高校离退休教职工电子档案系统建设方法初探

谢孟胜

（烟台幼儿师范高等专科学校，山东 烟台 265600）

近几年，高校离退休教职工的数量越来越多，这就导致相关信息的数量增加，这无疑使档案的数据整理与更新工作更加繁重，所以高校离退休教职工电子档案系统建设工作势在必行。它不仅可以弥补传统档案管理方式的不足，还能提高档案管理工作效率，增强其科学性和先进性，

1 高校离退休人员电子档案系统的必要性

1）是高校信息化建设的重要构成。在信息化建设快速发展背景下，高校的信息化工作水平要顺应时代的发展趋势，目前高校的教学管理、学生档案、人事部门、办公等都是信息化工作体系的重要构成，而离退休人员的电子档案更是高校管理工作的重要组成部分，所以离退休教职工电子档案系统建设而应满足时代的发展需求，提高信息化水平。

2）是高校离退休工作发展的必然趋势。高校离退休教职工电子档案建设工作水平直接决定高校服务管理水平，而离退休服务工作与高校信息管理工作有效衔接才是高校信息化建设的重要途径。电子档案系统建设为高校档案管理部门和离退休教职工都提供便捷，他们可以根据需要查询自己的信息，在这一定程度上大大提高高校服务离退休教职工的服务水平。

3）是提高服务管理人员综合素质的关键途径。在高校离退休档案管理工作中要想提高信息技术水平，就要为其提供一支专业的、具有良好工作作风的离退休教职工档案管理人员队伍，同时他们要具备信息技术应用能力，在档案管理工作中发挥信息管理地优势。这不仅可以使繁琐的管理工作更加便捷，还能使管理人员有更多的时间和精力改革与创新管理模式，以此来完善档案管理体系。

4）是促进离退休教职工与高校服务人员有效互动的渠道。在高校电子档案管理工作中，相关工作者要加强与离退休教职工的联系，便于及时做好信息的更新与反馈工作，以此来提高高校的管理水平和服务质量。以往档案管理模式下，需要工作人员通过书信来往、打电话、开展座谈会等方式和离退休人员进行沟通，虽然这些沟通方式相对直接，但是通常会影响信息的准确性，而离退休教职工电子档案系统的建设为工作人员提供便捷，他们可以发挥网络的优势实现信息交流、信息共享，使沟通更加及时和有效，而且还能使工作人员更好地了解他们的需求和心理、精神状况。

2 高校离退休教职工电子档案系统的内容

高校离退休教职工电子档案系统的内容主要包括以下几个部分，第一；基本信息电子档案分系统，具体包括姓名、电话、性别、年龄、离退休的确切时间、任职部门等，这些信息的登记与更新工作是由学校人事档案管理部门负责的。第二；健康信息电子档案分系统，健康档案信息系统是由基本信息和健康信息共同组成，包括病史、治疗情况、家庭的病史、每年的体检结果、疫苗接种情况、生病的时间与治疗过程等。尤其要记录离退休教职工的住院情况和医药费保险信息，保证档案信息的准确性，从而为离退休职工提供更优质的服务。第三；工资信息分系统，它是指离退休教职工的工资变化、补贴费用等相关信息，特别是信息的变动情况和具体原因，这部分信息是由人事和高校财务部门共同负责收集与统计的。第四；住址和亲属情况信息分系统，这一系统作为整个电子档案体系的重要构成，是了解离退休职工当前状况的关键途径。所以系统中应该包含离退休教职工的住址、家庭成员的住址、电话、微信等，便于高校档案管理工作人员进行信息的更新与管理。第五；政治面貌信息分系统，主要包括他们政治面貌以及政治面貌变动的时间、地点和在团体中担任的具体职务，这一部分主要由学校的组织部来负责系统的管理工作。最后；走访、困难记录分系统，主要包括学校慰问离退休教职工的记录以及一些需要学校特殊照顾和关怀的职工信息，这些信息也是学校对这些困难教职工进行补助的重要依据。

3 高校离退休教职工电子档案系统建设注意事项

高校离退休教职工电子档案系统建设是个长期且系统的工作，完善离退休教职工电子档案系统建设对于优化服务管理，完善系统有重要意义。为此，高校在建设离退休教职工电子档案系统时要注意以下几点，以此来提高档案系统的科学性与可持续性。

1）增强信息采集方式的多样性。高校离退休教职工信息采集方式主要包括以下几种，其一；高校人事部根据档案的现有信息保证其正确性。其二；通过微信、电话、邮件或者上门等方式收集相关信息和具体数据，通过核实了解每个离退休教职工的具体情况，从而保证档案信息的全面性和准确性。其三；通过整理他们工作期间的相关材料，通过分析和汇总采集信息，使信息更加完整。

2）增强电子档案系统的及时性。建立高校离退休教职工电子档案系统不是短时间内就能完成的事，它需要发挥各个部门的协同作用。所以学校的管理者首先要认识到建立电子档案系统的重要性，并且要根据实际情况成立专门的电子档案系统建设小组，并且建立完善的制度，使每个成员各司其职，为电子档案系统的建设工作提供保障。离退休教职工在不断的变化，因此相关数据信息需要及时更新，为此，在建设电子档案系统时应该保证各个分系统之间相互关联，保证信息更新的及时性和准确性。

3）增强电子档案系统建设的保密性。离退休教职工电子档案系统是档案管理工作信息化、网络化的重要途径，也是管理档案信息的重要渠道，而且在大数据背景下，电子档案系统的建设可以提高档案信息的利用率。但是目前网络信息管理具有一定的风险，尤其信息缺乏保密性，这严重影响档案管理信息化建设的有效性。在建立电子档案系统过程中，每一个环节都存在信息泄露的风险，所以在建设电子档案系统过程中应该提高工作人员的保密意识，并且加强系统的保密程度，避免发生信息外泄的情况。比如可以通过设定每个工作人员的管理权限对他们进行限制，同时要落实信息签名制度，完善责任机制，以此来增强信息的保密性，避免信息泄露造成损失。

4 结束语

高校离退休教职工电子档案系统建设可以为离退休教职工提供信息统计、整理和分析服务，以此来提高离退休教职工电子档案管理工作的科学性与针对性，从而为优化离退休教职工服务提供保障，这对于构建信息化高校，创设和谐校园环境有重要意义。