大数据背景下高校财务报表系统问题研究及对策

■吴 琼

（浙江大学国际联合学院（海宁国际校区））

引 言

财务报表是财务数据统计与分析能力的集中体现，在大数据时代，从更便捷地获取实时、高质量的财务信息，到更高效地利用财务数据进行分析与决策，管理者们对财务报表提出了越来越高的要求，因此财务报表的信息化建设也面临着更大的挑战。

然而，中国高校的报表系统并不完善，财务报表编制过程繁琐、效率较低，大部分管理性报表局限于用Office软件进行手工编制，往往无法通过系统实现一键生成。由于信息化与标准化程度不高，导致报表编制的准确性、可比性与合理性较弱，报表使用者体验感欠佳。因此，通过对以上问题进行研究并提出有关对策，对中国高校建立高水平的财务报表系统具有一定的指导意义。

1 中国高校的财务报表系统问题分析

1.1 财务报表标准化程度不高

在当今的中国高校，经济业务与经费种类繁多，管理需求复杂，除了需要进行外部审计的财务报表因会计制度要求具有统一格式外，大部分管理性报表没有标准化的报表模板与分析性指标。这类报表为满足管理者的个性化需求，手工调整因素繁多，往往无法通过报表系统实现自动编制，导致报表的合理性、可比性与准确性不高。

财务人员一般运用Excel公式设置，并结合自由报表系统来编制报表。但是，Excel公式设置复杂，自由报表系统局限性多，无法实现任意时间段的取数，且数据的可追溯性不强。加上手工调整因素繁琐，增加了财务人员的工作量，也降低了报表编制的效率。

1.2 财务报表使用者满意度偏低

大多数中国高校都采用“一级核算，分级管理”的财务管理模式，因此所有的核算工作都集中在财务部门，导致其他部门与学院无法便捷地获取第一手财务数据。一般情况下，财务人员才有权限进入核算与报表系统获取财务信息。如果其他部门与学院想查看这些信息，不得不请求财务人员导出并手工整理财务数据，编制出符合管理者需要的报表。

虽然经费项目负责人可以登入各自的报销系统查看相关数据，但是由于报销系统与核算系统没有充分关联，导致报销系统显示的界面往往不同于核算系统，或显示数据不全面、数据更新滞后。因此，项目负责人依然需要请求财务人员取数并编制报表，满意度不高。

1.3 报表形式单一，分析功能较弱

目前，一些高校的财务系统可以自动生成符合会计制度的基础性财务报表，如资产负债表、收入费用表等。虽然这些报表可以实现从系统自动取数，编制方法简便，但是它们往往只反映单位整体的财务情况，无法充分满足管理者对于获取财务信息的个性化需求。经济业务的多样性决定了财务报表的复杂性。管理者希望可以随时随地获取有价值的、分析功能强大的财务报表，以便于经济决策。

然而，目前很少有中国高校可以完全依赖报表系统生成管理性报表。加上业务管理系统与财务系统的共享性不强，一体化程度低，财务数据无法有效服务于经济业务。

1.4 财务报表的预决算协同性不高

在高校，预算与决算报表的编制是财务管理中的重要工作，然而由于高校的经费繁多且复杂，预算报表往往按照经费项目或经济业务编制，决算报表一般按照会计科目编制，两者取数口径与归类方法不同，导致预决算报表的模板不够统一。如果不进行手工调整与分析，难以完全依靠系统自动生成反映预算执行情况的报表。这不仅影响了财务人员编制报表的效率，也降低了预决算分析报表的准确性、合理性与可比性。

