论权属档案的公开

李锦俊

（广东美的置业有限公司 广东 广州 510000）

论权属档案的公开

李锦俊

（广东美的置业有限公司 广东 广州 510000）

权属档案能否面向社会，允许公开查阅？赞成者有之，反对者亦有之。赞成者的理由是：档案资料本来就是由产权人提供的，属于全社会财富，不应由哪一个部门垄断；反对者的理由是：公开查阅权属档案，会涉及个人财产保密、侵犯个人隐私权问题，容易导致民事诉讼，给房产管理部门带来不必要的麻烦。

权属档案；公开

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的

快速发展使我们步入了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。

近些年来，随着经济建设的发展和广大群众法制观念的不断提高，拥有几十套房的“房叔”、“房婶”不断被揭发，开豪华轿车的人住进保障房的新闻也不间断的传到人民的耳边。要解决这个问题，随之而来的权属档案能否公开查阅问题就摆在我们面前了。权

属档案能否面向社会，允许公开查阅？赞成者有之，反对者亦有之。赞成者的理由是：档案资料本来就是由产权人提供的，属于全社会财富，不应由哪一个部门垄断；反对者的理由是：公开查阅权属档案，会涉及个人财产保密、侵犯个人隐私权问题，容易导致民事诉讼，给房产管理部门带来不必要的麻烦。

一、什么是权属档案

权属档案又称为房地产权属档案，是指房地产行政主管部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有价值的文字、图表、声像等。权属档案有六大特点：

（一）专业性

（1）权属档案是权属管理活动中形成的历史记录。（2）权属档案是专业性材料。（3）权属档案有专业管理方法。

（二）动态性

权属档案的动态性是权属档案最显著的特点。产权的动态性，使权属档案成为“活”档案。

（三）真实性

真实性是权属档案的生命，也是发挥档案的现实效用的基础和前提。

（四）完整性

权属档案的完整性体现在两个方面，一是房地结合，二是图、档结合。

1．房地结合:房屋权属登记应当遵循房屋的所有权和该房屋占用范围内的土地使用权权利主体一致的原则。作为权属管理记录的房地产档案也应紧密结合，要确保土地和房屋档案的完整，不能人为地割裂房地产档案之间的有机联系。

2．图档结合:房地产平面图上注记地号，这种丘号，可当作为查找档案的索引。图上标志产权范围，一目了然。

（五）价值性

房地产属于不动产，价值高，在单位和个人的财产构成中占有重要地位。因此，权属档案属于财产档案。权属档案的有无，保管的好坏，记载得是否准确、全面，将关系到产权人的经济利益。

（六）法律性

由记载房屋所有权归属的凭证材料组成的权属档案，具有法律效力，是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。

鉴于上述特点，特别是权属档案的专业性和动态性，表明权属档案应由房地产管理部门统一管理并单独进行保管。权属档案不宜与文书档案、会计档案等其他门类档案相混淆。

二、权属档案公开依据

（一）权属档案不是档案

权属档案由房地产管理部门保管，属于政府信息，不属于档案。根据《中华人名共和国政府信息公开条例》第二条“本条例所称政府信息，是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。”第五条“行政机关公开政府信息，应当遵循公正、公平、便民的原则。”第九条“行政机关对符合下列基本要求之一的政府信息应当主动公开：（一）涉及公民、法人或者其他组织切身利益的；（二）需要社会公众广泛知晓或者参与的；（三）反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况的；（四）其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的。”第十三条“除本条例第九条、第十条、第十一条、第十二条规定的行政机关主动公开的政府信息外，公民、法人或者其他组织还可以根据自身生产、生活、科研等特殊需要，向国务院部门、地方各级人民政府及县级以上地方人民政府部门申请获取相关政府信息。”所以，属于公开政府信息的权属档案有法可依。

