基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究

黄 金

（郑州地铁集团有限公司，河南 郑州 450000）

1 文书档案管理中存在的问题

随着社会经济体制的不断转换，不少企事业单位在发展过程中忽略了文书档案管理工作，没有充分意识到加强文书档案管理工作对于企事业单位所带来的间接经济效益提升。有很多企事业单位在实际的管理中缺乏对文书档案管理的资金和人力投入，缺乏自上而下的管理体系。由于管理体系不健全，从而使得文书档案管理工作与企业的实际发展方向相背离，相关部门难以充分配合，分散的文书档案管理无法达到实际的管理需求。还有在文书档案管理过程中缺乏专业的档案管理人员，现有人员无法适应文书档案管理的创新发展，专业知识、管理思维和业务素养都有待进一步提高。另外一个最主要的问题则是在现阶段的企事业单位文书档案管理工作开展过程中，整体呈现信息化程度较低的现象，仍缺乏科学合理的统一规划标准。至今也有部分企事业单位仍旧沿用传统的文书档案管理模式，在文书档案信息化管理方面的投入不高，人才匮乏，技术欠缺，使得企事业单位的文书档案管理工作难以落到实处。

2 文书档案信息化管理的价值

在文书档案管理工作开展过程中，可借助信息化管理方式进一步规范文书档案管理的流程，在加强资料收集、信息处理、数据保存、科学存档等一系列管理的同时，将相应的信息进行有效的转化和衔接，从而强化各部门之间的联系，使得相关部门和平台能够实现数据共享，实现全方位综合性的文书档案管理，全面提高企事业单位的工作效率。通过信息化的文书档案管理，在提升文书档案管理的效能、降低文书档案管理难度的同时，以更加有效的、覆盖面更广的管理模式，全面提高文书档案管理的精度和广度，从而提升文书档案本身的价值。

3 加强文书档案信息化管理的措施

3.1 强化认识，创新理念

在信息化时代背景下，为了全面加强文书档案管理的创新工作，需要利用信息化技术，充分认识到信息化管理的优势，结合企事业单位的实际业务情况，科学合理的应用信息化手段，不断优化创新文书档案管理模式，将信息化手段有效应用到文书档案管理中，全面提高文书档案的利用价值。在文书档案管理工作开展的过程中，则要求相应的管理者能够积极学习，结合技术发展，不断优化更新自身的知识体系，同时能够结合企事业单位的实际管理需求，不断创新文化档案管理理念和工作模式。提高文书档案管理工作站位，借助先进的指导思想，将其与企事业单位长远发展紧密结合在一起，全面加强文书档案管理工作。

3.2 完善体系，加强实践

为了保障信息化技术在文书档案管理中的应用效果，在企事业单位文书档案信息化建设中，还需要考虑事业单位的各项业务，按照实际情况完善相应的管理体系，并制定文书档案信息化管理的相关标准和要求，充分借助数字化档案管理平台的优势，建立科学有效的文书档案管理体系，全面加强文书档案资料控制工作。这就要求相应的管理者在实际的工作过程中，熟悉企事业单位的实际发展状况以及各部门工作内容，构建完善的文书档案管理体系。在体系建设的过程中，要确保文书档案管理的真实性、有效性和完整性。确定文书档案管理的载体，制定相应的标准和档案要求。在工作过程中，还需要理解企事业单位文书档案管理的本质，明确加强文书档案管理的根本目的和意义，从而增加成本投入，全面提高文书档案管理的质量。

3.3 引进人才，强化队伍

高素质的文书档案管理队伍是企业文书档案管理实现信息化的基本保障。所以在企事业单位文书档案信息化建设的过程中，还需要全面加强对管理人员的培训工作，通过专业培训让相应的管理人员能够积极学习和充分了解信息技术的优势，从而在管理过程中借助信息技术不断完善文书档案管理的相关流程，提高其工作效率，提升文书档案的信息处理和汇总能力。在培训的过程中，还需要全面增强档案管理人员的创新意识和信息管理思维，加强实践实操，让相应的管理人员能够灵活掌握文书档案管理办法，学会应用信息技术手段管理操作，提高文书档案管理人员的综合素养，从而让企事业单位的文书档案管理工作能够实现信息化、规范化和标准化。

3.4 打造平台，强化管理

健全的文书档案管理制度是实现文书档案管理现代化的基础。因而在现阶段的企事业单位文书档案信息化建设过程中，需要加强管理制度的制定，使得文书档案管理工作能够更加科学合理地进行。在制度建设的过程中，要科学合理地分配责任，完善相应的领导体制和监督体系，从而提高文书档案管理的实效性。打造信息化的文书档案管理平台，通过多元化的管理方式，使得企事业单位的文书档案管理工作能够更加适应信息时代的发展和公司业务。在文书档案信息化平台建设的过程中，首先要建立相应的文书档案加工系统，在做好基本的信息收集工作时，借助精密的文书档案存管系统加强文书档案管理工作，为了保障文书档案能够及时调取和随时查阅，在信息化平台建设的过程中还需要增加系统的查阅借阅和流程处理功能，以此减轻文书档案管理人员的工作压力。在实际的管理过程当中，还需要文书档案管理人员掌握基本的资料分类整理能力，来强化文书档案的管理工作。

3.5 完善档案管理工作系统

对于推进档案管理体系信息化进程而言，不断地完善档案管理工作系统是极为有必要的。具体来说，首先应该重视硬件设施的完善，这是档案管理工作实现信息化转型的基础。部署新型的计算机系统，利用最先进的技术搭建档案管理平台，将所有的档案分类管理，提升档案管理效率。其次，建立新型的数字化数据库，不断提升管理人员的专业水平。最后还需要解决很多单位的领导和档案管理人员对于档案管理工作现代化和信息化的认识程度不够高的问题，因此需要不断地投入资金和组织培训，实现观念的根本性转变，建立一个符合本单位的档案数据库，提升工作能力和管理质量，为单位的发展做好充足的人才信息准备。

4 结语

总之，在文书档案管理工作开展的过程中，借助信息化技术能够有效提高其管理的效果，以充分利用现代化资源，加强制度建设，使得企事业单位的文书档案管理工作能够更加高效稳定。这就需要企事业单位能够加强人员培训，加强制度建设，以结合信息时代不断优化文书档案管理的方式方法，从而为企业发展助力。