办公室档案文书管理工作的策略研究

张树蕊

（北京联合大学，北京 10010）

档案是相对较为客观的人类社会行为有效记录的结果，在任何部门或单位都发挥着非常重要的作用，同时也是一种相对具有科学指导依据的资料。随着市场经济不断变化，信息技术的发展对档案管理的工作产生了一定的冲击。因此，相关档案管理人员要不断重视档案对市场经济的影响，要随着市场经济的变化不断更新档案管理观念，并且要完善相关管理制度。档案管理人员要能够在新时代背景下找出管理当中的不足，并且应用科学的方式进行改善。相关档案管理人员要不断强化自身素质，能够利用形式多样化的渠道打开档案的市场。有效开展档案管理工作效率，能够促进企事业单位的良好发展。

1 办公室档案文书管理中存在的问题

1.1 档案管理制度不够完善

目前在我国部分企事业单位当中，档案管理的工作并没有完整的制度。同时大多数的信息都会由行政部门进行掌控和管理，由于行政部门工作相对繁杂；在档案进行管理的过程当中，不能将资料进行分类。因此会导致档案在实际工作当中不能发挥一定的作用，会对档案安全性产生一定的影响。在档案当中会存在机密等一些相关信息，若行政部门的管理人员因工作繁忙不能及时将信息进行封存。在一定程度上会出现机密的泄露以及丢失等情况，这种情况的出现会影响个人的信息泄露不利于企事业单位的长久发展。

1.2 工作方式相对比较落后

在办公室当中的文书档案管理当中，收集以及归纳工作方式相对比较落后，会直接影响到工作的效率。主要体现在：文书收集的工作当中，依然应用传统的收集方式来进行整理。这样的方式会消耗管理人员大量的时间，并且要求管理人员能够有足够的耐心去完成档案的真实性核对。其次，在归档的方式上，管理人员并没有针对档案进行有效的分类。同时针对特殊性的档案，没有进行特殊性的管理，出现遗漏或信息丢失等情况，严重影响了企事业单位的发展。

1.3 员工个人对档案管理工作认识不足

目前，部分企事业单位中的员工对单位档案文书管理的工作不都重视，在工作中员工只负责自己的本职工作，并没有对档案进行管理。大多数人员都会认为档案会由专门的行政部门人员进行管理和承担，进而会忽略档案管理的重要性。同时相关行政管理人员在办公室档案文书管理当中并没有积极进行管理，对档案的收集及归纳并不及时影响了工作效率[1]。

2 办公室档案文书管理的重要性

在不断进行办公室档案管理的过程当中，会直接影响到企事业单位的长久发展。由此可见，档案文书管理的工作对企事业单位有着非常重要的影响。主要可以通过以下几点来进行体现。首先，在我国新时代不断发展的背景下，办公室档案文书会对企事业单位的生产起着非常关键作用。在单位进行生产的过程当中，档案文书可以将企事业单位生产及重大事项进行有效的记录，能够为企事业单位的长久发展奠定良好的基础。同时能够更好的为企事业单位发展提供可参考意见，能够更好地确保档案文书当中的科学性。其次，在不断进行管理的过程当中，可以不断根据档案中的有效记录将有价值的信息进行传输，能够更好的凸显材料的真实性。有利于更好的实现单位在实践当中的项目操作，同时能够对企事业单位发挥重要的影响和作用[2]。

3 办公室档案文书管理工作的特点

在不断进行档案管理的过程当中，办公室档案文书的管理具有不同的特点。主要会有以下几个方面来进行体现，首先，在档案文书管理过程当中，档案文书具有繁杂性、多样化的形式及特点。相对载体非常丰富，在行政管理当中具有非常重要的意义和价值。档案涉及人事以及财务等多方面的内容，能够更好的对资料进行分类、收集以及保存等工作。因此，相对来说档案文书的管理工作较为繁重。第二，档案文书具有准确性。档案资料当中会记录真实的人文社会行为和活动，并且能够对结果进行展示和记录。能够更好的根据真实情况进行采集，确保每一步的真实性。第三，在不断进行档案文书管理工作当中，要能够更好的将档案进行收集和归纳。不断根据档案当中所记录的事件和资料，能够更好的为企事业单位发挥有效作用。此外，档案在一定的管理当中会存在安全性和完整性等不同的特点，主要会根据档案的事件进行不同的分类，有利于管理人员对档案进行有效管理。最后，档案文书主要是用于：1）文件搜索，为此选用合适的类型。2）管理人员要能够给更好的注重档案文书的等级，并且能够将等级进行分类保存。3）能够给更好的注重档案文书管理的文件运转，有助于档案文书管理。4）文件会形成催办、成本及末期等工作，主要形成一定的整理及归档[3]。

