大数据时代三级医院档案资源管理的实践与探讨

陈伟国

（广东省佛山市第一人民医院，广东 佛山 528000）

作为记录医院医疗、科研和管理活动的重要载体，医院档案资源已成为社会信息资源的重要组成部分。实现三级医院档案管理工作的现代化、科学化及规范化是新时期档案管理的发展目标。

1 现代档案资源的主要特征

档案资源总量巨大，正逐渐形成一个巨大的档案资源库；档案数据资源的处理速度加快；档案资源种类趋于多样性，主要体现为载体的多样性和档案资源信息格式、特征、形式的多样性；档案资源的价值提高，具有不可替代性。

2 大数据时代医院档案资源管理面临的挑战

与传统单一纸质档案相比，大数据时代的档案资源还包括了一些底层化、碎片化及复杂化的信息资源，增加了档案资源保管和利用的难度[1]。目前三级医院档案资源在管理模式上仍以“保管”为主，加工和转化能力严重不足，导致多年累积下来的丰富和有价值的档案资源得不到深度开发和有效利用；在点对点的个性化服务尚处于较低水平阶段，从数据资源中去发掘新内涵和新的知识节点还做得不够。

3 大数据时代医院档案资源的管理策略

3.1 以服务方式的创新促进档案开放的进程

首先是服务方式的创新和突破，要拓宽服务内容，在保留档案日常调阅、咨询的基础上，逐步延伸到为医院机关、各职能管理科室和临床科室提供档案数据分析服务、数据挖掘服务和“一对一”的个性化服务上来[2]。

我院始建于1881年，从昔日简陋的教会诊所，发展为如今具有鲜明特色集医、教、研为一体的大型现代化“三甲”综合医院，留下大量的医疗档案和文史资料，在院内各部门档案管理人员的通力合作下，为医院“院史展览馆”的建立以及“医院院志”的编写提供了大量详实有效的布展和编撰材料，极大地提升了静态档案资料的开放及利用价值。在实践中不断寻求更有效的方法为医院的决策、医疗和科研服务，比如《医院科研教学管理系统的研发与应用》系统的开发，对档案进行电子化、数字化管理，每年为全院各科室提供科研档案的保存、借出等服务，为临床科室科研项目的开展、医务人员职称申报资料组织提供保障。

3.2 进一步加强医院档案基础网络设施的建设

大数据环境下医院的档案管理部门与计算机网络系统紧密相连，医院档案资源应充分利用新媒体平台进行移动式服务，选择并构建适合医院管理，与医院原始行政办公体系连为一体的新型软件系统，使档案管理具有可持续发展空间[3]。

3.3 健全和完善各种业务管理制度

大数据时代将对医院档案管理制度的建设提出更高、更细致的要求：包括完善岗位管理标准规范和制度，制订清晰、确切的岗位管理职责等，各项管理制度的建设可以同“三甲”医院的复评工作紧密结合，相互促进，同步发展完善。比如《2015年医院管理制度汇编》及《2018年医院管理制度汇编》的完成，就为持续深化医改大背景下，医院科学管理、提升经营效益、高质量发展提供了工具性资料，在我院成为广东省首家“三甲”复评合格医院建设中也起到制度建设整合与保障作用。此外，《医院档案分类办法》等一系列具备可操作性的内部规范，也为拓展档案管理业务及信息化、网络化管理奠定了 基础。

3.4 实现档案管理的标准化

大数据环境下，无论是档案收集、整理、录入及归档都应有清晰与明确的目标，制订操作性强的管理实施细则，使档案起到应有的作用。部分三级医院档案信息化过程中还存在各部门间相互割裂，隶属关系模糊，工作职能重叠的现象，尤其是没有一个统一的、约束电子文件与签名的标准，在一定程度上阻碍了信息化建设的进程[4]。

3.5 促进医院各类档案资源的整合与共享

大数据时代档案资源的显著特点之一是其存在形态的碎片化，导致散落在医院各部门和各自独立数据库中的档案资源之间无法互通互联，如何对其进行有效整合，构建一个开放式的共享体系和高水平、高标准的档案服务平台，是医院档案管理部门的一项重要职责。我院的做法是将每年党政团、医疗档案和设备、基建、会计、后勤等文件材料进行统一收集、分类、整理、鉴定、归档，通过网络档案管理软件和建立的档案检索目录、统计台账，实现档案归档、检索查询的计算机化，为医院档案资源提供最便捷的共享查阅模式。

3.6 加大医院档案资源的宣传力度

大数据的特点之一是信息的海量和繁杂，很容易导致许多有价值的档案信息淹没在信息海洋中，创新宣传模式尤为重要，应突出特色档案馆藏资源宣传，为此我们主动编撰了《全宗指南》、《组织沿革》和《大事记》等10余种文献汇编供医院宣传科在院内网站编写新闻稿件时参考。

3.7 提高医院各类档案资源管理者的综合素质

档案资源管理人员首先应具备大数据的视角和思维理念，通过学习交流、系统培训，逐步使之成为既懂档案管理又懂计算机的复合型人才，能主动高效捕捉需求信息，例如由我院档案管理人员提出的“关于绘制医院机构组织框架图”的建议就被院领导认可并采纳，系统、扼要地反映了医院年度的组织变化及其发展情况，为医院医史管理提供了动态的机构沿革资料。

4 结语

综上所述，档案管理工作是医院医疗、科研和管理的重要支撑和保障，对医院整体医疗管理水平、竞争力提升以及医院的长远发展等意义重大[5]。正视当前医院档案管理工作中存在的不足，以时代发展需求为导向，不断探索和创新档案管理新模式，就有望实现医院档案管理的协调与跨越式发展。