重大建设项目档案收集工作的难点及解决措施

吴 蓉

（中国振华电子集团有限公司，贵州 贵阳 550018）

重大项目档案即重大项目进行建设过程中，以不同形式与载体，开展的档案管理工作，强化档案收集工作，能够有效确保档案的完整性，对项目管理与维护具有积极的促进作用。

1 重大建设项目档案收集工作的难点

为了强化档案收集工作的顺利开展，国家先后出台了一系列法律法规，有效促进了工作的开展，但在实际工作过程中，仍存在着一些难点，需引起人们高度重视，并认真进行研究。

1）档案部门无法参与其中。档案登记是由档案部门参与到重大建设项目中，开展档案工作的重要前提。近年来，各级档案部门通过印发通知的形式，开展此项工作。但受到档案部门对项目名单掌握不准确的影响，大量通知不能准确送达到相关单位。虽然部门登记表能够送达，但建设单位缺乏认知，使工作流于表面形式。档案部门无法参与其中，加之相关单位缺乏对档案工作的重视程度，使多数重大建设项目，虽然已建成多年，但仍没有系统的竣工档案。2）责任不明确，档案归档不完善。由于建设单位缺乏认知，导致多数单位既未成立档案机构，也未配备专人进行档案管理，同时也没有对档案收集与整理责任进行落实，导致重大项目竣工时，才被告知要开展验收工作，仓促安排人员开展档案工作，这些参与档案工作的临时指定人员，不仅没有进行过系统培训，也不了解档案收集与整理工作的具体标准，造成归档不完善，无法真实反映出项目建设的整个过程。3）档案真实性无法得到保障。重大建设项目中，档案的真实性与否是开展档案收集工作的基础。由于项目开工前，没有对档案质量明确进行要求，也未建立完善的控制方法，使大量档案材料用纸不正规，没有建立完善的手续，内容记录缺乏完整性，书写材料达不到相关要求，尤其是招投标以及征用土地方面，书写材料质量达不到规范要求，字迹出现褪色，有的已不能辨别，对档案凭证作用的发挥造成严重影响。4）缺乏严格的验收把关。在重大建设项目档案收集工作开展过程中，相关部门很少组织对项目进行验收，通常是由建设主管部门负责对项目验收，档案验收工作也就由档案机构负责，导致验收缺乏统一的标准，档案收集工作存在着一定的混乱性，同时缺乏严格的监管。5）部分重大项目档案出现流失。重大建设项目档案是国家档案的构成部分，应纳入主管档案机构或者档案馆接收。但结合当前实际分析，除了部分城市规划内重大项目由专门机构管理以外，其他重大建设项目档案未明确进行规定，导致档案仍由使用单位或者建设单位进行保存。加之缺乏重视程度，档案管理不健全，导致档案出现霉变，字迹较严重的褪色现象，加之档案人员流动比较频繁，档案出现损毁以及丢失现象较严重。

2 强化重大建设项目档案收集的有效策略

修订档案政策性文件，将档案登记管理工作纳入审批程序，对档案验收主体进行明确，科学建立档案归属以及流向，促进档案与重大项目建设工作协调发展。

1）优化档案工作方式，把登记工作纳入审批程序。对重大建设项目档案管理制度进行优化，协调有关部门将其纳入审批程序，建设单位在履行审批手续的时候，同时履行档案登记手续，不仅提升档案工作效率，还为档案部门介入档案工作提供有利条件，保证档案部门由项目建设开始，对项目日程进行监督，建立完善的档案管理机制，落实归档责任，为档案工作的顺利开展打好基础。2）完善档案工作机制，促进档案工作的顺利开展。重大建设项目单位结合规范，对档案分管领导进行明确，同时建立档案管理机制，配备专业人员开展档案工作，建立以管理机构为中心，建设单位中的每一个部门以及参建单位为基础的管理网络，为档案工作的开展提供队伍保障。此外，还要建立档案领导小组，明确工作人员职责，落实档案工作责任，使档案工作形成完善的质量体系，在对进度进行检查的基础上，建立完善的档案收集与归档工作，促进档案工作与重大建设项目工作同时推进。3）保障档案的真实性。通过合同的约束作用，优化档案收集归档控制工作。建设单位在开展工作过程中，与参建单位签订合同时，还要设置专门条款，明确相关单位提交档案的内容。监理单位对档案完整性以及准确性的条款进行明确，同时对审查责任进行落实，提升档案质量。此外，监理人员还要根据合同具体要求，对档案质量严格进行把关，一旦发现不真实的情况，就要及时返回相关单位进行修订，确保档案工作能够反映出项目建设的真实内容。4）将档案业务指导工作贯穿于整个工程中。在重大建设项目档案工作开展过程中，要坚持事前、事中以及事后管理原则，强化业务指导服务力度，促进档案工作以及项目建设工作的同步开展。第一，事前介入指的是档案部门围绕立项审批阶段，对档案进行登记，同时对档案工作要求进行明确，提升建设单位档案意识，使其将档案工作纳入日常工作日程；事中控制，即在项目建设时，档案部门结合档案实际，深入到现场进行实地考察，同时对档案收集以及形成质量进行指导，一旦发现问题，及时进行优化；事后控制即档案部门以及项目建设档案机构结合档案验收标准，对档案工作进行严格验收，确保档案系统的完整性，真实反映出重大建设项目的实际情况。5）严格把关验收工作。档案部门以及重大项目建设主管档案部门对档案进行验收，强化档案部门档案事务能力。凡是政府组织验收的重大建设项目，都要由同级档案部门以及建设主管部门共同进行验收；对于政府投资主管部门进行验收以外的项目时，则由同级部门同意以后，再对档案进行验收，同时将结果对同级部门进行备案，为了解重大项目档案工作，掌握档案流向以及整合档案资源提供良好条件。6）重大建设项目档案的归属以及流向科学进行界定。在重大建设项目档案收集工作中，坚持谁主管谁进行接收的原则，科学合理地对档案流向进行界定。城市规范区以内的项目，除了向生产单位提交档案以外，还要结合相关规定，向城建档案馆提交档案。对于规范区以外的项目，则由建设单位直接向建设主管档案机构提交档案。这样不仅能够满足项目单位对于档案的实际需求，还能够确保规划区以外的项目档案的真实性与安全性。7）提升档案开发与利用工作。档案工作人员要完善档案保管工作，强化对档案的开发与利用，在日常工作过程中，增强与现场技术人员的沟通，使其了解档案资料在项目建设中的重要作用，从而更好地对档案进行利用，发挥出档案实际作用；此外，还要科学合理地对档案进行规范。作为档案工作人员，保持负责的工作态度，将档案进行分类整理，方便后期使用，在归档过程中，要对每一项档案详细进行检查，看是否存在遗漏，一旦发现问题，及时进行补齐，并根据项目建设用途与功能，对档案进行分类，确保档案的规范化。

3 结束语

总而言之，重大建设项目档案收集工作是一项复杂的系统工作，在工作开展过程中，针对存在的问题，档案人员要明确工作流程，对档案收集工作管理机制进行优化，制定完善的方法，为档案验收工作提供可靠保障。