中小学档案管理信息化建设初探

欧 衡

（广西梧州市第四中学，广西 梧州 543003）

目前中小学档案管理的现状是不太乐观的，尤其是一些硬件建设方面，相对而言较为落后。另一方面很多中小学管理人员缺乏较好的管理意识，总是认为档案管理这一工作不太重要，所以会导致获得的数据与信息在准确和真实这两方面有着一定的降低。传统的手工档案管理工作，在处理文件和资料时可能会降低质量，而且信息容量是有限的，无法去处理一些大型的数据分析。所以，这样的方式很难高效率的开展档案管理工作，必须要向信息化的方向发展。

1 目前中小学档案管理信息化建设中存在的问题

由于中小学档案管理信息化技术仍然处于起步阶段，所以难免会存在着许多问题，一方面学校重视程度不够，很多学校对学生档案管理工作的重视程度都比较低，他们不会将这一工作与其他管理工作相提并论，自然也就意识不到学生档案管理工作信息化建设的重要性，因此在投入时，人力、物力、财力等方面都是不足的，这就导致信息化建设的基础设施不够完善，从而阻碍中小学档案管理信息化建设的进程。另一方面，档案管理人员的人才队伍结构不太合理。很多学校的档案管理人员总是使用一些效率较低，其过于传统的管理方法，并且这种方法已经在相当程度上形成了思维定式，总是对能力与态度的提升存在抵触心理。再加上学校培训管理人员的体系不够健全，缺乏有效的激励机制，所以就会让原有的管理人员变得不愿意接受新事物。除此之外，学校针对专业档案管理人员的引进工作也做得不够到位，这些因素都会为中小学档案管理信息化工作的建设带来不利的影响。

2 中小学档案管理工作信息化建设的优势

首先对资料的存储更加有利，在传统的档案管理方式中，是以纸质作为核心载体的，但是随着历史的发展，资料和文档数量的增多，传统的档案资料存储弊端就会逐渐显示出来，不仅会占用太多的空间，而且纸质资料会受到各种因素的影响，产生自然损坏。但是档案的信息化建设就能解决大资源存储的问题，将庞大的原始档案资料存储在一个体积很小的硬盘中，不仅可以长期保存，同时调取和应用也十分便利，这就非常明显的体现出现代档案信息存储的优势。其次，档案信息的检索查询更加便捷，传统的档案检索方式，不仅费时而且费力，但是在信息化档案管理过程当中，只需要管理人员根据软件和需求进行各种查询，就可以准确及时的检索出所需要的档案资源。最后信息共享也会更有利。目前中小学的校园网络是非常发达的，基本上每个单位都可以通过校园网实现彼此之间的信息联系，在这种情况下，档案管理的信息化能够帮助每个单位实现档案信息之间的资源共享，将其与校园的办公系统融合在一起。总而言之，中小学档案管理信息化的建设将会更好的促进中小学各个方面的发展。

3 中小学档案管理信息化建设的具体策略

档案管理信息化建设是中小学发展的重要前提，也是学校开展各项工作的关键所在，所以加强中小学档案信息化建设是势在必得的。尤其现在传统的档案管理方式已无法满足学校各项工作开展的需求，所以只有学校先认识到学生档案管理信息化建设的重要性，才能够更好的促进学校的可持续发展。为此，学校必须要积极探索各种进行档案管理信息化建设的策略，从学校的自身情况出发，做出合适的调整。

1）树立中小学生档案管理意识。尽管针对学校档案管理信息化建设相关部门并没有做出明确的规定，但是中小学校应该以超前的眼光对待这一问题，树立档案管理意识时，做好中小学档案管理工作信息化的前提。加强档案管理工作的信息化建设，不仅要求档案人员的服务意识，同时学校各个岗位的员工都要高度重视这一工作，只有通过各个部门的共同努力，才能够建立既完整又规范的档案管理信息化系统。另外负责档案管理的工作人员也必须认识到信息化建设的重要性，要以长远的眼光去看待档案管理，对学校的促进作用，学校也要在投入上给予大力支持，将档案管理工作和其他教学工作放在同等高度，将档案管理信息化所需要的软硬件设施升级换代，采购要根据学校的具体情况决定。

2）加强信息化标准规范体系的建设。档案工作的收集、整理、归档和使用都需要相应的标准和规范予以支持，尤其是电子文件形成之后是需要集中管理的，因此必须要建立一个实用性较强且绝大部分软件都能够接受的标准和形式，从而进行文件和信息的存储与交换，这可以有效确保校园内管理网络之间的信息存储与交换。

3）完善中小学生档案管理信息化体系。中小学领导必须认识到中小学生档案管理信息化建设的重要性，同时要从多个方面针对档案管理信息化建设给予支持，只有这样才能够取得良好的建设效果。学校的管理人员也需要根据学校实际情况进行合理的分析，这可以为档案管理信息化体系的完善提供依据，从而制定出各种各样的标准和相应条例。管理人员还需要根据需求引进相应的先进化设备，并配置专业的技术人员，让档案管理环境得到进一步的优化。除此之外，为了提高档案信息的准确和真实性，管理人员在将各类档案信息进行电子化的过程中，必须要合理分类，高效归档。毕竟档案信息是有一定变动性的，所以工作人员要根据信息的变动及时更新，确保数据的时效性，从而提高学校的档案管理信息化水平。

4）加强中小学生档案管理的信息化监管。在建设档案管理信息化的过程中，管理人员如果还是采取传统的管理方式进行实际的操作，很难促进档案管理的规范化发展，所以进行监管工作也是十分有必要的。学校的管理人员必须要具有档案管理信息化的意识，将这一工作放置于学校发展的关键地位，并明确好这一工作的特性，根据实际情况制定出完善的信息化监管管理方案，这样才能够适应当前社会的发展。与此同时，管理人员必须要具备各种信息技术的知识与能力，这样才能够更好地促进资源的合理配置，让档案管理变得更加规范和科学，而学校也要加强对各种档案资源与信息的开发。

5）加强人才建设。档案管理信息化的建设对相关人员的素质提出了更高的要求，尤其是在中小学推进信息化建设的过程中，学校必须认识到人才起到的重大作用，只有具备高素质的管理队伍，才能够确保管理技术和设备的作用得到充分的发挥。而在组建人才队伍的过程中，要根据实际的工作需求，鼓励所有人员参与档案管理工作有关的培训，从而改善他们的知识结构，进一步优化整体队伍的素质，提高信息化管理的水平。而档案管理工作者也需要主动去提升自己的信息技术能力，提高自身处理与收集信息的能力。

4 结束语

综上所述，推进中小学生档案工作的信息化建设，不仅能够促进中小学各方面工作的全面推进，同时也能够实现教学资源的最优化配置，更好的提高中小学教学的质量。