新时期妇幼保健机构档案工作优化研究

赵 琳

（郓城县妇幼保健计划生育服务中心，山东 菏泽 274700）

妇幼保健机构在当前的工作中面临的工作形势为，针对档案保护方面必须建立以信息化系统为核心的制度，并且所有档案必须具备高水平、高能效、高精准度的管理，而且要得到所有专业化管理工作机制，才可以保证建立的档案工作制度具有极高的可靠性与科学性，因此可以说，取得了良好结果之后才可以为后续的工作提供帮助。

1 新时期妇幼保健机构档案管理工作优化问题

1.1 工作理念问题

当前的大量档案管理工作人员的工作思路未能转变，主要体现在两个方面，一个是采用被动式的工作思路，在日常工作过程，让其他部门的人员必须要将档案按照管理部门所提出的相关标准和要求进行处理，而且之后把这类档案直接提交给当管理部门的人员，让其进行分门别类地记录，并且在其中设置关键词。另一方面完全按照传统的工作路径完成所有任务，并未对新型的档案管理工作网络和信息化操作系统有全面深刻的了解，使得其主要采取的方法只是一种针对档案的传递工作，而并非对档案的保护和管理工作。

1.2 工作流程问题

当前的工作流程中，实际上档案管理工作部门往往处于整个档案管理和处理机制的末端，各类档案的制作过程由各个科室内的相关人员自发完成，之后将该档案借助于内部建立的网络渠道提交给档案管理部门[1]。档案管理人员一方面在实际上的工作过程中，很容易被信息化技术所替代，使得其本身的工作价值无法得到彰显，另一方面如果发现该档案里出现了一些格式上的错误或者信息上的明显问题时，通常档案的管理部门会要求相关的档案提交部门对各类信息作出更正，此时无形中提高了档案的管理和处理成本。

1.3 工作方法问题

当前的档案管理部门工作中，实际上主要是落实对档案的关键词提取和存储工作，而对于新型档案管理工作机制和管理工作方法本身，并未建立专项化的管理工作模式，并且针对相关工作方法的使用过程，档案管理工作部门的人员中，一方面是通过和其他部门的对接，取得日常性的数据交流和分析信息，并直接获得所有档案的信息并将其存储，导致双方只是建立了一种短期性的交流互动机制。对于档案的具体管理方法以及其他的工作项目，主要是通过妇幼保健机构当前所建立的网络系统和信息化系统提交所有的信息，并且要完成数据方面的交互，使得档案管理工作在其他的工作部门看来具有较高的完善性，从而无法建立调整自主性的工作模式以对接档案管理机构。

2 新时期妇幼保健机构档案管理工作优化方法

2.1 工作理念优化

工作理念的优化过程，今后的档案管理工作部门必须要建立主动投入的管理工作思想，而该思想的建设过程，首先是直接向其他的工作部门说明，档案管理工作中的相关工作标准和责任规范，并且要直接表述各类工作制度建设的必要性和科学性，此时才可以让其他的各个部门工作人员加深印象，并根据档案管理部门的相关工作标准完成任务。

其次档案管理部门必须主动和其他业务部门交流，以了解当前所产生的档案信息，并且对今后的档案发送渠道和档案的取得数量做出预测，此时才可以让档案管理工作部门派遣更多的人员参与到各项工作内部。

最后是对于新型工作理念的建设，而新型的工作理念主要包括针对新型材料的开发、新型技术和设备的使用、新型管理工作制度的遵守等，从而让最终所建立的所有工作理念得到全方位的优化和建设。可以说此时才可认为，所建立的工作理念本身就可以更好适应档案管理工作在新时期所必须建设的工作制度。

2.2 工作流程优化

在工作流程的优化过程，可以考虑将信息的传递工作和信息的初步审查工作由信息化系统对接，并且很对其他的各类工作项目，则需要由档案的管理部门和管理人员完成。

比如针对档案的格式审查以及针对某些明显存在错误数据的分析，就要由信息化系统，根据当前已经设置的分析标准进行分析，比如某档案内，针对某个职工的身份证号和性别栏分析中，通过身份证号码中的相关信息确定，该名职工应该为男性，但是在档案的记录中将其写为女性，此时管理信息化系统第一时间发出警报，而该警报可以无需向档案管理人员提供，而是向该档案的提交部门提供，让其更正这类明显错误的信息，并且该数据要可以立即反馈。针对后续的档案管理机制，比如针对档案的整理、存储空间配置、系统运行状态的审查乃至于档案本身各类信息的深度发掘，可以由档案管理工作部门的人员完成，可以直接分析当前机构内的诊疗设备数量、每年不同时间段内的住院人数、机构内工作人员性别比例等，并且可以在定期或不定期内把所有信息提交给管理层，让其做出后续的方案调整决策。

2.3 工作方法优化

方法的优化中，必须要构成核心性的业务和辅助性的业务两个体系，并且对这两个体系的具体内容做出说明，对于核心性的业务，主要是要让档案管理部门的工作人员在当前和今后的时间段内，可以具有针对档案本身的协调和处理工作，并且根据该信息所表达出的信息和资源，对各类数据的后续优化和整理方法进行建设。比如针对档案管理部门内部的资料使用权限、档案内各类信息发掘权限、档案内所有数据整合权限等，在所有权限都得到建设之后，才可以为工作方法的建设工作提供帮助。对于辅助性业务，则主要是由其他的部门完成，比如信息系统的监管部门、相关资料的传递部门等，就由专业的部门负责，档案管理部门人员主要是完成对各类故障以及运行问题的初步检查和跟踪工作。

2.4 工作技术优化

工作技术的优化中，要建立依托于信息化技术的新型档案管理工作体系，当前已经开发出了一些专业的软件，本文认为今后已经开发出的软件可以在妇幼保健机构内进行全面安装，当然也必须要建立相关的服务器，直接完成所有的档案管理工作[2]。针对服务器的建设，可以采用虚拟服务器+物理服务器的协同工作机制，其中物理服务器要起到针对所有稳定性档案的存储工作，所谓的稳定性档案，就是在当前和今后的一段时间内不会高频率调用的档案，而对于非稳定性的档案，可以将其存储在虚拟服务器内，通过该方法可以减轻服务器的运行压力。当然对于档案的稳定性和非稳定性，无需档案管理人员自主分析，而是根据调用频率由系统自行决定，在管理部门的日常工作阶段，要直接向其他部门说明新型信息化系统的具体操作方法以及原则。

3 结论

综上所述，妇幼保健机构档案管理优化过程，主要存在的问题包括工作思路问题、工作方法问题、工作流程问题等，针对这类问题的解决方法，要建立专业化的档案管理信息化系统，并且在整个系统的后续运行过程，档案管理人员和整个信息化系统的工作模式需要得到科学全面的分析和建设，并根据这类工作方案完成各类任务。