医院行政档案管理存在的问题及对策

王晓菲

（浙江省丽水市中心医院档案室，浙江 丽水 323000）

医院的行政档案对于医院的发展而言有着重要的资源信息供给功能，并且其自身也是管理工作当中的重要组成部分之一，因此想要确保医院的稳步发展，则必须要实现对行政档案管理工作进行有效落实。但是，当前医院自身在档案管理工作开展时，针对行政档案管理工作而言，仍存有许多问题，所以只有将这些问题进行全面分析，并确保能够对其进行有效处理，从而才能发挥行政档案管理工作开展的价值和意义。

1 医院档案管理工作开展的意义

我国在进行发展的过程中，为了保证社会的稳定运行，则必须要通过政府建设服务型公益单位来满足社会运转的需要，而医院作为自身具有福利性质的公益单位而言，随着医疗体系不断的深化改革也获得了全面性的发展，对此，这就需要医院在进行日常工作开展时，除了要满足社会供给关系的体现外，也要保证将自身管理工作落实到位，这样才能保证自身工作的运转更加贴合社会的需要[1]。同时，医院在开展管理工作时，需要将数据信息以档案的形式进行保存，并藉由多种途径进行信息内容的传递，这样才能为医院的长期发展做好基础数据凭证。此外，医院的数据档案能够反映医院各个时期发展过程中所存在的重大事件以及重要人物等，因此开展档案管理，也能够实现利用档案数据来推动医院改革工作的全面落实，更能够实现提高医疗水平的不断提升，所以只有将档案管理工作落实到位，才能为医院的全面发展做好基本准备。

2 当前医院行政档案管理工作开展的问题

1）行政档案管理重视程度不足。根据当前整体数据调研结果来看，很多医院在开展档案管理工作时，对行政档案管理工作的落实并不重视，并且很多医院在具体服务的过程中，除了要对病患实现基本医疗服务供给外，还需要通过经济收入来维持医院的正常运转，所以对于行政档案管理工作而言，由于其自身的特殊性，导致其自身并不能实现为医院创造直接性的经济来源，这也导致医院在进行管理分配时，会更加重视财务管理和基层管理，这也直接导致了行政档案管理工作不受重视。与此同时，很多医院领导其实并没有将行政档案管理工作开展的意义进行全面普及，这也使得普通员工对行政档案管理的重要性没有认知，并且在进行管理时也并没有建立出一定的管理体系和管理制度，这也使得在工作执行时，往往会使行政档案管理工作无法落到实处[2]。除此以外，由于医院整体重视程度不足，这也会导致行政档案管理人员在参与自身工作时往往存在着主动性不高且工作效率较低的问题。

2）现代管理手段应用效果不佳。近几年来，随着技术的不断升级，医院在进行深化改革的过程中也实现了全新技术的应用，但是针对行政档案管理工作开展而言，其管理方式仍然只沿用了传统的档案分类及编码工作，这就导致行政档案管理无法贴合时代发展的需求进行数字化工作的开展。同时，在进行责任落实以及档案考核工作上，也并没有保证能够通过内部制度的有效建设来约束管理人员工作的开展，这些问题加剧了医院无法实现对档案数据信息进行全面处理的问题。此外，由于当前管理工作落实不到位，这也经常会使行政档案的数据内容存在着数据不全或丢失的问题。虽然，很多医院当前都实现了信息化建设，但是很多医院在行政档案管理工作开展时，并没有实现将信息技术进行全面应用，这也使得此类医院往往只能对数据档案进行全面统计，并通过上传进行保存，却无法实现共享平台的打造，这也导致行政档案并不能发挥自身的价值，并且也会使自身在保存的过程中出现使用效率不高的现象。

3）管理人员自身综合素质较低。对于行政档案管理工作来讲，管理人员自身综合素质是否能够匹配自身的工作，则会直接影响到行政档案管理工作开展的最终效果。但是，在很多医院当中，行政档案管理工作人员并非专业档案管理人员出身，很多时候都是由不同专业即将退休的人员来转岗进行档案的管理，这就会使其在业务能力上无法实现对档案管理工作进行全面落实。并且，由于当前医院自身存在着对行政档案管理工作的不重视，这也使得很多医院并没有开设专门的行政档案管理部门，所以这种情况加剧了档案管理工作开展的复杂性。此外，很多管理人员自身由于没有经受过专业的培训，这也使得这种综合素质不高的管理人员无法保证实现对档案管理进行全面创新，进而也会使行政档案管理工作效率不高，从而加剧了管理水平持续走低的问题。

3 有效提高医院行政档案管理工作开展的方式

1）注重现代化技术的应用。现代化管理对于行政档案管理工作的开展而言有着十分重要的作用，因此医院不仅要实现现代信息技术的使用，还要保证联合互联网技术以及智能技术进行全面打造，这样才能实现进行统一档案管理，并确保信息平台的搭建能够实现对数据档案的有效调取，这样才能既实现对档案的审查，又能保证各部门在应用的过程中可以提高对档案调取和使用的效率。

2）实现对档案的合理分类。行政档案管理最重要的是对行政档案的内容进行科目的设置，这样通过分门别类进行管理才能保证对内容进行全面调用。但是，由于行政档案管理内容十分复杂且类型较多，所以想要保证实现对档案进行有效管理，则必须要先做好分类工作。一般来讲，在进行档案管理时，针对行政档案而言要进行集中式管理，并根据不同需求来对档案的用途、来源、类型以及价值进行全面分类，同时还要实现对个别重要档案进行单独管理，这样才能保证对其分类工作的落实能够实现满足不同部门的需要[3]。除此以外，当前信息技术的有效应用能够实现大面积数据转存，所以在进行数字化处理时也可以实现对科目的有效设置，这样就能实现对行政档案的有效管理，并确保在进行应用的过程中能够实现快速查找、及时传递，进而才能发挥行政档案的价值。

3）完善管理人员培训工作。对于行政档案管理工作的开展而言，必须要配备专业的档案管理人员，这样才能保证通过其自身职业技能的发挥来实现对行政档案的有效管理。同时，医院自身也要实现对档案管理人员进行业务培训，并通过多种方式来提高其职业素养，这样才能保证其自身在管理工作开展时，能够通过档案管理人员创新意识的不断提升，来为档案管理工作的开展提供新的思路和方向，这样才能真正实现从根本上提高医院行政档案管理工作开展的水平。

4 总结

对于医院的全面发展而言，行政档案管理工作的现代化建设能够真正的实现满足对档案内容的有效挖掘，并通过信息平台的打造来提高档案调取的快速性，以此就能借由档案的应用来为医院的进一步发展做好准备。