档案库房管理现代化建设的设想与探讨

张想想

（黄石市脉源通档案管理有限公司，湖北 黄石 435000）

1 引言

新形势下，档案除了数量显著增多之外，档案载体也越来越丰富，传统的档案库房管理模式已经不能满足数字化、网络化、信息化发展的需求。档案库房管理必须积极革新观念，立足于信息化建设，借助先进的设计理念和设备，与自身实际情况相结合，形成一套客观科学的档案库房智能化管理系统，最终使档案库房从人工管理逐渐转变为智能化、现代化管理。

2 档案库房智能化对档案安全的必要性

新经济常态下，越来越注重开发档案资源，且档案的使用频率亦不断增多，由此便暴露出诸多问题，即如何在第一时间有效地保护档案安全，如何延长档案的使用年限等。因此，保管档案应有适宜安全保存的专门库房，且达到“十一防”要求，库房面积也应与城建档案工作业务规范的要求相一致。对档案管理机构来说，使用的档案用品与装具均应与国家规定相符，且其他相关设备也不能少，包括温湿度自动控制、监控、声像、计算机等，从而保证档案管理的规范化、标准化、现代化。同时，在固定资产投资计划中纳入档案管理机构的部分经费，如馆房建设、设备购置等，应由同级财政统一安排平时的经费。严格按照相关档案安全保护的管理技术要求设计档案库房安全保护综合智能管理系统，档案库房安全保护需要实现人性化、智能化、科学化和现代化管理。通过联合采用计算机、温湿度记录仪、除湿机、空调或传感器等设备，能够对档案库房的温湿度进行自动监控；通过联合使用计算机和警报器、烟感探头、监控摄像机，可以自动报警、检测以及自动摄像并记录存贮档案库房的安全情况。

3 档案库房管理现代化建设的具体措施

1）加强档案设备的使用与维护。一是做到“三铁”防护要求，即室外配铁门铁窗，室内为档案用铁柜，使用密集架时留意密集架间隔的地上有无杂物，影响密集架关闭。二是档案办公区域有摄像头监控，确保正常使用。三是窗帘为防火窗帘，无特殊情况保持关闭，减免窗外人员窥视。窗户宜选用不吸光、吸热的窗户，以保护档案和库内温湿度环境。四是定期更换适合档案专用的喷气灭火器，库内配置防盗报警装置并定期维护，凡入库的档案先在消毒除菌等设备中消毒再上架。五是如有条件的可配置更加智能化的温湿度记录仪、高压细水雾灭火系统、自动消毒除菌系统、漏水检测报警管理设备等，这些设备发挥作用主要是在节假日和不可抗条件下，能和工作日无缝对接，例如因公务出差未回，有重大事件发生而无法返岗工作等情况，都能在工作之外做到相应管理，保证档案的安全。

2）注重档案资料的分区。档案库房管理的本质是对不同档案资料针对性管理。需要从技术、硬件设施方面予以保障。综合性档案馆室，主要保存专业档案资料、文书档案资料、会计档案、照片档案、电子档案等，这些不同门类的档案保管条件不尽相同，如何较为科学地分区管理是实践性较强的学问。一是根据档案数量提前规划好档案排架位置以避免倒架，应将密级架独立为若干单元，将各门类档案分开排放且都需预留20-30年使用空间，排放按照由左到右，自上而下的“Z”形排架方式，每层不宜排满，预留一掌空间以备后期增减档案卷件数量。二是声像档案以及磁盘、光盘等电子档案宜存入档案防磁柜中，其保管环境的温湿度同纸质档案资料存有一定差异，且电子档案已渐成常态，若数据丢失无法弥补，所以防磁柜的配备要作为一条“硬杠杠”。借助档案管理系统登录网页界面，档案库房管理人员可以对现阶段档案库房中馆藏档案情况予以查询，包括出库时间、归还时间、库位情况、库房容量等。档案库房现代化建设是用电子文档的方式有效管理各种数据，构建完善的档案资料数据库，这对顺利开展档案管理工作极为有利。与传统的保存纸质文档的档案库房相比，这样的方式可以更加便捷地检索资料，资金和时间也得到有效节省。

3）重视档案保护的应急管理。档案库房是重点保护对象，事故多存在于疏忽大意之间，是综治和消防的管理重点之一。因此，要有防患于未然的安全意识，能在应急情况下控制好局面。一是档案人员参与相关培训和消防演习很有必要。如在培训中可以知悉具体案例，思想上增强安全责任意识，消防演习中使用档案灭火器材，能让档案人员在应急时冷静应对。二是知悉库外的环境变化，如有无紧邻布线、搭架等情况，库内安装设备是否功率超负荷，尺寸过大影响通行等。如有认为安全隐患的须及时报告。

4）基础设施必须保障到位。部分档案柜为陈旧的木质柜，有些门难以关合，若无条件更换专用档案密集架的须更换铁柜；铁窗宜设成内外双层；选用防盗性能较好的防盗门；温湿度控制设备无法让库房达到环境标准的，要申请更换空调、除湿机等以达到效果值；防霉虫药品宜选购档案专用，保管条件一般的应按药效期定期更换，藉此机会可做好库房清洁；再有一些单位的档案灭火器材采用的普通干粉灭火器，且未能按照使用有效期做定期更换，其价格同档案专用灭火器价格相差几倍，档案专用灭火器材是制度的规定，又是档案库房安全的底线保障，不容有失，这也是档案人员必须坚持的。档案库房基础设施必须有保障，考虑经费问题不能一蹴而就，可分批次采购必要设备。设备的贵贱直接影响此后较长时期的高频使用，所以应当结合工作需要拟定计划，及时上报，增配库房管理其他硬件设施。

5）档案库房环境管理。档案库房是存放档案的专用库房，同档案办公室、阅览室应设在同一区域，最好为同一层，办公室不能同档案库房共用。一是做好防湿措施，特别是在地面首层的库房，底层铁柜应有高稳定性的架空，因为南方春季回潮明显，地湿且滑，有些进入库房时要先拖地。二是库房内部应充分利用空间，墙上应配有档案存放平面图，使馆藏一目了然，做到几年一次定期更新，铁柜宜为同款同色柜，使之更为密集整齐，侧面标明索引，上架时做信息更新。三是不定期清理卫生，视档案保管条件购买相应档案专用防霉虫药品，工作期间室内温度在14℃-24℃，湿度40%-60%间且做好登记保存。进门须换拖鞋或鞋套，夏冬两季拖鞋在首次使用和更替时做好清洁。灯光采用LED照明符合库内使用要求。四是库房如在配水、配电区域，要监视渗水、漏电状况，特别是空调内机外机，除湿机水槽及时清理。

4 结束语

总之，若要确保档案现代化管理目标的实现，实施档案库房的现代化管理是重要的基础保障。通过在档案库房管理工作中发挥现代化技术优势，既可以确保档案库房管理更加安全，还可以有效地节省物力与人力。不再单纯依靠纸质文档保存资料，通过档案数字化管理系统可以随时对各种档案资料进行检索，有益于提高工作效率。此外，还要对基础设施的完善引起重视，防止档案损毁和丢失。如此才能提高档案库房现代化管理水平，为档案工作顺利奠定基础。