档案管理与史志工作的关系

刘志萍

（沈丘县地方史志编纂馆，河南 周口 466300）

档案管理是一门独特的学问，是对档案资料的保存与应用。其具有文化性、服务性、科学性、政治性等特点。档案的文化性是由档案的内容所决定的。档案是记录经济和社会发展轨迹的资料，其面对的是广大劳动人民和他们的智慧，是社会生活、人文历史的原始记录，从而可以看出档案是对历史的传承，从历史信息中也体现出了文化的传承，因此，档案具有文化的特性。一切有利于经济发展和社会进步的资料都是珍贵的档案资料，因此，档案具有一定的服务性。史志是一个地区的百科全书，其包含了人文地理、历史文化、经济发展等区域性的全面记载，从各方面对本地区进行一段时间内的记录。档案与史志工作历来就是相互依存的关系，利用档案进行史志的编纂历来就是我国编志的传统，档案管理的成功与否就关系到了史志编纂的权威性。

1 档案管理在史志工作中的重要作用

史志的编纂和档案管理具有一定程度的相似性，都是对事件的准确记录，档案管理为史志的编纂提供了基础，史志的编纂有利于原始档案资料的保存，大大增加原始档案的保存年限。

1）档案管理是史志编纂的基础。编纂志书的原则是述而不论，要符合历史事实，而档案是“维护党和国家历史真实面貌”。编纂史志要利用各方面的材料，其中，档案是最为可靠的资料来源。只有利用丰富的档案资料，才能写出一方之信史。在反映事物本来面貌的真实性方面，档案材料是其他材料无法比拟的。所以，要进行历史研究，编纂成高质量的志书，必须利用档案资料。编纂史志与档案管理之间，既有不同之处，又有紧密的联系，档案是历史的原始记录，史志是历史的系统记载，编纂史志离不开档案，没有档案，编纂史志就成了无本之木、无源之水，同时，如果档案材料不用来编纂史志，也就失去了档案的重要作用。从这个意义上说，只有在变成志书后档案才能显示出“资政”的功能。史志是区域性的百科全书。史志是对一定时期内的事件的记录合集，档案是实时记录事件发生的合集，所以档案是史志编纂的基础。我国的档案管理越来越规范化，各档案归口明了，并且档案具有很强的时间性，因此是史志编纂的第一手资料。因此，档案工作者在档案归类、装订、编写目录、编制题名、入库上架等程序上容不得半点马虎，这样才能保证档案在被查阅时提供者能够快速找到档案，利用者能够方便地查阅到所需资料，避免了由于基础工作没做好而浪费时间的现象，真正做到档案整理毫无差池的同时提高史志工作的效率。在档案审核上力求准，档案资料的准确度直接影响着史志编修的质量，对于收录的档案去粗存精、去伪存真、“细节上挑骨头”等环节都是必要的，有助于在提升档案真实性、准确性的基础上保证史志内容的质量。

2）档案管理为史志编纂提供便利。我国档案管理工作专业化水平不断地进步，档案管理的方式也从单一的纸质化向电子化和多样化发展。国家对档案管理工作也越来越重视，为了更好地进行档案管理工作，国家将这一学科作为一级学科进行建设，并投入大量的人力物力，这些都为史志的编纂提供了极大的便利。我国的公共档案存量大，随着档案管理工作的规范化和专业化，档案管理工作取得很大的发展，将档案进行分门别类，妥善保存。行业、区域性的档案也有了极大的进步，保存的专业性程度也不断地提升，各档案保存和管理单位之间的联系也日益密切，归档档案更加完善，覆盖面更加广阔，为史志的编纂提供了很大的便利。随着网络化和现代化的建设，更多的是将原始档案进行电子化扫描，以电子文档的形式保存。在档案阅览和查询方面也有了更高的效率，随着档案的电子化，在规范化的档案管理中只需要对目标档案进行关键词的输入就可以查询该类目下的所有档案条目，这为跨度大、覆盖面广的史志的编纂提供了信息查询的方便，也极大地减少了人工翻阅纸质档案耗费的时间，确保了史志编纂工作充分利用档案资料。

3）档案管理工作保证了史志的质量。档案是文书部门办理完毕归档保存的材料，也是所记录事件的经验积累，具有原始性。史志编纂工作中充分收集、利用档案资料，把档案资料作为史志的编纂不可或缺的素材，这就保证了史志的资料与志书的权威性。从现有出版获奖的地方史志看，凡是在编纂过程中，收集档案资料全面，收集渠道畅通，运用档案资料准确，这部志书就会受到读者的欢迎，就会成为资政的重要参考书籍，反之也是如此。所以，作为史志的编纂者，一定要重视档案资料，成为收集利用档案资料的行家里手。

2 史志工作对档案管理的积极影响

1）有利于规范档案管理工作，丰富档案资源。编纂史志时会大量利用档案资料，这一过程能检验档案工作成效。修志人员在查阅和利用档案过程中，会发现档案收集和管理等工作中存在的问题，从而促使档案工作人员进行反思，不断改进和完善档案管理工作。如果不能做到应收尽收，有些关键性的、具有重大意义的文件或记录将会缺失，编纂史志时无法查找，必将影响志稿内容的全面性和修志进度。遗憾的是，由于档案管理制度的不够科学与完善，特别是没有制定合理的归档范围，一些记录单位重大变革性事件的资料没有归档，编纂志书时无法查找。在史志编纂中，修志人员会尽可能多地加入珍贵的历史照片，这些照片既准确、真实地反映了历史，又丰富了志书的内容，实现了图文并茂，从而使志书更加完善与丰满。

2）有利于加快档案信息化进程，提高档案利用效率。史志包括综合志、专业志等，不同种类的志书对于档案检索的要求不尽相同。如，编写一个地区综合性史志与编写该地区某个行业专业志，二者的查档需求是不同的，前者需要的内容比较宏观，查询的关键词涵盖内容也比较宽泛，后者需要的内容比较微观，查阅的关键词也比较具体。这就要求档案检索工具要向适用性广、实用性强的方向发展，能满足编史修志人员进行快速专题检索的需求，并且确保编制完备、检索手段先进。

3）有利于深化档案编研工作，凸显档案价值。档案工作人员参与史志编纂、查找和利用档案，实际上也是对馆（室）藏档案情况进行摸底和全面熟悉的过程，也是对档案管理各方面工作进行全面自查的过程。在参与编史修志前，主要负责常规性的档案编研工作，如进行档案文献汇编和编写档案参考资料等。通过参与地史志编纂，档案工作人员对馆（室）藏档案资源进行了梳理，对馆（室）藏档案资源有了宏观了解，并且开拓了视野、更新了工作理念，有利于发现原先编研中存在的编研的面不广、编研的深度不够等问题，进而在分析与考证鉴别档案史料、扩大编研范围、改进选材等方面下功夫，推动编研工作不断深化。

3 结束语

综上所述，编纂史志与档案管理工作确实是“血浓于水”，有着深厚的渊源和不可分割的联系。档案资料在编纂史志工作中发挥了举足轻重的作用，参与编纂史志工作也是档案管理工作向更高方向发展的必经途径。档案管理工作的好坏直接关系着编纂史志的进度和质量，编纂史志的过程又有力地促进了档案管理工作的开展，二者相辅相成、不可替代。