关于单位人事档案归档内容发展变化趋势研究

周安庆

（濮阳市城乡一体化示范区组织人力资源社会保障局，河南 濮阳 457000）

人事档案对个人成长轨迹、事业与生活进行全面记录，是晋升、评级的重要依据。但从实际情况来看，还有许多单位人事档案归档内容质量不高，有些单位人事档案只是人员参加工作时的登记表，并没有其他的详细记录，还有的人事档案，大多以纸质材料为主，出现明显的破损褪色等情况，而且很多人事档案在记录时也存在着真实性无法判定等问题，严重影响人事档案的归档质量与水平。

1 单位人事档案管理现状

为了更好地探究人事档案归档内容发展变化趋势，必须对人事档案的管理模式进行分析，目前我国的单位大部分都采用在职人员和聘用人员人事档案分开管理的制度，而单位人事管理又分为上级人事主管部门和本单位自主管理两种模式。随着单位的员工数量不断增加，聘用员工所占的总数也比较大，使得单位人事档案管理内容变得越来越复杂。许多单位人事档案管理规定是根据1990年颁布的暂行规定，使人事档案管理内容非常陈旧与实际不相适应，在单位招聘时，聘用人员和聘用单位对档案管理缺乏认识，认为有档案不是什么问题，聘用人员的工资没有统一规定。所以。与人事档案管理关系不大。

2 事业单位人事档案归档内容存在的主要问题

1）专业技术人员档案内容材料不够充实。目前在人事档案归档的过程中，并不能够真正反映出专业技术人员的综合优势，而很多材料中包含着实习鉴定考试成绩以及入党申请书等多种材料，与职称晋升没有明确关联，反而占用了大量的档案存储空间，这也使得档案归档非常的困难对于反映砖厂材料的。内容却并没有进行有效处理。这样也使得专业技术人员的评价不够科学。

2）聘用员工档案存放过于混乱。在人事档案中有很多是由工作单位或户口所在地的人才服务机构到单位的，还有的一直保留在学校，甚至有部分员工自行存放，使得档案流失问题非常严重，无法完善建档工作。还有部分聘用员工并没有形成自己的人事档案，只能在新单位以后收集相关的工作材料，对于来单位之前的相关材料无法弥补。

3）档案转交效率低下。单位招聘员工要求提供学历奖惩、个人学习、工作经验等证明，为后续档案转移提供方便。使得档案转交没有硬性规定，导致转交接率低下，用人单位利用档案不方便，很多聘用人员职称晋升工资调整人才培养上，都需要查阅相关的档案资料，所以对档案的查询利用率非常高，而对于人才流动服务机构查阅时递交材料非常不方便，也会严重影响聘用员工的相关培养工作以及待遇落实情况。

3 事业单位人事档案归档发展策略

1）加强人事档案重要性的宣传，实现动态化管理。通过在单位内部对聘用员工人事档案重要性进行宣传与普及，让更多的员工充分认识人事档案管理的重要作用，从而明确档案归档的意识通过档案实例讲解人事档案的重要性，这样也能够帮助员工更加重视档案归档工作，而且要完善档案归档流程，明确取档流程表，让他们严格按照要求签到。做到档随人走，避免出现死档弃档的问题，在档案资料管理时要实现动态化管理，并且针对招工聘用、辞职辞退，对档案进行快速调转，严格按照劳动合同，及时与聘用人员续约或终止，避免出现劳务纠纷等情况。

2）尽快出台专业技术人员人事档案管理办法，统一管理标准。目前我国人事档案管理规定发布于上个世纪，随着社会经济的快速发展，有许多的规章制度已经无法适应现代需要，所以国家必须要及时出台新的管理规定，确保事业单位能够提高档案管理的质量。首先，单位内部主要包括专业技术人员和行政管理人员两部分，对于专业技术人员需要制定专业技术人员档案管理规定，确保专业技术人员职称评价、工资调整有章可循。其次，在专业技术人员档案归档内容时，需要包括基础材料、专业技术资格认证材料、科研技术成果、专业技术成果鉴定书以及优秀工作者材料劳务合同、社会保险材料进行集中管理，对聘用员工需要收集与本人工资定级有关的材料即可。

3）建立健全聘用员工人事档案管理制度。在员工档案管理的过程中，最主要的就是确保档案的真实完整。确保档案转交程序更加地科学规范，在单位招聘人员后，必须要与档案存放中心进行深度交流，保证及时调取档案，避免由私人传递的情况，高校毕业生需要有高效固定人员派送，在转接时还需要建立统一的管理规范及时与毕业单位或原用人单位联系，对缺失的材料予以补充。想要很好地发展人事档案管理，就需从各个方面来入手，将各个方向都进行加强。加强档案的信息化转换，来减轻档案储存及搜索的难度，并逐渐用电子版代替纸质版，以便于资料的收集。

4）加快人事档案数字化建设，实现科学规范管理。通过建立健全人才交流服务机构和用人单位在内的信息档案管理平台，促使各地人才交流中心能够实现在线联网查询，保障招聘人员的所有信息都能够集中处理。信息网络平台必须要加强密码管理和权限设置，没有权限则不能更改，在事业单位需要普及人事档案，数字化管理软件，并且录入档案信息，方便查找与核对地方人事档案软件应该与国家信息系统相对接，对各种数据信息进行全面存储，为个人网上信息查询打下坚实基础。在人事档案管理期间，要完善收集和管理的操作流程，确保及时处理，尽量减少资料丢失的情况，加强档案管理人员的工作水平，让每一位档案管理人员都能够照章办事，严格执行，管理规范，提高自身的管理能力，尽量消除因为人员因素而导致的档案资料丢失的情况。在档案资料管理体系构建的同时，还应该确保整个资料管理的门槛全面提高，加强档案资料管理的科学性，完整性，提高资料归档门槛，对其进行检测和核验，尽可能收集高质量、高价值的资料，提高全员整体质量水平。同时，档案管理人员还需在此基础上明确资料归档服务范围，清楚档案管理工作具体流程。

5）提高档案管理人员专业素养。档案人员的专业技能和专业素养水平会对档案管理工作质量水平产生直接影响。当前，人事档案管理工作逐渐向着专业化、多样化方向发展，特别是新设备、新技术的应用，这些新技术和新设备对从事人事档案管理工作人员的专业素质水平提出更高标准，因此要提高人才选拔门槛，选择具有较高水准专业素养的年轻人。其次，在工作过程中要定时或不定时地对档案管理工作人员进行业务培训，不断提高工作人员的专业技能和服务水平，使其第一时间掌握其对人事档案管理新技能。

4 结语

随着经济的发展，事业单位中人事档案的管理工作也在进行改善，将管理工作中存在的问题进行改善，通过合理科学的措施解决。规范档案管理工作，提升职工的专业水平以及职业态度，在良好的环境中来做好这份管理工作，并结合事业单位的实际情况来进行档案的管理工作，各个部门也相互配合，一起来促进单位人事档案管理的发展，这对职工后期的相关凭证也有帮助。