档案信息化建设探析

◎曾艳

档案是一个组织的基本资料，传统档案管理停留在纸面上，档案形式单一直观，随着现代技术的不断发展，档案信息化建设成为主要趋势，特别是在通讯技术、网络技术等现代化高科技手段出现后，更是为档案管理工作带来了挑战，只有不断创新发展，用现代化的信息科学技术做好档案管理工作，才能有效提升档案管理能力水平，发挥好档案信息作用，实现信息的快速处理、管理、开发和共享，档案信息化建设成为档案界普遍关注的焦点。

一、档案信息化建设必要性

1.档案信息化建设是电子政务实施的要求。

档案部门管理的档案是综合性的，其中大部分来源于行政部门、事业单位等形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像等相应资料，通过集中的保存，形成量的积累，达到有效利用的目标。从目前来看，行业的发展进步非常快，在新技术推动下，政府机构、事业单位都开通了网页，整体信息都放到网上，在网上公开发布，而政府与公众互动也放到网上进行，实现了电子政务处理，网上有着大量公文、信函、法规、法令，更有各种党务文件。在这种背景下，如果单位依赖传统的收集保存方法，则无法完成档案工作，只有全面与时俱进，通过电子文件保存的形式在网上进行档案信息处理，才能跟上政府的脚步，时代的发展。随着数字化、在线支付等的电子化，电子档案越来越多，这也就直接对开展档案信息化建设提出了最为迫切的时代要求。

2.档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求。

随着技术的不断创新与发展，档案部门也需要跟进时代，科学有效处理好好管理的档案。从当前的情况看，还有一部分档案管理停留在纸质档案上，没有跟上时代，管理方法还是手工管理模式。而时代的发展，各种电子化、数字化的档案越来越多，所形成的大量电子文件、电子档案还不能全面良好的处理，针对电子化发展还呈现出束手无策，无能为力的状态。档案部门要想在数字化网络化大潮中求发展，则需要跟上网络技术发展，利用好网络技术，最大化的发挥档案作用，进行档案信息化建设成为时代的必然。

3.档案信息化建设是开发利用档案价值的要求。

档案需要体现其功能价值，通过有效的信息开发、处理、传递与利用，全面实现档案功能价值，为各行业建设服务、为社会进步服务。档案部门是综合性的信息服务机构，要在工作中不断创新形式，实现档案信息处理的全计算机化，确保信息存储数字化、电子化，这样，才能方便查找与利用，实现信息采集实时对比更新，最大限度发挥档案作用。

二、档案信息化建设面临的困难

1.管理人员技术水平滞后。

随着时代发展，信息化建设，档案载体形态和记录方式也多元化，电子化、数字化取代了传统纸质档案，当前，纸质档案、声像档案、电子档案形成并存格局，档案信息需要向更加深层的开发利用转变，形成资源变换，但是，当前，一些档案人员没有跟上时代，知识结构老化，多数档案员停留在原始手工操作水平，这种情况就严重制约了档案信息化建设发展。

2.档案信息资源开发手段落后。

档案信息化建设最主要的工作就是对资源的开发建设，一是需要对现有馆藏档案目录数据库和部分全文数据库进行建设；二是电子文件存档与电子档案的科学管理。技术的创新与进步，档案馆（室）虽都普遍配备计算机，但大多仅停留在利用微机进行档案目录管理，档案信息网络化建设没有跟上发展，影响到了档案的查询与利用，档案资源开发不理想，手段落后。

3.技术支撑存在差距。

档案信息化建设是一项复杂的工作，需要通过技术支撑才能完成，全面做好技术跟进是关键，技术支撑更是信息化建设重要前提条件。当前情况看，档案信息化建设技术支撑并不足，与预期设想还存有差距，比如说，数据存储和压缩技术、网上档案组织技术、检索查询技术、互动体验技术等还不能完全发挥作用，一些操作人员也不熟悉、不掌握现代技术，影响到了技术作用的发挥。另外，当前的技术开发也并不完善，忽视文件、档案管理需求，难以直接用来管理电子文件和数字化档案。

三、加强档案信息化建设对策

1.制定档案信息化建设总体规划和标准。

档案信息化建设较复杂，整体看是庞大系统工程，只有不断创新思路，才能建立起有效的信息化网络系统，满足档案应用需求。这就要求需要全面进行统筹，确保档案信息化建设更加有计划、有步骤、有重点，一步一步建立全局性网络应用格局。为了实现档案共享，则需要保证网络环境的安全，建立标准的数据库格式，确保档案信息存贮和著录格式相当兼容，有效建立整体的网络体系结构，保证信息化处理更加规范合理。要全面兼顾国际接轨，通过标准规范，形成协调、统一的电子格式，为档案信息资源共享奠定良好的发展基础。

2.加强档案信息储备和技术管理。

档案信息量较大，需要进一步明确档案的范围，只有经过组织管理的、具有开发价值的，具有一定数量的信息才能构成信息资源，档案信息化建设重要任务是狠抓信息储备，这样才能形成规模效应，确保档案应用发展。档案信息化建设需要严格选择，使有开发价值的信息源源不断进入档案信息资源的范畴。重视归档与接收，"坐等收集"与主动收集相结合，注重信息资源再生和开采。

3.探求更优的档案保密和档案安全解决方法。

档案管理是一项服务工作，需要保证安全，保证全面，这样，才能有效服务各行业，推动经济社会快速发展。档案部门尽最大能量开发档案信息资源，实现信息的共用共享。安全问题最为重要，只有全面遵循《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规，才能避免出现信息丢失，保证网络安全性。档案管理人员要有保密意识，认真对档案信息做鉴定，全面确定档案密级范围，强化管理能力与创新方法。

4.建设一支适应档案信息化发展需要的队伍。

要想管理好档案，则需要建立良好的队伍，一是理论结合实际提升队伍素质。将先进理论与档案工作实际结合，加强教育与培训力度，让相关人员感受信息化给工作带来的方便与灵活，充分开展信息化咨询、培训和宣传，确保档案信息化工作能够快速开展。二是掌握现代化信息技术方法。要不断进行学习，使相关人员掌握先进的方法手段，让档案管理人员深入学习信息化知识，了解档案管理工作各环节，重点掌握自己业务范围内和所操作的系统功能模块技术，并能熟练运用。

四、结束语

新时代，全面加快档案信息化建设，是时代发展的必须，只有全面加强领导、提高认识，做好调查研究，抓住良好的发展机遇，加大投入，增配设施，才能为档案的信息化建设打好工作基础，使档案信息化管理迈上新台阶。