事业单位人事档案管理关键要点

林玉娟

（通榆县退役军人服务中心，吉林 白城 137200）

人事档案管理重要的内容包括，员工个人身份的基本信息、教育程度、学习经历、学历资质、工作经历、工作表现等基础信息资料，是个人在学习和工作中形成的具体的概括性的重要记录，在我国企事业单位人事管理制度中发挥重要作用。同时，人事档案管理，也与个人的工资待遇、劳动福利、人员组织关系紧密相连，有一定的法律效用。随着科学技术和社会经济发展的进步，对事业单位人事档案管理有了更清晰的信息化的要求，这有利于事业单位人事档案管理的优化，对创新人事档案管理的工作有着积极作用，对人事档案管理的信息完整性和内容保护也有着重要要求。本文探究事业单位人事档案管理的关键要点，剖析现状，得到启示，提高事业单位人事档案管理的工作效率，并发挥作用、推进工作。

1 事业单位人事档案管理的特点

人事档案管理是我国企事业单位的重要工作，但事业单位和企业单位在具体的经济活动中，人事档案管理更趋向严谨和真实，这与事业单位的工作性质有着重要关系。事业单位对个人资料、人事档案的信息资料的机密性要求更高，对各项基本信息的详细记录的真实性要求更高，是事业单位在进行人事调整时，重要的信息资料依据和参考。人事档案对个人的身份信息、学习信息、工作经历等等有着更具体的记录和判断，充分展现出来了人才的工作表现和个人特点，同时，随着个人工作经历、生活经历、岗位变动的不断调整和变化，人事档案管理也将及时更新，有着动态化的变更，这也对事业单位人事档案管理的工作人员有着更高的工作要求，根据国家有关档案管理制度，及时记录和更新个人信息内容，完善档案资料的管理，同时也要确保人事档案的机密性。如此可见，在人事档案管理中，对相关人员的专业性、现代化、科学化有更高要求，这也充分说明，人才资源管理在事业单位的人事档案管理有着举足轻重的作用，为事业单位选择人才、选拔干部、识别人才提供参考依据，促进事业单位人才资源的利用和开发，适应现代化事业单位的发展和管理需求，为事业单位的人才的竞选提供坚实的保障，对积极发挥人才资源优势提供重要分析作用，从而进一步促进事业单位的管理和各项服务职能的扩展。

2 人事档案管理的任务

人事档案管理中，最重要的任务是保证人事档案的完整和安全，这是由事业单位工作性质和工作内容及工作环境的特殊性决定的，这对我国事业发展有着重要的影响和作用，也对事业单位在人事档案管理的过程中有着更严格、更科学化、更现代化的要求，这也是档案管理工作的重要环节和重要核心，是人事档案管理过程中的重要管理手段。但档案管理工作也面临诸多挑战，因档案管理工作是一个可能损坏档案资料的自然过程；同时，档案资料在存储过程中容易遭到破坏，等等。下面就简要介绍一下档案管理工作的有关任务和重要要求。

1）防止档案的损坏。人事档案管理中，人事档案的资料容易被损坏，这要求人事档案管理工作人员分析并掌握防止档案损坏的具体原因和重要方法，从而有针对性的加强人事档案的管理工作，采取有效的解决措施，最大程度杜绝和防范人事档案管理工作过程中容易产生的各类不利因素，降低档案被损坏的可能性，哪怕是自然因素，也应该在人事档案管理过程中降低到最低，保证人事档案信息的完整性。

2）延长档案的寿命。人事档案因自然因素的原因很容易被损坏，但是我们不能因此而不顾不管，放任自由。相反，在明白和确定档案资料容易因自然因素被损坏，更应该分析其物理特点，采取有效方式和系列措施，从根本上保护人事档案，最大程度的延长人事档案的寿命，延长人事档案被自然因素破坏的时间。

3）维护档案的安全。前面提到，人事档案在管理过程中的核心内容是保证人事档案的安全性和机密性，这要求我们，档案作为事业单位人事信息的重要记录和记载基础资料，要最大限度的维护人事档案的安全，不能随意泄露，或者由于管理人员的管理疏忽导致人事档案在恶劣的条件下存储，加大了档案资料被损坏的可能性，在政治上给组织单位和个人都带来重要损失和隐患。

3 事业单位人事档案管理的重要性

1）对人力资源结构的改善。人事档案管理关系到事业单位人力资源结构的改善，特别是随着社会经济的发展，事业单位的管理模式和管理机制也要与时俱进，从管理人员的工作意识和工作方式，都要对人事档案管理工作有着更科学化的表现，这首先体现在人力资源结构的改善，体现在对职能部门和人才资源的重要改进。具体来讲，真实、详细的记录是人事档案的基础工作和基础信息整理，在事业单位进行人员岗位调整或人员调动时，相关部门可以通过对人事档案管理工作中记录的职工信息资料对职工做出正确的分析和客观的评价，提高人力资源的工作效率，推进人力资源结构的改善，从而促使事业单位人事档案管理作用的有效发挥。

2）对人事调动的作用。事业单位的人事档案是在进行人事调动时，非常重要的参考资料。它包括职工的个人信息、学习经历、学历水平、教育水平、人员资历、工作经历等各方面的记录和信息的掌握，是事业单位在人才管理过程中，重要的信息获得和价值参考。这些基础信息也可对职工的性格特点、技能掌握等进行全面分析和充分了解，再结合与其他事业单位部门的沟通及人际关系了解的内容，对职工进行有效的、正确的评价，成为人事调动的重要依据。因此，事业单位在人事档案管理中应给予人事档案工作足够的重视和重要的支持，从而给各个部门的人员调动工作提供全面、系统、详细、科学的人员资料信息，有效推进事业单位人事管理工作的顺利开展。

3）对个人能力的全面分析。人事档案资料中，详细记录了每个人的个人情况、家庭情况、教育水平、工作历程、工作表现等内容。事业单位在进行人事关系调整时，不仅可以根据以上基础信息的记录来获取个人资料，也可通过资料的内容分析，有针对性的对人员进行相关的培训，从而提升个人的工作能力和专业能力，促进人员综合素质的全面提高，也促进事业单位人才资源的利用率和工作效率。

4 结束语

人事档案管理工作是事业单位工作内容的重要环节，有助于事业单位档案的完整和安全，也有利于简化事业单位在传统人事档案管理中的繁琐流程，利用新时期科学技术的发展，匹配更加现代化、科学化和专业化的档案管理手段。同时，人事档案详细记录着个人的基本情况、学习经历和工作经历，对全面考核个人的综合素质能力有着重要的参考作用，特别是在人事调动过程中，给予了充分的信息保障，对提高事业单位档案管理和人才管理起着重要作用，推动事业单位工作的高效进行。