建筑工程档案管理存在的问题及处理措施

孙亚辉

（中国石油化工股份有限公司西安石化分公司，陕西 西安 710086）

建筑工程档案是工程建设后的重要凭据，是竣工验收的必备条件。同时也是用来处理审计稽查以及纠纷等事件的依据，更为建筑日后使用、检维修及优化改造提供资料依据和支持。想要更为高效合理化的开展建筑工程档案管理工作，就必须要精确的把控好档案资料的内容以及特征，建立更为科学化的建筑工程档案管理路径，从源头上，提高项目档案管理的品质，推动我国建筑行业的可持续化发展。保存好工程档案，详尽的分析档案管理的路径，通过提升建筑工程档案管理的效果来提高总体的项目质量。

1 建筑工程档案的内容以及特点

建筑工程档案的内容主要分为六类，其分别是建筑工程的前期文件、建筑工程项目管理文件、项目施工文件、项目竣工图文件、项目监理文件以及项目竣工验收文件。

首先，建筑工程档案管理所整理出的建筑工程数据信息具有较强的单一性，且这些数据信息相对独立。其次，建筑工程档案以及单向工程的建设过程始终保持着同步的状态，也就是说，如果单向工程方案开始运行，那么其就会产生出相对应的数据信息。如果单向工程方案竣工，那么相关的数据信息生成也会受到影响，会即可停止。建筑工程档案涉及的范围会比较广泛，其影响着项目的全生命周期，可以较为真实的反馈出建筑工程项目的自身质量，同时其也是质量监管部门验收质量的主要参考凭据，建筑工程档案的真实性会比较强。最后，建筑工程档案是项目整体建设时期产生出的一手资料，所以其现实价值以及利用价值都比较高，可以以其为基准，开展项目考核以及验收等的工作。

2 当前建筑工程档案管理存在的问题

2.1 档案资料管理质量有待提升

在施工各个环节中形成的资料文件，都属于工程档案的管理范围，内容繁多，需要有效地分类收集整理，许多建筑施工企业常常注重档案数量的收集，却缺少专业的甄别鉴定，导致出现许多实用性、安全性较低的材料，长期下去，会对相关部门的档案保管和利用工作产生较大的影响。另外，对于许多重要的签字资料与文件的保管，相关管理人员比较随意，容易发生档案资料缺少、丢失等问题，直接影响整个工程档案资料的保存质量和意义，影响后续的施工建设活动，导致整体管理效率不高，影响企业的经济效益与社会效益。

2.2 缺少现代化的管理意识

现阶段，我国建筑工程档案管理的科学管理意识相对来说比较差，很多管理科室都会将其重心一味的放置到经济层面，完全忽视了档案管理工作开展的重要价值以及意义，档案管理的现代化进程也会过于滞缓，建筑工程内的施工档案没有被当主要的工程管理的依据，导致其档案无法将自身的完整以及参考的效用较好的发挥出来。只会敷衍性的处理各类施工记录内容，哪怕其将记录的内容进行了归档的处理，也无法让其利用价值较好的展现出来。

2.3 缺少完善的监督管理机制

建筑工程档案管理质量无法保障，根本原因在于建筑单位常常没有行之有效的监督管理机制，相关人员的行为得不到约束，责任心不强，工作效率不高，导致工作质量低下，归档工作走形式。只有深刻认识到这方面的问题，加快监督管理机制的建设，配合奖惩机制，制定详尽的考核条例和内容，才是解决问题的有效办法。但从实际情况来看，很多建筑单位在这方面都有待加强。

3 建筑工程档案资料管理的优化路径

3.1 利益牵引，做好档案的管理工作

要严格审查竣工验收档案资料的质量，确保工程竣工验收档案能够发挥凭证作用。工程竣工验收的时候，管理科室的档案管理人员应当与工程项目的管理人员一起，依照建筑工程档案的归档范围要求，全面审核、检查工程建设当中所形成的全部文件，及时解决所发现的问题，查补缺漏，要保证竣工材料的真实、及时和完备，保证其符合归档范围的要求。

3.2 强化档案资料管理人员的职业意识，规范日常工作行为

档案资料的收集、整理和编制是由人来完成的，提高档案管理人员的素质至关重要。在加强宣传的基础上，对档案管理人员应经常开展职业教育培训，组织内外部的参观、交流与学习，保证相关人员都能建立良好的档案资料管理意识和职业素养，不断提升其自身业务素质和管理水平。编制岗位职责，使各级管理人员，明确自身的基本工作程序与目标，以规范其日常工作内容与行为。要求在施工建设活动开工之前，做好统一表格、标准等准备工作，做好施工过程中进度计划制订与调整工作，并在开工后的施工管理过程中，监督检查档案资料记录与整理情况。与此同时，档案资料管理人员需要与企业进行沟通，协助工程管理人员，与设计单位进行沟通，及时了解设计变更的情况，并做好标准文件与图集的收集保管工作。对于管理性的文件，需要根据项目的基础、依据与实践等，做好文件的整理组卷工作，并对验收记录进行检查。资料管理人员发放的图纸资料，需要与清单一起整理并存档，做好工程资料的整理与汇总，以此保证整体的工程质量和后续需求。

3.3 强化工程档案资料形成过程的监督与控制

想要有效优化建筑工程档案管理，首先要强化意识，真正意识到建筑工程资料管理的重要性和对工程项目的重要意义，改掉往日粗放的管理模式，才能从根本上达到优化的目的。项目开建之初，要根据地方与行业的规范管理办法，编制自己的归档标准、内容和范围，对设计、监理、总包、施工单位进行资料交底，提出并要求实现资料规范化、标准化和系统化的管理目标，将档案资料纳入考核目标进行奖罚，以保证档案管理的效率和质量。在建设过程中，制定完善的规章管理制度，将资料收集与施工同步，渗透到每一个环节。

3.4 完善档案管理制度，打好建筑工程档案管理基础

建筑工程档案的管理过程中，档案传递和变更频繁，容易使档案的完整性受到影响，档案的管理工作难度加大。各部门需要对档案的传递情况以及增减变动情况及时做好记录，实时、有效、完整地记录档案的传递情况、变更情况、修改情况和作废情况等。依据记录才能对档案实行有效地跟踪，防止档案损毁、丢失或者失效，建立健全各项工程档案的管理制度，并确保制度的有效执行，才能切实保证档案的完整、有效，确保相关部门能够获得及时、有效的档案资料或者信息。

4 结束语

依据文章上述的内容可以了解到，分析建筑工程档案科学化管理实现的路径十分的重要，通过开展科学化的建筑工程档案管理工作，可以有效的提升项目的品质。想要更好的实现档案的科学化管理，那么就需要强化企业的档案科学化管理认知意识，构建更为完善的档案科学化管理机制，补充其内容，同时还需要加强数据信息的采集管理工作的严苛性，严苛的管控档案的品质，推行数字化的建设，提高档案开发以及使用的价值，让其工作方式更为科学化，保障档案的管理质量。