探讨数字化技术在档案管理工作中的应用

黄绍梅

（临沧市档案馆，云南 临沧 677000）

随着互联网技术的飞速发展，数字技术被广泛应用于普通民众的生活和工作中，其中数字化技术已被用于文件管理，以有效地提高工作效率和质量。档案管理的数字化是在档案管理链接中使用数字信息技术，将纸质档案转换为数字电子档案，并将其存储在档案管理系统中。数字化技术将档案的存储形式发生巨大改变，包括后续的查找方式也随之有所改变，从而使档案管理操作的创新发展得以继续。数字化技术的最明显优势就是大大节约了档案存储空间，并通过对文件管理内容进行分类，在查找、存储档案资料是提供了极大的便利。在数字档案管理中，始终坚持真诚，有效，安全，便捷的服务宗旨，大大提高了数字化管理的效率。

1 数字化技术特点分析

1.1 依赖虚拟化载体

数字化技术主要利用各类信号进行数据和信息的加工、传输和存储，信息和数据的载体需要依赖大容量的计算机内存，还包括一些服务器和光盘、磁盘等，数字化技术需要依赖计算机设备进行查阅和处理，从这个角度上讲，这项技术依赖于虚拟化载体，也是数字化技术的基本特征。

1.2 信息处理快速

数字化技术的另一个显著特点是信息处理速度，数字化技术以快速的处理和传递信息为优势，要知道计算机的计算速度是目前来说我们生活中最方便快捷的，这个信息化时代，数据的处理速度是相当重要的，对信息数据的处理速率决定了数字化技术的强大优势，这一点也恰恰符合了档案管理数字化的条件。

2 数字化技术手段在档案管理工作中运用存在的问题

2.1 档案管理数字化系统发展尚不成熟

档案管理数字化进程在不断的推进，但其实这个技术并不成熟，目前还没有一个完整的系统，两者还没有很好的结合。档案资源的管理和使用都需要一个全面的资源平台，但目前而言，档案管理数字化系统发展尚不成熟。长期以来，档案管理资料的作用只是提供服务咨询和材料证明的作用，在实际的使用和服务上都缺乏创新性的突破，造成档案管理工作仅停留在表层以上，缺乏开发与挖掘的深度，因此，众多的档案管理服务工作无法全面铺开。

2.2 档案管理数字化建设缺乏统一的标准和规范性要求

在档案管理数字化的大趋势下，很多地方部门的档案管理都在使用这种模式，但是却没有得到很好的效果，大家都只知道一个大方向，就是将数字化技术应用于档案管理，但是如何具体的运用却没有一个标准。这使得档案管子数字化进程变得缓慢，甚至有些停滞。必须要有标准的，规范的改革操作，才能使数字化技术更好的应用于档案管理工作之中，才能发挥它的最大效用。但是目前而言，我国的档案管理还缺乏标准化的建设，对于数字化技术在档案管理中运用相关规范和具体要求尚不健全。

2.3 档案管理数字化工作存在较大的人才缺口

数字技术的创新形式及其在档案管理业务发展中的应用需要具有专业素养的档案管理数字化的人才。然而现在我国对档案管理领域的人才培养还没有给予足够的重视，这门学科并不受很多人喜欢，而且由于大学开设相关专业的课程很少，因此在人力资源市场上这种人才少之又少，人才缺口很大，很难满足当前数字化档案管理工作的需求。

3 数字化技术手段在档案管理工作中运用的改进措施

3.1 着力加强档案管理数字化体系的建设

没有规矩不成方圆，档案管理体系的不够完善，使档案管理数字化工作不能够顺利进行，导致很容易在档案管理过程中出现纰漏，从而使档案管理无法高效的去完成，无法满足工作需求，从而丧失了档案管理和建设的现实意义。但是在当前的档案管理中使用数字化技术手段，这些现象仍然普遍存在，这很大程度上会阻碍档案管理数字化工作的快速发展和创新体系建设。因此，注重加强档案管理的数字化建设对于工作效率有着很大的现实意义，我们要注意管理体系的系统化建设，以确保档案管理的准确性和完整性。有效的利用数字化技术进行档案管理需要充分利用信息化整合技术，另外，标准化的档案管理可以极大地促进档案管理的数字化。

3.2 注重培养具备数字化技术与档案管理专业的综合性人才

在工作人员的配置方面也需要得到我们的重视。术业有专攻，具有专业素养的专业人才是数字化技术得以在档案管理工作发挥最大效用的基本条件。首先，具备优秀的专业素养，要有能力去胜任这份工作，要有一定的创新思维，不怕吃苦，勤奋好学。其次，工作单位要通过一些适当的举措积极吸引一批具有专业素质和综合技能的数字档案管理人才，并在人才招聘、待遇等等方面做出改变，吸引高素质人才的注意和加入。

3.3 健全工作监督机制

要注意增设工作监督小组，在管理工作的各个环节都要确定总负责人和监督小队，负责人应定期地监督和审查记录管理工作，以确保记录管理过程的正确性和标准性。同时，监督人员必须在每次检查后提交检查内容和具体情况，将记录制成表格整合到一起，并将其提交给相应部门的负责人进行审查，保证监督工作的严谨性。要保证每个环节的检查都要由该环节负责人亲自签字确保监督的真实性。在完成批处理文件的审查和管理工作之后，有必要立即审查结果，要及时地发现问题，并且尽量在问题初期就提出解决方案。要注意的是，要定期的处理总结之前的监督报表，没有问题的监督报告可以忽略，要着重注意发生问题的监督报表记录，并且整合资料存储起来。在确认文件审阅项目的质量已通过认证之后，即可交付或存储文件资料，从而确保数字化档案管理的质量。

4 总结

数字化技术手段在档案管理中的运用，可以极大的节省人力物力和财力资源，将人力逐步向服务转型，不仅仅使档案管理更加方便快捷，并且在需要查找档案资料时，可以快速准确的找到响应的档案资料，存取档案的过程简化大大提高了相关工作的效率。数字化技术在档案管理工作中的应用，也顺应了当今信息化、数字化的世界的趋势，是档案管理模式的一大革新。