探索研究文书档案的数字化建设

曹 翠

（菏泽市牡丹区商业服务中心，山东 菏泽 274000）

1 前言

在单位发展过程中，文书档案所拥有的信息资源对于单位的发展具有非常重要的作用，尤其是随着当前单位工作过程中，文书档案管理对象、管理数量都在不断增加，这对于文书档案管理工作带来了极大程度的挑战。而加强单位文书档案管理，数字化建设工作水平，不仅仅能够使传统文书档案管理工作方式所存在的问题得到解决，同时在档案管理工作过程中，还能够使管理工作效率大大提升。

2 文书档案管理现状及信息化建设意义

2.1 文书档案管理工作现状

我对当前单位所开展的文书档案管理工作进行深入调查，以及分析之后，能够发现在文书档案管理工作过程中，纸质文书档案仍然是当前大部分单位基础管理工作的一部分，但是这种方式在当前新时期发展背景下已经渐渐落后，属于非常传统的管理方式，所存在的问题越来越突出。首先是在文书档案管理工作过程中，管理工作难度越来越大，因为随着当前文书档案管理工作所涉及项目以及数量越来越多，所以纸质文书档案在管理过程中，因为受潮破损和遗失所导致的档案管理工作困难程度大大增加。其次则是文书档案管理工作成本比较高，因为在管理过程中，大多数时候仍然是以纸质文书档案进行载体进行档案资料的管理及存放，所以无论是在空间上还是时间上都需要投入更多，大大增加了文书档案管理工作成本。最后主要是安全问题。因为对于单位来讲，在过去传统的文书档案管理工作过程中并没有增设专门的部门，所以管理工作比较混乱，在实际管理过程中存放安全问题频频出现。

2.2 文书档案管理数字化建设意义

根据对当前单位所开展的文书档案管理工作现状进行分析，以及结合当前新时期发展背景下对文书档案管理工作所提出的要求，需要在当前单位文书档案管理工作过程中加强数字化建设，这是一项非常必要而且重要的工作。先通过加强数字化建设，能够对过去传统的文书档案管理工作方式以及理念进行全面转变，将为主档管理工作与现代化，以及数字化管理工作之间存在的差距缩短，增强文书管理工作水平。其次则是增加文书档案管理工作安全性，因为在文书档案管理工作过程中，通过数据化的管理方式对文书档案进行储存以及利用，所以文书档案的保护程度会更高，安全性会大大增加。再次主要是深入贯彻落实党中央所提出的加快档案信息化建设工作要求。所以对于当前的单位文书档案管理工作来讲，加强信息化建设与数字化建设是非常必要而且重要的工作，在当前档案管理工作部门发展过程中，是需要高度重视的一项问题。

3 文字档案管理数字化建设方法

文字档案管理数字化建设方法主要有：建设数字化管理系统、数字化管理系统网站的建立、文书档案馆体系的建设以及重视注意 事项。

3.1 建设数字化管理系统

对于数字管理工作来讲，如果想要真正实现数字化管理，就需要在进行数字化转变的过程中，首先针对管理系统进行数字化建设。所以第1步是需要对单位的实际工作设备进行全面的摸查，将一些新型的数据设备在单位文书档案管理工作中进行应用使文书档案管理工作能够依托新型数据设备进行档案数据库的建立，使数据库本身的先进性得到提升。第2步则是针对档案数据库的管理工作人员需要进行认真的输入检验，从而保证在文件资料录入的过程中准确性能够得到提升。最后一步则是对于文书档案的原文件的数字化处理工作需要进行全面重视，并加强在进行数据化处理的过程中，使用扫描仪以及数码相机等数字化设备，对纸质文书档案进行处理与转变。

3.2 数字化管理系统网站的建立

所谓的局系统网站就是指管理人员需要结合网站的资源管理以及共享模式，根据单位文书档案管理工作提升要求以及效率提升要求，对系统网站进行建立。同时对于系统网站的建立来讲，需要再进行局系统网站注册的过程中，由管理人员和政府网站进行充分连接，使文书档案资源能够在网络层面上实现资源共享，增加单位文书档案管理资源的利用效率。除此之外就是在进行数字化管理工作过程中，应当逐步实现针对文书档案的现行文件查阅方式网络化转变，从而为事业单位相关服务提供依据，依托网络平台提供更加高效的文书档案服务工作。

3.3 采用动态化的档案信息管理方式

应用目前快速传递的数字分析方法数据化存储方法，刻不容缓地进行档案系统的转移。如：在档案信息的复制过程当中，不仅可以应用Excel提供的一键粘贴功能，还可以应用大数据库提供的图文转换功能，这些数据化的功能都可以降低工作人员的工作难度。同时，档案管理的工作人员还可以应用service系统提供的相关数字转化功能，或者是Python系统提供的自动学习功能来进行更加高效的数字管理。结合档案信息化建设工作实际需求，对档案电子文件装订方式、存储格式、管理架构以及人员专业技术进行全面分析，对工作流程进行有效完善，保证管理、保管、移交统一性。最后，应严格管理涉密档案，可以对此类档案进行登记目录，开展备案备查工作，全面了解当前档案管理情况。

3.4 重视注意事项

在进行文书档案管理数字化建设过程中，需要针对文书档案的原始文件进行保管，因为在进行电子化扫描的过程中需要将档案拆开，如果在拆开以及再次保存的过程中不注意，可能会导致原始档案出现丢失或破坏的情况，在今后如果出现其他问题时，将不能找到原始资源进行核对。除此之外，就是针对文书档案的保密以及保管工作要进行全面加强，虽然在数字化管理过程中，文书档案资源不会因为材料是纸质版而出现丢失以及遗漏，但是在网络资源共享的过程中，可能会因为一些网络漏洞而导致信息资源被泄露，所以需要就数字化建设过程中的文书档案保密以及保管工作进行全面加强。

3.5 加强信息安全防护

首先，单位需要增强管理工作人员安全意识，让工作人员严格开展档案资源信息安全鉴定工作，让档案开放范围以及安全保密程度得以明确化处理，让档案安全管理工作开展有效性得以提升。其次，单位应开展档案资源存储杀毒工作，应在实际情况基础上，装设杀毒软件以及防火墙，并对硬件设备、软件设备开展定期升级维护工作。最后，在信息化档案建设中，需要对数据备份功能、数据恢复功能予以全面应用，确保档案数据信息安全防护工作开展综合性。

4 结束语

综上所述，对于文书档案管理工作来讲，在当前时代发展背景下，数字化建设是必然的发展方向，也是提升文书档案管理工作水平及效率的必要手段。因此在当前时代发展背景下，需要针对文书档案数字化建设工作进行全面分析并且及时指出问题并解决，使文书档案管理数字化建设工作，能够拥有稳定的基础并且实现针对性的管理水平提升。