事业单位档案规范化管理路径探讨

田 蕊

（铁岭县财政金融事务服务中心，辽宁 铁岭 112000）

在我国社会历史发展的漫长进程中，素来有重视档案的传统，从甲骨文时代就开始积极利用各种方式记录与保存档案，发展到现代档案已经成为社会发展必备的书面记录材料之一，主要用于记录社会发展的重大事项以及个人在社会中的发展历程。对于事业单位而言，档案主要用于记录社会治理情况、民生服务情况、政策发布情况、政策落实情况等等，因此档案管理虽然不涉及具体的业务项目，也不直接开设面向当地居民的窗口，但却是一项非常重要的行政工作[1]。当前，各事业单位档案材料数量呈几何式增长态势，传统的经验式管理显然已经很难满足档案管理的迫切需求，不仅会导致档案整体管理效率下降，而且会带来潜在的档案安全问题，长此以往会影响到事业单位其他工作内容的有序开展。

由此可见，规范化是档案管理发展的必经之路，也是事业单位转型发展的必由之路，只有将档案管理规范化、制度化，才能够让档案工作开展有据可依、有据可循、有据可管，让档案管理工作更好地为事业单位发展服务、为广大居民的生活服务[2]。鉴于此，下文将从规范化视角分析目前档案管理尚存的不足之处，进而探索档案规范化管理的实现路径。

1 档案管理规范化存在的问题

1）档案管理制度仍需完善。在档案管理工作中，规范化与制度化的关系是密不可分的，只有档案管理实现了制度化，才有可能进一步实现规范化目标[3]。当前，从制度角度而言，不少事业单位的档案管理制度仍需完善，一方面是制度匮乏问题，部分单位仍遵循着经验式档案管理思路，没有将档案管理制度落在纸面上，资料收集、总结归档、档案调取等环节都缺乏规范制度约束；另一方面，档案管理缺乏应有的监管制度，档案管理负责人一言堂的现象较为突出，对于涉密档案的管理缺乏领导责任监督机制，导致档案管理的安全风险等级提升。

2）立卷归档流程有待改善。档案管理重在立卷归档，这也是评价一个单位档案管理水平的核心因素。目前事业单位工作实践中，立卷和归档的流程尚不明确，往往是凭借经手人的经验以及对业务项目的个人理解进行立卷归档，这一方面会导致档案管理出现混乱，一旦经手人变更难以快速定位到所需档案数据，年代久远的资料经过单位更换办公地点、更换档案室等情况后，甚至会出现档案丢失的情况；另一方面，归档流程随意也会导致人工工作量不断增大，出现大量的重复工作、浪费工作与冗余工作，尤其在追求档案管理效率的当下，这种现象会严重拖累立卷归档效率。

3）档案管理人员水平参差不齐。目前，档案管理工作虽然逐步向着信息化的方向发展，但这并不意味着可以放松对档案管理人员的要求，部分事业单位档案管理从业者操作不够规范，主要原因除了上文提到的制度和流程问题外，还包括从业者档案管理水平参差不齐的问题。档案管理人员的问题一方面体现在从业者能力上，部分档案负责人并非图书档案专业出身，经过简单的介绍式培训就开始从业，专业能力相对欠缺；另一方面，体现在从业者的技术水平上，在信息化的趋势下，很多档案管理人员没能跟上信息化和智能化的步伐，档案管理技术水平受限，难以实现规范化管理的目标。

2 事业单位档案管理规范化路径

1）完善档案管理制度。我国对于档案管理工作十分重视，早在上世纪八十年代就开始针对档案工作修订法案，事业单位档案管理制度应当在我国档案管理法以及管理规定的框架下不断完善。首先，在档案资料收集环节中，应当明确本单位资料收集范围，需填写内容要求，保障档案收集内容完整有效；其次，在档案存放保管环节中，严格规定存放保管的环境条件，严格按照保密级别管理单位内涉密档案和上级部门发放的涉密文件；最后，在档案调用方面，根据本单位的组织结构图设定档案调用权限，并通过网络访问权限设置等现代化方式保障档案调用合规性，通过以上方式动态完善本单位的档案管理制度，使管理工作日趋规范化。

2）规范立卷归档流程。针对立卷归档流程有待改善的问题，应当通过多种方式规范本单位的立卷归档流程，具体而言可以从以下几方面入手：首先，明确本单位立卷归档原则，例如对于金融事务服务单位而言，就可以从金融服务类型、金融服务对象、金融服务覆盖年份等多角度入手，树立契合发展实践的归档原则；其次，清晰区分档案文件类型，当前随着电子存储技术发展，档案文件类型日趋多样化与现代化，应当在保障档案安全的前提下区分存储不同类型的档案，保障各种介质存储的档案管理都能够满足规范化要求；再次，注重立卷归档工作的时效性，保障该业务项目任务完成后再行归档处理，从时间维度上保障档案管理的规范性；最后，重视纸质档案材料的规范化装订，这也是立卷归档的末尾环节，规范化装订能够保障档案存储质量，降低后续档案查找工作难度，从存储角度提升管理规范性。

3）打造规范化档案管理团队。从人力资源管理的角度上讲，应当着力打造一支档案规范化管理团队，作为事业核心支撑着本单位的档案管理工作。一方面，在档案专业人才引进方面，每年及时向人事部门上报所需人员数量，并做好岗位职责和素质需求说明，重点聘用受过专业的图书管理、情报管理、档案管理高等教育的人才，同时在面试中重点考察应聘者的工作能力与学习能力，不断充实档案管理团队，与此同时建议采取人才流动制度，对于不符合档案规范管理要求的从业者采取调整岗位等对策；另一方面，加强在岗档案从业者的培训，定期举办档案管理前沿知识讲座、电子档案技术专题培训、最新档案管理流程讲解培训等等，除此以外，还应当加大职业素养和思想道德培训力度，通过类型多样的培训打造一支思想端正、行为规范、纪律严明的档案管理队伍。

4）充分利用电子技术。以上三条规范化管理路径都是针对现有问题展开的，而电子技术的应用则是面向档案规范化发展的未来展开的。电子技术的科学引入能够使档案管理各项工作更加高效化、透明化、规范化。一方面，应当从电子档案存储工作入手，设立更多类型的电子档案库，保障电子档案信息存储安全、传输高效、管理规范，针对电子信息档案设立信息规范化管理条例；另一方面，从电子档案的监管工作入手，在本单位的电子档案系统内部设置严密的监控管理系统、反间谍系统、保密备份系统等等，为电子档案搭建起牢固的安全围墙，对于档案的电子化调取过程进行全流程记录与监管，利用电子技术手段为档案规范化管理保驾护航。

3 结束语

事业单位应当认识到档案规范化管理的积极意义，从制度规范化、流程规范化、团队管理规范化等方面入手，不断探索档案规范化的创新管理路径，使档案管理更好地为社会发展服务。