水平。