新时期照片档案的收集及归档

杜晓静 高 玲

（烟台市疾病预防控制中心，山东 烟台 264003）

1 新时期照片档案收集及归档的特点

新时期之下，照片档案的收集与归档都可以在网络化环境之下进行，而这也为相关工作带来了更加便利的条件。通过网络技术的运用，能够使很多人更好地了解到多种重大活动的开展情况，使照片档案收集及归档的及时性准确性以及完善性得到了保障[1]。

从目前来看，很多单位都建立了属于自己的网站，并在网站上报道了本单位的工作动态、事务处理信息，尤其是对于一些能够体现出单位重要活动的照片，都需要精挑细选发布在网络之上，而这也为新时期照片档案的收集及归档带来了一定的便利，照片档案的收集更加方便，网络下载照片也更加方便和快捷。除此之外，新时期之下照片收集的数量更多，内容更加丰富，在资料完整性上也能够得到全面保障。在新时期进行归档照片的收集，能够确保照片内容涉及档案的方方面面，不会出现遗漏的问题，而对于一些只有新闻却没有照片的报道，档案管理人员也可以通过发布信息的实际情况找到具体的经办人，从而获取需求的照片并加以归档。

2 当前照片档案的收集及归档工作中存在的问题

2.1 照片档案的收集及归档管理制度不够完善

虽然说目前各个单位已经制定了较为严格的照片档案管理制度和电子档案归档规范，然而最近几年有些单位的档案室却对多种全新的技术和设备运用缺乏应有的重视性，导致设备投入严重不足，存在着不遵循既有规范和标准的问题，这也将对照片档案的收集及归档的全面开展起到一定的阻碍作用[2]。

2.2 照片档案的收集难度相对较大

在当前情况下，照片存在着无底片、不需要冲洗就能观看的特性，这也导致档案部门管理人员在照片档案的收集与归档工作之中，如果没有相关照片的拍摄者提供帮助往往难以获取需求的照片。而照片档案的拍摄部门往往与档案部门分属于不同机构，这也在一定程度上提升了照片档案的收集难度，而想要使照片档案管理工作得到顺利开展，则需要不同部门进行密切的配合与协调。

2.3 照片档案工作开展不够及时和规范

很多部门目前存在着归档意识不弱的问题，很多单位在照片拍摄结束之后，会将多种照片存储到数码相机之上，甚至也有一部分工作人员将其存储在移动设备之上，没有对其进行必要的文字说明，仅仅是以阿拉伯数字作为标签。而在档案管理部门需要使用这些照片时，工作人员会将这些照片不加整理直接递交给档案管理部门，这也就为照片档案的分类鉴定和筛选工作带来了一定的困难，很多有价值的照片难以得到归档，同时也会导致照片档案管理工作开展不够及时和规范问题的产生。除此之外，有些部门存在着人事变动较为频繁的问题，这也是导致照片档案难以及时收集和归档的主要问题。

2.4 照片存在着严重的损失和漏归问题

从实际情况来看，由于数码照片往往需要以多种存储设备为媒介才能得到存储，而这些设备一旦损坏，就会导致照片出现严重的损失。再加上数码照片可能会面临计算机病毒的威胁，这也导致照片归档处理存在着一定的安全隐患。由于照片拍摄过程之中没有档案管理人员的参与，这也导致档案管理人员难以了解到拍摄的内容与拍摄的张数，导致照片出现一定的漏归问题，这也是新时期下照片档案的收集及归档存在的最为主要的问题。

3 新时期提升照片档案的收集及归档质量的有效对策

3.1 通过网络进行及时的收集

在信息化时代全面到来的今天，档案管理人员可以以网络为载体，对多种照片档案加以及时的收集。这里要注意的是，发送到网络新闻报道之上的照片往往因为数量庞大，需要占据大量的网络空间，因此编辑部门往往会将其进行压缩处理，不仅使照片的像素下降，同时也不会对原有的文件加以保存，而从我国电子文件管理的规定来看，收集归档的照片只能适用JPEG和TIFF的格式，同时其像素和其他属性也必须满足实际需求，因此，档案管理人员必须能够在相关照片收集时，及时联系到相关部门，迅速获取未经编辑处理的原始照片，相关部门的工作人员也要通过专人以电子邮箱或者移动硬盘的方式传递照片，推动照片档案的收集及归档工作的顺利开展。

3.2 开展跟踪收集工作

在照片档案的收集及归档工作开展之中，工作人员可以构建专门的QQ群或者微信群，提升各个部门对于照片归档工作协调的力度，在群中及时的进行多方面信息的交流与沟通，通过相应的工作人员对拍摄的公务照片加以归档和整理，提升相关工作开展的便捷性。在照片收集过程之中，如果发现一些重大活动或者新闻报道仅有文字而没有照片，档案人员则可以通过电话联系、QQ群或者微信群的方式要求相关工作人员将照片传送给档案管理部门，进而使照片的收集归档工作得到及时开展，提升照片归档的完整性与安全性。

3.3 构建照片档案临时归档库

在照片档案收集完毕之后，应该及时的构建出照片档案的临时归档库，并以年度、保管日期和原因建立出不同的文件夹，将照片进行分类并保存在不同的文件夹之中，有条件的部门可以建立电子相册，同时也可以利用移动设备自带的照片处理软件进行传送和编辑，从而使照片能够得到更好的保存。通过临时归档库的建立，能够为没有使用的照片提供存储的空间，节省了后续照片处理、照片调取以及照片查找等诸多复杂的环节，进而为照片档案收集整理工作有效性的提升提供必要的保障。

3.4 及时的运用档案管理系统对照片加以归档整理

在临时归档库建立之后，相应的工作人员应该能够及时的对其中的照片进行处理，并将符合要求的照片传送到档案管理系统之中。在这个过程之中，要能够选择更具有典型性和代表性的照片加以归档，同时要能够对每一张归档照片的效果加以比对，对于一些拍摄效果不佳的照片要进行删除处理，除此之外，相应的工作人员也要将其中具有代表性的照片挑选出来加以冲洗，形成纸质档案并做好相应的保存工作，从而使档案管理工作能够双向进行，推动照片档案的收集及归档工作质量和工作效率的全面提升。

4 结束语

综上所述，新时期之下，照片档案的收集及归档工作的主要特点就在于便利性更高，完善性更强，查找与保存工作更加方便，整理和利用也更加简单高效。而在新时期，照片档案的收集及归档工作仍然存在着管理制度不顾及安全、归档操作难度较大、归档及时性和规范性不足以及损失漏归问题严重的情况，这也就要求了档案管理人员能够以网络的方式进行及时的收集、跟踪收集，并构建临时归档库，使多种照片能够及时的存入到档案管理系统之中，从而使照片档案的收集及归档工作能够满足新时期相关工作开展的必然要求。