4 改善办公室档案文书管理工作的策略

4.1 建立现代化高水准的档案管理工作队伍

在不断提升档案管理的效率时，能够在管理中不断提升档案的管理制度。因此，在档案的管理当中就需要专业人员来进行档案管理。在档案管理的过程当中，需要具备良好的技术，并且从事相关档案管理的工作人员，要能够掌握档案管理的相关技能和素养。随着时代不断发展和进步，在档案管理工作当中，各单位也要对相关档案管理工作人员进行培训和选拔。能够促使档案管理工作人员热爱档案管理工作，并且在管理过程当中要具备创新精神；能够使档案管理工作人员真正的投入到档案管理工作当中。在工作中档案管理人员要能够发挥特长，具备创新意识，能够使档案工作管理得到有效的利用，进而能够更好的提升档案的利用率。现代化信息技术普及的时代，在信息技术融入档案管理工作当中，相关部门要不断提升档案管理工作人员的专业技能。技能的提升有助于更好地融入现代的发展，并且能够使档案管理事业得到良好的发展。在经济不断发展的社会下，档案管理在经济方面具有一定的影响力。所以要不断针对档案管理进行相关工作的提升，并且要能够更好地融入现代技术，能够与时俱进适应时代的发展，进而提高档案管理工作人员的素质和业务水平。同时，在档案管理工作人员的待遇上，要不断进行突破和创新。使工作人员能够更好的从事到档案管理工作当中，为档案管理事业创新发展奠定基础。

4.2 加强各部门的协作

在不断进行档案管理的过程当中，要能够将各个部门进行良好的协作，有利于促进档案进行管理，进而提升档案管理的效率是非常关键的途径。可以通过以下几个方面来进行。首先，档案管理部门可以通知其他各部门当中的人员自行进行档案的管理和重视，能够更好的将规章制度进行完善。一旦出现问题将进行严格的惩罚，这样能够使各个部门之间能够更好的重视档案的重要性，同时能够达到相互协作的目的。其次，可以将档案管理人员安排到各部门当中，有利于协调档案工作的开展。同时能够更好的进行档案工作管理的沟通，有利于出现问题后进行责任的追究。这样的方式能够更好的促进人员对档案的重视，同时能够更好的调动档案管理人员工作的积极性。

4.3 强化档案文书的收集优化档案文书管理方式

在收集文书的过程当中，要能够更好地确保规范性与合理性。能够将收集的资料以正确的文书形式进行整理和分类，有助于促进档案管理工作的提升。随着我国科技不断进行发展，在档案的管理当中管理方式也要不断进行更新。在现代化管理当中能够更好的应用信息技术对档案文书进行管理，能够更好的发挥数字化的管理模式，实现档案管理的优化。首先，在档案管理当中要选用合适的管理软件，并且利用信息技术将档案进行编号，方便在工作中进行查阅、存储以及检索等功能的应用，方便档案在管理当中工作的开展。此外，要能够更好的实现纸质文件与相应的电子文件进行对应，能够更好的提升检索的速度。确保档案当中信息的完整性，有利于提升档案管理的质量。同时要能够更好的应用多元化的信息技术形式将文档进行分类，并且能够更好的将文档信息进行封存。有利于提升档案管理的安全性，进而为企事业单位良好发展奠定基础[4]。

5 结束语

总而言之，在现代化社会当中，办公室档案文书对于企事业单位来说是非常重要的。在档案文书管理的过程中需要不断的创新管理模式，加强档案管理制度，完善档案的管理责任。并且将档案管理与现代化信息技术进行融入，能够有效减少档案管理工作人员的工作量，同时能够在一定程度上减少空间浪费。在应用互联网技术上，要不断加强档案安全防范。在档案管理工作中，相关部门要不断对档案管理人员进行专业技能的培训，使工作人员能够更好的投入到工作当中，能够促进企事业单位在现代化档案文书管理中不断进步。