如何提升办公室档案文书管理工作

张鹿秀

（长安银行股份有限公司宝鸡分行，陕西 宝鸡 721000）

企业在经营过程中，会产生多方面的档案文件，例如企业运营管理需要进行上传下达，进行日常管理需要收文发文，在进行大小会议时，需要对会议内容进行记录；在进行商业合作时，会形成商业合同等，企业在职能活动中形成办理完毕作为文书档案保存的文件材料等等。

1 办公室档案文书管理工作的概述

档案文书管理是通过对档案文书的管理，可以对事物进行较好的存储，是对后期工作的一个有效性保证和引导。档案文书所记录的内容具有真实有效性，其内容的载体是企业中各个部门的具体事物[1]。因此，在进行文档管理的过程中往往是按照部门事项问题进行具体划分的。企业发展过程中，为了保证企业的正常运营，需要按照企业运行特点进行具体部门划分以及各类合同文件的签订。对于大部分企业来说，企业的载体都较为丰富，所涉的经济性文件、会计类档案、人事类文件、行政类管理文件以及其他上级部门、监管部门、政府管理部门等相关性文件都需要进行有效的行政管理。档案的管理是对具体经营过程进行记录，对于企业来说，在发展过程中，对任一时间进行有效的记录能够在一定程度上完成相互之间的有效性连接。同时，档案管理的过程中并不仅仅是以完全的记录为主的，在企业经营过程中为了保证经营的合法性，相关政府部门会对企业的经营状态进行有效的考察，企业档案管理能够在该类检查中对自身的经营状态进行有效性展示。

2 办公室档案文书管理工作存在的问题

2.1 管理制度不健全

档案管理工作是对企业核心文件进行管理，对于企业发展来说具有重要意义。但是，在现有的企业档案管理过程中还存在较多的问题，这一现象是由于企业在发展过程中对于企业档案管理工作未制定有效的管理制度。在企业正常经营过程中，各部门各司其职，但是对于档案管理工作未进行相关性制度的连接，在进行档案管理过程中时常会出现部门之间对于管理责任进行互相推诿的现象[2]。经过调查研究显示，部门员工在经营过程中会将办理完结的文件，装订成册，交由综合部门，各部门员工工作性质较为复杂，意识不强，也缺乏足够时间和精力来对本部门档案进行分类整理，甚至会造成档案遗失，不全等现象。

2.2 管理档案的方式较为落后

在对档案管理工作进行调查研究的过程中发现，很多企业对于档案管理工作并不重视。主要表现为，很多公司为了节省房租、人力等成本，极少数会安排专门人员保管最初的档案文件，甚至有些企业没有独立的档案室，这一现象导致的直接结果为档案存放极为混乱，严重时会造成材料的遗失[3]。

2.3 工作人员对于档案管理工作的认知存在差异，档案整理标准不规范

在经营过程中，大部分员工对于档案管理工作缺乏有效的认识，进而导致在管理工作中大部分员工认为档案管理工作并未纳入自身工作的范围，使其在管理工作时，各部门都存在较为严重责任推诿。同时，各个业务部门在企业运营过程中由于所承担的工作角色较多，事务较为复杂，在进行档案管理的过程中，由于时间、空间、工作任务的轻重缓急等因素影响也导致其未能进行有效的档案管理工作。导致企业内部在进行文档管理的过程中并未进行档案整理标准的规范，进而导致在档案查询过程中出现档案收集不完全、档案未能按照要求进行装订、档案具有缺失和混乱的现象发生等。

2.4 信息化管理程度不高

在进行档案管理的过程中，不仅要从管理者的角度寻找问题，还应该紧紧跟随时代的潮流，根据现代化的发展方式完成有效的管理。信息化的发展给档案管理带来了新的发展方向，但是在具体操作中仍然存在较多问题，例如，办公硬件的落后、整个单位无办公档案为一体的系统等，都严重影响了信息化档案管理的脚步。

3 提升办公室档案文书管理工作的措施

3.1 健全制度、规范管理

根据上文可知，档案管理在企业发展过程中具有重要作用，因此，在进行文档管理的过程中首先应该让所有员工充分认识档案文件的重要性。档案文书管理工作想要顺利进行，需要管理部门对档案文书管理工作进行相关性制度的制定，并对管理工作安排，同时给档案存档规划专门区域，改变原有在存放档案时由于缺乏专业的档案存储区域，而导致档案存放混乱的状况。

3.2 提高对管理工作的重视度

档案管理工作并非针对某一部门或者某一人群，在进行档案管理工作过程中，应该建立自上而下，人人参与的管理方式。在管理过程中，专业档案管理人员需要对该项工作进行充分有效的认识，同样，为了对该行为进行具体有效执行，在进行档案管理过程中，企业应该对执行力较强的员工进行奖励。以达到后期便利查阅的目的。

3.3 规范整理标准

在档案整理过程中最重要的步骤为收集资料、对于档案文件进行归纳整理、将文档进行装订、对文档进行编号，将其上缴档案管理部门。各部门负责人及员工在日常工作中也应该主动参与到档案管理的工作中，在相关资料缴入档案室之前，待到事件完成以后，对相关文件进行归类整理，按档案制度规定的标准要求装订整理，打印页码，编写目录及移交清册，将所有文件上缴档案管理部门[4]。

3.4 加大信息化管理

在信息技术不断发展的形式下，企业档案管理也应开发建立办公档案系统，档案系统将电子档案进行归类和处理，更加科学，减少人工，不仅能够节省存放档案的空间，还能便利各部门之间的工作。例如，在进行文件编辑的过程中可以充分利用Office等办公软件以及OA办公系统进行文件的整理和保管。

4 结束语

在档案文书管理过程中，想要进行有效档案管理必须从多个方面进行，本文以如何提升办公室档案文书管理工作为研究方向，总结有效策略，希望能为企业档案管理工作起到一定积极引导作用。企业整体运营所涉及的方面是多面的，在进行各类型档案管理过程中，为保证公司内部文件科学管理，需要在管理方式、管理制度、管理人员等几个方面进行整合，以达到有效的档案管理的目的。