此外，经费负责人难以通过系统一键生成反映预算执行情况的管理性报表，不能实时监控经费的使用进度，不利于预算的控制。

2 中国高校的财务报表系统问题对策

2.1 深入分析报表使用者需求，设计标准化的通用报表模板

首先，财务人员应该从主观上认识到财务信息标准化的重要性，不要因为管理需求与经费项目的复杂性而认为标准化是难以实现的。因此，需要充分、深入分析学院、部门管理者对于财务报表的使用需求，将他们需要得到的信息进行梳理与归类，尽量将复杂的财务信息进行简化、常规化与标准化。财务人员需要加强与报表使用者的沟通，讨论他们的需求是否合理、是否符合财务制度，最终形成最佳的报表披露模式。

其次，在设置通用报表模板的过程中，需要进一步优化报表内容，考虑到一些共性需求。为减少报表手工调整因素，还需要尽量细化报表模板，尽可能多地考虑到报表使用者的个性化需求，最终便于通过信息删选的方式，查看到他们真正需要的信息，同时提高报表编制效率。

再次，建议不局限于使用Excel软件与自由报表系统编制报表，可尝试建立更高效的报表管理系统，加强对数据源管理、模版导入、公式设置与取数、报表生成与下载等全方位的标准化管理，通过系统设置尽可能多地减少任何手工调整因素，也便于报表使用者有效获取需要的信息。

2.2 提高报表使用者获取财务信息的质量与效率

高校集中核算的财务管理模式，赋予了财务人员比其他部门人员更高的获取财务信息的权限。但是，学院与部门的管理者更希望独立、便捷、快速地获取管理性报表，以保证决策信息的时效性与有用性。 因此，高校的财务报表系统不应只对财务人员开放权限，而需要对所有经授权的用户开放权限。

由于财务系统一体化程度较低，用户在科研管理、资产管理或报销管理平台上查到的财务信息，不管在内容还是形式上，与财务人员在财务系统上看到的信息不完全一致，无法满足报表使用者在大数据时代实时获取有用信息的需求。因此，高校需加强财务系统一体化建设，努力实现各大管理平台共享数据库，也可以尝试Web报表等技术，满足用户随时随地获取财务信息、移动办公的需求。

当然，在大数据时代，更大化的信息公开对财务系统安全也提出了更高的要求。因此，高校应完善用户权限管理，加强防火墙建设，确保网络安全，并及时对财务数据及报表进行加密处理。

2.3 加强数据分析，编制形式多样的财务分析报表

尽管资产负债表、收入费用表等基础性财务报表可以反映高校整体的财务情况，但是这类报表却不能充分满足管理者多方位的信息需求。在大数据时代，信息必定是多元化的。管理者在制定经济决策的过程中，不仅需要财务的、内部的、过去的信息，也需要非财务的、外部的、未来的信息。这些信息，需要以图形、列表以及分析性指标等多种形式进行呈现，帮助管理者更直观、更便捷地获取决策信息。因此，报表系统在生成基础性财务报表的同时，还要考虑以上因素，为管理者提供分析功能强大的管理性报表，充分发挥财务信息的管理职能。

此外，中国高校需要学习西方发达国家高校，通过一体化的资源管理系统建设，将财务系统与业务平台进行有效整合，将财务数据与业务数据充分融合，从而生成真正能为业务管理活动服务的、有价值的报表。

2.4 优化预决算报表模板，提高预决算管理水平

对于预算报表与决算报表衔接性不强、协同性不高的问题，可通过有效设置经费项目与会计科目的方式来实现。首先，财务人员需要厘清预算所对应的具体经济业务，在设置经费项目时，避免项目间有交叉或重复性的核算内容，确保项目与核算内容的一一对应。其次，预算科目与决算科目在统计口径与格式上需要保持高度的一致性，避免同样的经济业务因为预算模板的选取不同，而使用了不同的会计核算科目。对于报表系统设置来说，需要同时考虑以上两个方面，减少任何因项目或科目设置不完善而引起的手工调整因素。

同时，需要进一步优化报表系统功能，实现一键生成反映单个或任意经费项目组合在任何时间段的预算执行情况报表，实现预算的实时控制，加强预决算工作的精细化管理水平。