论加强工程档案管理促进工程建设质量

李虹莹

（开远市工程质量监督站，云南 开远 661699）

建筑工程档案资料管理工作较为繁杂，档案管理人员需要以规范化、系统化的要求为基础，做好工程档案的收集、整理，并做好签证以及工程材料合格报告的同步收集工作。在做好数据记录工作的同时，还要记录好工程技术、进度等，并结合影像与照片等方式，将整个工程建设更加系统地呈现出来。同时，建筑工程档案资料也是一些工作环节所需要的重要凭证，要为工程信息的查询提供重要参考。要加强档案资料收集、编制、管理、利用等各个环节的管理工作，及时发现存在的问题，进行优化改进，有效保障工作质量，助力工程项目建设。

1 工程档案管理对工程质量促进意义的体现

工程质量是指工程满足人们的需求，而且与国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的包含适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性与环境协调性等方面的综合特性相符合。对工程质量的评价不仅限于对工程实体的检查，最主要的是以工程档案为依据，对各类指标是否达标进行综合检测评定。工程档案管理工作基本上要求与工程施工同时进行，如果缺乏工程档案对项目相关工程施工资料的记录，工程施工将难以开展。完善的施工档案为工程的施工提供了依据，只有在施工档案得到完善的前提下，施工才能顺利进行。工程档案管理是工程验收中的一个重要流程，是相关部门对工程质量进行执法检查的一项重要依据。相关部门对工程档案进行严格检查验收，有助于工程质量得到更高的保证；另外，工程档案管理员在工程建设过程中对施工步骤相关的细节进行了详细的记录，而监理人员也会对施工过程实行监控，一旦发现问题及时上报并进行修正，进而保证工程质量。

2 当前工程档案管理工作存在的问题

1）管理意识不到位。在工程建设活动中，项目负责人存在严重的“重建设、轻档案”的思想，一心只抓工程进度，而对于档案管理缺乏足够的重视。通过调查发现，工程建设项目中虽然也会设立档案管理部门，但却形同虚设，档案管理人员在收集档案时只是拿来即可，而没有对档案内容进行深入认真的审核，甚至有的档案管理人员为了省事而将过往档案稍作处理进行存档。这种情况的出现与项目负责人管理意识不到位密切相关，档案管理不是简单地收集存档，而是要通过严谨的管理过程对档案进行科学归类，想要达到这样的目标，档案管理人员的管理意识必须得到强化。

2）档案制度不健全，不规范。建设工程档案管理制度建设相对落后，存在制度不健全、不规范、执行不到位等现象。尤其是在一些基层建设工程项目中，并未真正建立起一套全面、系统、操作性强的档案管理制度，未对档案管理工作形成有效的制度约束。制度上的不健全给工程档案管理工作带来不利影响。此外工程档案管理工作缺乏必要的技术规范，档案管理标准化建设滞后。

3）缺少完善的监督管理机制。建筑工程档案管理质量无法保障，根本原因在于建筑单位常常没有行之有效的监督管理机制，相关人员的行为得不到约束，责任心不强，工作效率不高，导致工作质量低下，归档工作走形式。只有深刻认识到这方面的问题，加快监督管理机制的建设，配合奖惩机制，制定详尽的考核条例和内容，才是解决问题的有效办法。但从实际情况来看，很多建筑单位在这方面都有待加强。

3 加强工程档案管理促进工程建设质量的措施

1）强化管理意识，认识档案管理的重要性。一方面，要广泛宣传档案管理，并结合《中华人民共和国档案法》让他们认识到档案管理是严肃的，必须慎重对待，否则就需要承担相应的法律责任；另一方面，要将档案管理部门独立化，不仅要具有收集档案、处理档案的独立权，还要有独立招聘管理人员的权力。这样一来，档案管理部门的管理意识会得到增强，能够更为主动地承担起应担负的责任。管理意识的强化需要循序渐进，尤其是涉及钱权转化方面更是应该慎重而为，否则会带来一些不良后果。

2）构建企业科学完善的档案管理制度。只有科学完善的企业档案信息管理制度才能够为企业的档案管理工作提供重要的制度保证。比如，针对不同类型的档案资料进行搜集、整理、归档和分析利用，对档案资料的真实性和完整性进行鉴定和统计。对于确定没有使用价值和登记错误的档案资料进行及时销毁，与此同时，还需要针对企业的实际情况建立针对数字档案室建设的细则。比如，在数字档案室建设启动中需要以实际情况为基础制定《数字化档案建设方案》，明确企业数字化档案建设工作的核心标准和规定；在企业数字化档案扫描过程中可以建立《档案资料系统录入规则》；在企业档案资料利用过程中可以建立《档案资料查询分析系统规范》等，总之企业数字档案室的建设要想实现全过程的高效管理就必须要建立科学完善的制度保证。

3）强化工程档案资料形成过程的监督与控制。想要有效优化建筑工程档案管理，首先要强化意识，真正意识到建筑工程资料管理对工程项目的重要意义，改掉往日粗放的管理模式，才能从根本上达到优化的目的。项目开建之初，要根据地方与行业的规范管理办法，编制自己的归档标准、内容和范围，对设计、监理、总包、施工单位进行资料交底，提出并要求实现资料规范化、标准化和系统化的管理目标，将档案资料纳入考核目标进行奖罚，以保证档案管理的效率和质量。在建设过程中，制定完善的规章管理制度，将资料收集与施工同步，渗透到每一个环节。在项目建设之前，与施工单位、监理单位等进行沟通，增强与其资料管理人员、技术人员的合作，做好建筑工程档案的交底工作。在整个施工过程中，做好档案管理业务的指导工作，逐步强化工程档案资料形成过程的监督与控制，保质保量做好各相关部门的档案归档工作。

4）加实现工程档案管理信息化、加大档案管理的安全性。要强化工程档案管理的信息化，运用新思路及新方法，使电子档案管理更加科学化、专业化、规范化，提高工程档案管理的效率。利用软件对档案实现信息化管理，不断压缩工程档案的体积及储存空间，扩大工程档案的储存量，不仅便于档案的存储，还能有效提高工程档案原件的保护水平。加强电子档案的安全管理，为保障工程档案的信息安全，要采取行之有效的安全保护措施，完善安全管理制度，妥善解决档案管理工作中可能出现的安全问题，最大限度地规避人为方面的安全隐患。不断提高档案管理人员的网络技术水平，保持与现代技术的同步性，制定完善的安全防范措施，确保档案信息化系统的安全运行。

4 结语

工程档案是工程建设最真实的反映，是检验工程质量的重要依据。要树立档案管理意识，建立健全相应的管理制度，重视日常的监督工作，不断优化管理制度和体系，使工程档案管理工作规范化、科学化，信息化。让建筑工程档案管理持续适应新形势的发展要求，从而更好地为工程建设工作服务。