（二）权属档案是档案

如果权属档案属于“档案”范畴，归属于档案法的调整，那就意味着“权属档案”不受《信息公开条例》相关规则的约束；而应该按照档案法的相关规定进行公开。根据《城市房地产权属档案管理办法》（中华人民共和国建设部令第101号）第二十七条“向社会提供利用房地产权属档案，可以按照国家有关规定，实行有偿服务。”以及《房屋权属登记信息查询暂行办法》（建住房[2006]244号）第七条“房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息，单位和个人可以公开查询。”房屋权属档案的主体信息是房屋权属登记信息,房屋权属登记信息的公开查询其实质就是房屋权属档案的公开查询。在以往的工作中,房屋权属档案的查询没有十分明确的规定,从财产隐私权考虑,提供查询利用往往限于对产权人本人或公检法的国家机关或律师。现在国家对公开查询做出明确规定,权属档案工作也应做出相应调整。

所以，不管权属档案是否属于“档案”，它的公开是有法可依的。

三、权属档案怎样公开

（一）公开之前

（1）把握权属档案特点，拓宽档案收集渠道

从实际情况看、权属档案是比较复杂的。它分类为九大部分，从每个部分的内容比较来说层次不齐。为了保证房产档案资料收集齐全、完整，我们档案人员将需要存档的文件建立了档案收件簿，档案管理人员首先了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对哪些档案资料、资料的内容、数量做到心中有数。

（2）根据之前利用权属档案的经验，促进档案管理工作

做好权属档案资料的收集、归档工作、积累贮存权属档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进权属档案管理工作。权属档案的形成是为以后利用起到查询的作用，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给工作人员利用。权属档案资料及时输入电脑，随时为各类业务提供依据，每当业务人员从利用档案中获得信息时、更积极主动地向档案室归档文件材料、从而保证了房产档案的完整性，促使权属档案管理更上新台阶。

（二）公开之时

（1）完全公开，公众可在网上查询的内容

1.房屋权利人名称、身份证明（部分显公开，如身份证证号显示后四位）；2.房屋权属种类，分所有权、他项权（抵押权、典权）；3.房屋权属取得、设定、转移、变更和灭失的证明文件；4.房屋自然状况，包括房屋坐落（门牌号、幢号、室号）、建筑面积、结构、总层数、所在层数、规划设计用途；5.房屋权属界定位置图；6.房屋权属登记申请表、审批表；7.房屋建设开发商。

（2）条件公开，在特定情况可申请查阅的内容

1.房屋权利人身份信息；2.房屋买卖合同，房屋转让合同，认购书；3.房屋税费票据；4.住房状况和收入、财产状况证明，诚信申报记录；5.房屋户型图、面积等相关证明材料。

权属档案主管单位对“特定情况”严格把关，要做到有理有据。查阅权属档案资料，同权属登记过程一样，也存在担负法律责任的风险问题，有些查阅是非法的，应严格禁止，如：权属登记部门工作人员，受人之托，随意查阅他人房产档案，并向社会透露；个别机关执法人员，以公事为由、保密为由，不出具单位公函，随意调阅；律师以代理为由，在未取得法院立案文书时，要求取证；企事业单位在福利分房时，要求提供本单位职工房产状况的等等。

（三）公开之后

总结公开的经验，根据公开情况，及时对公开内容进行微调,做到有理有据，使人民群众心悦诚服。同时，在查阅权属档案问题上，应从加强内部管理入手，健全规章制度，进行严格控制，应注意以下几个方面：

（1）权属登记工作人员和档案管理工作人员职责明确，与档案管理无关的人员不能随意调阅档案。即使有关系，也不能跨产别、跨科室调阅；（2）执法机关查阅，坚持验收一证一信。证指查阅人员的执法证，一信指单位证明信，收取后存档，并如实进行记载、备查；（3）个别涉密案件查阅，确实不公开的，应报请上级领导批准、签字后存档备查；（4）查阅过程和取证情况应详细记录在案，根据查阅者的具体需要提供具体材料，而不能以部分需要提供全部材料；（5）同意查阅由分管领导专人签批，一般应由行政主要领导批准，防止恶意查阅，窥探个人隐私及商业机密。

总之，权属档案的查阅，应视情况，区别对待。法人权属档案与私人权属档案查阅大同小异，同样应遵循上述原则，尽量为社会提供广泛的信息服务。把死档案用活，使房产档案在管理基础上，进行开发利用，使之产生广泛的社会效益和经济效益，为创造和谐社会作出贡献。