浅析事业单位档案管理工作的优化途径

许 柯

（成武县人力资源和社会保障局，山东 菏泽 274200）

现如今，我国社会经济发展已经迈入了全新的阶段，这使得事业单位档案管理工作的开展迎来了全新的挑战，但从目前来看在实践过程中仍存在着一定的不利因素制约着档案管理有效性的提升，基于此有必要对其展开深层次的探究，以保障其能够同互联网时代发展相适应。

1 事业单位档案规范化管理工作优化要点

1.1 灵活性

若想提升档案管理工作开展的质量与效率，工作人员应当注重管理工作的灵活性，并将其与规范化管理的相关措施结合起来，不能一味对政策以及制度进行简单执行，而是要在充分明确国家要求以及标准的前提条件下对政策原则展开更为科学灵活的掌控，从具体的实际情况出发，对档案展开规范化管理。与此同时，事业单位应当结合自身的实际特点，形成能够满足单位发展需求的相关制度，并在实践过程中进行严格落实，以为档案管理工作的开展创造良好的环境条件。

1.2 实效性

除了灵活性以外，管理人员还应当注重档案管理工作的实效性，要切实体现出管理工作的实质性成果。工作人员需要加强对于相关制度的重视，确保工作实践最终能够完成既定目标。保障档案管理工作全流程中的各个环节都能够起到应有的作用，并做出相应的总结，一旦发现制度执行过程中存在不合理的现象便需要对其进行及时的优化调整以免对后续工作的执行造成阻碍。

1.3 精细化

档案管理的标准要求实践工作须具有精细化的特点，不管是对于管理内容还是管理环节来说，档案管理工作的开展都应当全面实现对于各种档案的覆盖与涉及。基于此，管理人员需要有效将精细化管理以及规范化管理结合起来，立足于档案管理的各个细节，严抓相关流程以及环节的科学性，并全方位监督所有档案所立档保存的过程[1]。

2 事业单位档案管理工作的优化路径

2.1 加强信息化建设

2.1.1 构建数据中心

近些年来我国信息技术水平逐渐提高，各类信息技术开始在多个行业以及多个领域中实现了广泛应用，若想保障事业单位档案管理工作的与时俱进，要加强对于信息化技术的运用。在当前互联网高度发达的时代背景下，事业单位应当在原有的基础上构建起相应的数据中心，以实现对于原有分散式数据信息的优化整合。数据中心的高质量构建既能够有效缓解以往普遍存在于档案管理中的共享以及存储问题，还能够推动事业单位整体信息化建设质量的强化提升，所以档案管理人员要抓住机遇、迎接挑战，大力参与到构建数据中心的工作当中。与此同时，档案管理工作人员应当加强同相关技术部门之间的合作，以保障顶层设计工作的规范性以及科学性，对当下所开展的档案管理信息化建设工作进行具体的审视以及总结，形成科学的管理经验并总结出数据的特征，与已经确定的数据模块布局展开优化整合，在此基础上形成高质量的保证系统。数据中心的构建能够为管理人员进行动态监控提供必要条件，进而实现对于事业单位整体结构的全方位覆盖，最终实现运行实际效率的提升，降低档案管理方面的各项成本投入，切实保障档案信息的质量。档案管理工作的相关人员需要加强对于数据中心的规范化管理，以保障数据能够得到动态监管以及生成。

2.1.2 提高信息化管理水平

现如今在事业单位所开展的档案管理工作中，信息化技术已经得到了一定程度的应用，但信息化管理水平则仍处于初级发展阶段，所以档案管理需要积极提升信息化技术的应用水平。基于此，事业单位应当转变以往所使用的单一档案管理方式。以往我国事业单位常常会采用纸质档案，但这种类型的档案资料往往有着相对较为复杂繁琐的与特点，难以进行更为高效的存储与调用，所以工作人员需要形成健全科学的信息化管理平台，并树立起档案安全管理的大局意识，并针对各类问题采取与之相对应的处理策略。工作人员需要在实践过程中对其所使用的档案管理方式展开不断的优化调整工作，进而最大限度提升档案管理的实效性。除此以外，事业单位需要充分考虑各方面影响因素，并结合当下单位所具有的实际条件，适当引入相关信息化及设备，增加资金的投入力度。与此同时，事业单位需要着重加强对于服务管理功能的建设，以保障在实际进行档案数据传输的过程中能够极大程度落实资源共享的目标，提升档案资源的利用效率。

2.2 健全档案管理制度

良好的档案管理制度是档案管理工作优化开展的重要基础与保障，所以事业单位需要建立健全相应的档案管理制度，促使档案管理工作开展的实际情况能够同事业单位整体发展需求相适应。因此，事业单位应当加强对于档案管理工作实质性内容以及特质的重视，并同当下工作开展的实际情况相结合，进而构建起具有较高可行性的档案管理机制，并保证其能够同事业单位整体发展与改革的路线相适应。档案管理制度中应当包含着监督以及约束管理相关工作人员的内容，以实现档案管理工作规范性以及独立性的提升，充分体现出其应有的作用。除此以外，事业单位应当建立起奖惩制度，以此调动起档案管理人员的主观能动性以及工作热情，针对岗位责任意识较高以及成绩突出的工作人员可以采取适当的奖励措施，而针对那些专业能力不强并且肆意对档案信息进行变更的工作人员则需要采取惩罚措施，此举能够强化制度对于档案管理人员自身的约束以及规范性作用[2]。

2.3 提升工作人员素质

档案管理人员是档案管理工作的直接执行者，管理人员自身的专业素质与能力决定了档案管理工作的质量，所以事业单位需要积极提升工作人员的素质，结合现有情况进行相关优化方案的制定。管理人员需要能够对档案管理工作的各类情况进行实时动态的掌握，事业单位需要从单位发展现状出发，进行相应管理阶段性目标以及绩效任务的设置，并定期对档案存储以及记录的各方面情况进行详细的调查与审核，第一时间完成对于所提交档案信息的采集与整理工作。此外，事业单位应当对现有档案管理者实际职权进行明确界定，将责任落实到管理人员的身上，并且还要加强同管理人员之间的沟通，以便于对当前档案管理工作所面临的重点以及难点展开深层次的了解。定期开展对于档案管理团队的教育培训，向其传授当下新时代档案管理的新理念以及新方法，提升工作人员的专业素养以及专业能力，强化档案管理工作人员队伍整体的素质。事业单位需要结合当下发展的需求对档案管理的实际路线进行确定，既要保障管理者扎实的工作能力，还要充分调动其工作热情以及岗位责任意识。

3 结论

综上所述，优化开展档案管理工作能够有效提升日常对档案进行存储以及调用的效率，对于事业单位各方面工作的持续平稳发展有着积极的促进作用。因此，事业单位以及档案管理的工作人员要加强对该方面工作的重视，并在实践过程中不断总结经验教训，为档案管理工作实质性作用的充分发挥创造良好的条件。