不动产登记档案管理模式创新研究

张 珂

（聊城市不动产登记中心，山东 聊城 252000）

在不动产的档案数据登记过程中，相关的信息非常重要，具有一定的敏感性，不动产的权利状况与产权人的相关信息都是属于非常私密的信息，一旦泄露，会对个人和社会甚至国家造成一定程度上的损失，社会公众安全感将会慢慢消失。

1 大数据时代不动产登记档案管理工作的变化

1）不动产登记档案管理模式的改变。近年来，由于大数据在不动产登记档案管理领域的广泛应用，大量信息的涌入使得不动产登记部门的档案管理工作变得越来越复杂，它不再能够依靠传统的档案管理模式，亟需创新现有档案管理模式和制度，探索不动产登记档案管理的新模式、新制度，从而推进不动产登记档案管理工作的顺利进行。传统档案管理模式无法与网络经济时代的档案管理相比，新型的网络时代会给档案管理工作带来更多更及时的动态信息，方便使用者获得全面有效的档案信息。在网络经济时代下，档案管理的模式得到了不断的更新，档案管理的功能也被广泛扩展，有效实现远程管理的操作以及对档案管理的统一化管理。

2）特点。（1）唯一特征。我国法律规定不动产是指具有自然性质，并且具有不可移动的财产，如海域、土地、房屋等都属于不动产。不动产统一登记过程中，必须对其真实情况进行描述，明确权属信息。不动产统一登记档案是证明不动产权属的法律文件，并具有唯一性原则。不动产统一登记必须到国家指定的区域部门统一登记，因此也具有区域性特征。（2）凭证特征。不动产统一登记档案具有法律意义，受到《物权法》保护。不动产统一登记档案管理过程中，需要由上级行政单位进行监督、管理，并将登记结果用登记簿形式固定下来。不动产统一登记档案具有国家法律赋予的公信力，因此能够作为法律凭证使用，具有法律效力。出现不动产权利纠纷时，可以通过出示不动产统一登记档案，证明不动产的权属情况。此外，面对有争议的不动产时，也可以通过档案追查、溯源、审核，考察其权属变化。（3）动态特征。不动产权属随着产权交易、转让、消灭、变更、抵押等行为发生变化。随着权属改变，不动产统一登记档案也会发生相应的变化。不动产统一登记档案虽然具有动态化特征，但又是相对稳定的档案，其历史档案会得到长久保存，从而更加有效地保护不动产所有人的权利，对所有人的权属进行证明。

2 档案信息化建设存在的问题

1）重视程度不够、效率低下。一是在当今时代，纸质档案管理向电子档案管理转变是时代所趋，档案信息化建设过程中，很多档案部门没有意识到档案信息化建设的重要性，档案管理工作决定着我们将为党和国家、为当前和今后、为历史和后代留下多少文化财富和留下什么样的文化财富，但现在很多档案部门的档案工作人员存在身兼数职的问题，配备人员少，工作任务重，外加对档案工作的重视程度不够，认为档案工作只是对资料的保存，只要保证其完好即可，工作态度不认真、不积极，这是造成档案信息化建设进程缓慢的根本原因。二是传统档案借阅需要借阅者手工填写查阅登记表，由档案管理员核对之后才能调取相关档案，并复印相关内容，借阅流程时间长，工作效率低，多次借阅也造成了纸质档案的磨损，工作效率大大降低[5]。

2）档案归档的完整度较低。除了对档案安全管理工作没有受到相应重视这一安全风险，档案归档的完整度较低也是较为主要的安全风险。在不动产登记档案的建立之前，档案收集归档是一个非常重要的环节，但是很多档案收集度都不够完全，这是因为相应的收集人员没有做到全面且具体的档案收集，收集力度明显不够，这就说明了收集档案人员思想认知的不足以及对收集工作的不重视。另外，相关档案的归档范围也是较大的，让档案归档的完整性没有得到良好的保证，导致了不动产登记档案的归档完整度较低。目前由相关部门推出了相应的不动产登记档案管理策略，可以对此方面的安全风险进行及时的控制，对归档的范围应该缩小时会出现档案完整性无法保证的问题，如果档案归档范围扩大又会出现资源流失与管理效率不高的相关问题，应合理安排档案归档的范围。因此，在不动产登记档案信息安全风险探析中，档案归档的完整度较低是非常重要的安全风险之一[4]。

3 不动产登记档案信息化管理的策略

1）坚持标准化建设。坚持标准化建设能有效促使不动产登记档案信息化管理工作更好地在生产实践中发挥作用和价值。一是统一技术标准和业务规范，对每一项不动产登记档案信息化管理业务都要对有所涉及的事宜做好明确详细的记载，并用统一规范的格式进行记录。二是关注信息化管理措施实施的统一性，充分利用计算机网络和信息技术的优势完成不动产信息管理基础平台的搭建，在整体建设规划中加入这一环节，同时借助有关政策和指导性文件的支持力量监督档案信息化建设工作的有序推进。与此同时，有效利用云计算平台或大数据处理技术实现海量资源的整合，也能全面提升不动产登记档案信息化管理水平。三是科学合理实施集约化管理措施，以提高不动产登记档案信息化管理建设的规范性，确保建设质量，要全面充分考虑有关的集约化管理措施，这样才能让管理系统与归档标准的统一化形成合力，全面促进不动产登记档案信息化管理技术水平的提升[3]。

2）提升不动产登记档案资源的安全。首先，作为不动产登记有关部门的重要文件资源，不动产登记档案一般来说需要长期保存，但我国档案管理一直以来采用的是纸质文件，这种管理方式存在诸多不足，并且比较容易受到损坏，保存周期较短。同时，纸质文件使得管理人员在处理信息和数据时会存在很大的风险。因此，我们要不断开发新技术、新方法、新设备，以此来保存重要文件资源。同时，研发部门要研发一套高安全、保险性能高的管理系统，降低档案管理的风险，从而为档案资源安全管理提供保障。其次，不动产登记档案信息安全建设应放在部门工作的重要位置，扩大不动产登记档案管理服务应与国家机密信息计划紧密结合。同时，不动产登记档案信息安全管理应当严格遵循国家信息安全指导方针和政策，积极响应国家安全部门对不动产登记档案信息安全管理的指导，实现服务同步。此外，要建立健全我国在档案安全管理方面的法律法规，推动各部门管理工作和行为的规范化、法制化，从而促进档案信息资源的安全[2]。

4 结束语

不动产统一登记直接关系到人们的财产，也是国家尊重个人物权的重要体现。相关单位在开展不动产统一登记档案管理时，要认真思考不动产统一登记档案管理的必要性，分析档案管理现状，并结合新常态下档案管理需求，建立信息化档案管理系统，完善管理制度，优化库房环境，真正提升相关部门不动产统一登记档案管理水平，增强单位的整体服务能力[1]。