关于人事档案数字化管理方向的探讨

王 则

（扎赉特旗人力资源和社会保障局干部人事档案管理中心，内蒙古 兴安盟扎赉特旗 137600）

人事档案中所具有的内容十分广，不但有个人的经历，并且也是组织对于个人展开的全方位评估和参考。当前，中国人事档案信息管理有些落后，应该对于一些影响人事档案管理效果的原因进行归纳，而且要积极研究和讨论人事档案数字化管理以及建设方面的问题，提高人事档案管理的效率。

1 人事档案管理的状况

1）人事档案的真实性得不到保证。人事档案的核心就是它的真实性，若是不能确保原件的真实，就会失去其本身存在的意义。人事档案管理过程中，弄虚作假的状况经常发生[1]。如果有的人为了满足个人的欲望，运用各种关系找到人事档案管理人员改动姓名、年龄等有关项目来做到晋升、退休、调动、参军等目的；有些人为了晋升到较高的领导职务，运用多种方式制造出一个假的履历、学历以及入党资料等，也有一些贪污人员经过伪造档案资料进行打击报复，为职工带来很大的身心伤害，这几个情况会让人事档案失去其真实性、严肃性以及准确性[2]。

2）人事档案资料收集不全。人事档案资料大多数有形成时间长、有很多种类、多种形式、延续性等特征，若是不能够将人事档案及时归档，就会让档案的内容残缺甚至丢失[3]。若是有人在写自身的经历、年度考核等有关表格的时候会敷衍，导致履历表、工资、职称、年度考核、表彰、处罚等资料不能收集完全，就需要人事档案管理人员有很强的责任感，一个人由开始工作到退休都要在年龄不断升高的情况下进行及时的跟踪和收集，及时归档，确保归档资料可以真正的展现每个人在不同的时间段内的政治表现、工作情况，成绩贡献、技能专长等几个层面的状况。

2 人事档案数字化管理的优势和作用

1）保护档案资料，剪短查找时间。运用计算机中的扫描功能让人事档案资料实现数字化管理，制定出数字形式的副本，使人事档案不去受孤本的局限性，增加档案的应用范围，更好的延伸档案的使用时间[4]。完成档案数字化管理以后，能够快速经过查阅有关字段，找到需要的档案资料，减短查询档案的时间，为完成档案信息资源分享奠定良好的基础。

2）异地备份存储，避免档案改动的情况。人事档案数字化管理的优势是让管理更加便捷，不足是对于信息的真实性有很大的影响[5]。由于以前的动手操作改动档案会有比较明显的改过痕迹，比较容易认出来。而在信息化管理氛围中，人事档案的管理修改以及重新编辑都不容易留下痕迹，进一步导致人事档案数字化管理在真实性层面不能够获得有效保证。为了确保人事档案的真实性，单位可以把人事档案数字化以后要准备好几份文件备份，分别将其以上的主管部门、区委组织部和档案馆异地保存，为随时发现问题提供有效的依据，这不但提升了工作效率，而且改变了目前情况下人事档案管理的不足。

3）人事档案管理趋向信息化，更加方便和快捷。人事档案管理实施信息化管理是十分有意义的，能够更好的造福子孙后代。基本数据可以全部录入，能够实现几次重复运用，主要是人事档案信息化管理能够在档案管理内部展开数据分享，让运用档案变得更加方便和快捷。

4）管理人员要选择合适的人才。现今社会已经逐渐进入互联网信息时代，雇佣单位能够直接登入互联网找到应聘人员的个人信息，对于所需要的人才给出明确判断以及选择，在职工任职时间内，雇佣单位能够运用互联网把职工的表现传到人才管理中心，逐渐完善有更新应聘职工的个人信息，增强对于要聘用人员的社会监督以及管理。

3 人事档案数字化管理的策略

1）构建完善的数据库。为了让人事档案实现数字化管理与建设，应该有一个数据库作为载体，存下人事档案数据，不仅可以为信息数据的存入以及储存给出很好的硬件设施，而且还可以防止数据存在丢失的情况。在具体情况下，单位能够运用下面几种方式构建完善的数据库：其一，每个单位的人事档案的构建应该按照单位的具体规模去制定，在计算机技术的支持下，把人事档案随时存入到体系之中，而且逐渐完善每个部分的功能，比如：存储、查找、同步、备份等功能；其二，逐渐完成人事档案信息的数字化，单位人事档案管理部门需要派出专门人员严肃审核纸质版档案数据，而且对档案数据进行综合编辑，把其通过简单的方式存入到数据库中。在这个过程中，应该安排专门人员将纸质版资料与电子版做比较，防止有关数据信息存在错误以及遗漏的情况，确保数据的准确性。其三，构建数据库应该分成两个层面，分别是前台和后台操作系统。前台操作系统的主要功能是可以随时对计算机中的人事档案资料进行查阅、整合等，主要有简单、迅速等特征，提升人事档案数字化管理的效率。后台操作系统的主要功能是可以便于管理人员改动以及完善人事档案，确保数据的合理以及完善。

2）增强信息的安全性。为了提升人事档案数字化的管理效率，应该运用恰当的形式增强信息的安全管理，确保数据信息的安全性。其一，档案管理部门需要更好的注重数字化管理以及建设，把人事档案的管理逐渐朝着多元化和服务化的分析改变。其二，增强管理系统和数据库的安全管理。即使比拥堵有可能侵入电脑，但要是管理人员不去任意下载没有关系的软件，不轻易打开陌生的网页，重视平时的杀毒以及管理，就能够在很大限度上防止病毒的入侵，确保人事档案有关信息数据的安全性。在条件可以的状况下，能够增强网络的安全管理，让黑客侵入的概率逐渐变低。其三，完成数据信息的分享。单位中的人事档案 信息不应该对外公开，所以，在公司中，人事档案信息数据能够和一些部门分享，不仅可以提高信息管理的效率，而且还可以增强每个部门之间的沟通，让单位信息得到全方位管理。

3）系统的设置和维护。有系统更新改变得到速度和计算机病毒的影响，如果单位没有按照时间及时的维护具体设备和系统，就很容易造成数据丢失的情况，也会导致计算机系统崩溃情况的出现。为了确保信息的真实性，应该按照规定时间对系统升级、硬件设备等几个层面进行系统的维护。其一，选择恰当的操作系统以及软件。把人事档案信息数据存入到系统中，防止不符合实际的系统以及软件影响管理的效率。其二，单位人事档案有关的管理部门需要派出专门的管理人员全方位检查计算机系统、有关管理软件和计算机硬件，还有环境层面、软硬件质量层面、计算机具体运行状况等。

4 结束语

总而言之，在信息技术迅速发展，在每个领域内都有其身影，人事档案管理还需要作出一定的改革，改变以前的管理理念以及方式，根据计算机技术对于档案展开全方位的管理与运用，提升人事档案管理的效率以及运用价值，在确保档案资料的安全以及完整的同时，为单位未来的发展打下坚实的基础。