学校人事档案管理中项目管理理论的实践与运用

王云霞

（肇庆机关第二幼儿园，广东 肇庆 526040）

学校是为社会培育人才的地方在社会中有着非常重要的地位，因此，学校的发展是社会的客观需求。对于学校进行人事档案管理工作来说，这将对学校的整体工作都具有直接的影响，客观的反映了教职工的工作素质，对于教职工的工作效率亦有提升作用。所以在学校人事档案管理中要重视项目管理理论的实践与运用。

1 国内高校人事档案管理工作中存在的一些问题

1）管理思想与体制未能与时俱进。学校的主要工作是提高教育水平为人民提供更好的优质教育。但是现在许多学校的管理思想没有与时俱进，存在对升学率过度重视而忽略了对学校的管理。在学校人事档案管理方面也只是对档案进行一些基础的收集，整理，存放及保管等工作，几乎没有对人事档案管理进行有目的有规划的开展相关的工作，使得人事档案管理工作未能发挥出其真正的价值[1]。

2）学校进行人事档案管理设施较为陈旧，管理技术落后。在当前人事档案的管理工作中一些基础的收集和整理工作都是通过人工进行完成的。学校的人事档案中大多数都是纸质档案，其在进行多次的装订和整理之后损坏非常严重，大大的影响了档案的完整性。此外，在学校的人事档案管理工作的条件较差。缺乏应有的自动化技术和档案管理软件，同时人事档案管理人员缺乏电子档案管理的经验，自身技术难以满足工作需要。

3）学校人事档案内容不具体，管理不规范。在大部分学校中都普遍存在对人事档案材料的审查不严而进行直接归档的问题。一部分人事档案的内容不符合规范且过于简单，有些档案的内容前后冲突，还存在一些人事档案由于不按时归档或者对档案的保管不当而造成档案缺失现象发生，学校人事档案管理不规范。

4）人事档案归档困难，个人不重视人事档案。学校中存在一部分教职工对自身的人事档案不重视，存在重要的档案资料发生遗漏或者是原始档案遗失。然而，只有在需要时才会发现这些问题并匆忙的进行档案补交，这种档案资料内容不充实也无系统性，同时对内容的真实性也来不及进行相关的考证。

2 项目管理理论的主要观点

项目管理工作的主要过程是对技能，方法，知识及工具进行具体的运用，以让项目可以达到预期的效果。其理论的主要的观点就是计划，检查，循环，执行及处理工作等。

1）项目管理理论中循环工作的具体内容。就针对循环工作来说，循环工作的具体内容是执行计划，计划和检查同时对计划进行调整工作。

2）对于循环工作的不同阶段进行分析。（1）计划工作。在此阶段需要对目前的实际情况进行分析，对于问题产生的原因进行探究，之后再制定相应的措施确定要达到的效果。（2）实施工作。此阶段需要对制定的计划内容进行落实，完成具体的计划措施，此工作需要有较高的执行力，促进计划工作顺利实施。（3）检查工作。此阶段就是把已经完成的结果和制定的目标进行对比分析，得出完成结果是否达标。（4）处理工作。此阶段是在判断完成结果是否达标后，把其中一些较为成功的方法进行推广，在实际中不断总结经验。对于失败的措施要进行及时深入的反思，努力思考其原因，再进行循环处理，最终实现进步和提升。

3 项目管理理论在学校人事档案管理中的实践与运用

1）确定学校人事档案管理工作的计划。在学校的人事档案管理工作中，人事档案管理员需要结合实际情况，制定详细的人事档案管理工作计划。要按照人事档案的重要程度来规划安排工作的侧重点，要在档案中突出学历，学位及职称等较高利用率的内容，以此来提高人事档案管理工作的有效性，能够简洁明了且高效的为接下来的工作做好准备[2]。

2）强化学校人事档案管理工作的过程控制。在学校人事档案管理工作中，对档案资料进行收集整理和补充是整个管理工作的实施。人事档案管理人员要按照工作计划，主动协调好学校各部门的有关人事档案的事宜，定期做好档案的收集归档工作。在整个过程中需要人事档案管理人员严格执行工作计划，落实工作计划的具体工作。

3）规范学校人事档案管理工作的检查程序。在对人事档案完成了收集工作后，人事档案管理人员必须要加强对档案的检查，保证所收集的人事档案的内容完整且表述准确，为人事档案的完整和真实提供保障。在发现不在归档之列的档案材料时，要及时的进行退回，同时对收集的人事档案及时处理，不得遗失和积压档案。

4）不断对学校人事档案管理工作进行经验总结。人事档案管理人员按照检查后的结果进行分析总结经验，之后结合本校的实际情况制定有效的策略，提高学校人事档案管理技术水平，使得在外部环境未发生变化的情况下学校人事档案管理工作更加的科学合理，更加高效同时保证档案的信息具备真实性和准确性。

4 提高学校人事档案管理工作效率的建议

学校要在教职工中加强对人事档案管理的宣传，使得他们充分的认识到人事档案管理工作的重要性。对以往传统的工作方式和管理模式进行改革，对学校人事档案管理人员进行技能培训，以提升其管理水平，对相关的管理理念要进行深化，提高人事档案管理人员的工作水准和效果。

1）对学校人事档案管理工作进行大力宣传。学校要采取正确的宣传措施使得教职工对于人事档案管理工作有全面而明确的认识。校领导也要对人事档案管理工作予以重视，要科学合理的对人事档案进行大量宣传教育，使得人事档案管理工作在实际情况中能够顺利开展。同时要建立完善的人事档案管理机制，为学校人事档案管理工作提供强有力的保障[3]。

2）制定适合本学校人事档案管理的制度。对于学校的人事档案管理工作人员来讲，必须要强化其对人事档案管理工作的把握，要结合本校的特点及实际情况制定出适合本校的人事档案管理的制度。对以往传统的管理模式进行改革，运用现代化，科学及系统性等管理准则，为学校人事档案管理工作提供依据。学校在对内部人才进行开发利用时，急需对目前人事档案管理工作中资金不足和技术人员缺失及档案遗失或损毁等问题进行处理。最后，学校需要通过多种有途径加强人事档案管理人员的思想素质和管理水平，对当前学校人事档案管理中存在的困难进行克服，以新的思维方式进行人事档案管理工作，不断提升学校人事档案管理工作的水准和效率。

5 结束语

总而言之，学校必须对人事档案进行有效管理，这样可以为学校了解和重用内部人才提供非常重要参考依据，这对学校进行人才管理工作有着非常重要的现实意义。因此，对学校人事档案管理工作中现存的一些问题进行探究就非常的有必要了，在学校人事档案管理中运用项目管理的方式，以此来进行科学规范的人事档案管理工作，如此才能够有效的促进学校对内部人才的开发利用，进而促使学校的稳定持续发展。