试论新形势下如何做好事业单位档案管理工作

孙晓红

（山西省运城市盐湖区法律援助中心，山西 运城 044000）

档案承载着重要的人才信息，是事业单位了解人才情况最基本、最主要的依据。利用档案信息，可以清楚准确地了解一个人的基本信息和综合素质，特别是人事档案管理工作影响着事业单位人力资源分配和对员工的评价，甚至影响着事业单位未来的发展。科学管理人事档案，是发现人才、识别人才、培养人才、使用和管理人才的重要手段，对培养和开发人才具有重要价值和意义。笔者拟对当前人事档案管理工作中存在的问题和加强人事档案管理工作的对策进行初步探讨。

1 新时期事业单位做好档案管理工作的意义

随着经济的不断振兴，我国社会主义事业得到了长足发展，从而加大了事业单位档案整理的工作量，而在这种情况下，对事业单位的档案管理工作进行合理的提升，可以有效推进事业单位的经济发展。同时，加强档案管理有助于单位文化资源的充分使用。在事业单位中，档案中的资料包括事业单位员工的工资情况，所以加强档案管理还可以有效保障档案资料的真实性，从而避免给员工错发工资的情况出现。

2 目前我国事业单位档案管理面临的主要问题

2.1 事业单位的档案管理工作方法有待创新

事业单位以往的档案管理工作主要以纸质方式储存保管与查阅，在这样传统的形式下，随着时间的推移，纸质资料容易出现破损与丢失的现象，这对于档案资源的管理无疑是一个重要问题。在纸质形式保管下，档案资源若想历久弥新完整保存，对于档案管理部门而言是非常困难的，而有些事业单位的管理人员对于这项工作的重视程度也不够高，松懈的管理方式对档案管理工作造成了很大的困扰，影响了事业单位的发展脚步。

2.2 对档案工作认识不到位

档案工作是普通的、琐碎的和晦涩的工作，工作结果不容易显示。一些业务部门负责人对人事档案的管理通常是“讲话时重要，说话时次要，忙时忘记，使用时必须”。不少人认为人事档案管理是关于接收和发送、拾取和发布、复制和写入、搜索和使用，不会直接产生工作收益，对于单位来说，这不是重要的工作，并且不需要投入太多的精力和财力。因此，人事档案管理不被重视，不能放在适当的位置。人员、财务、材料和其他方面没有得到充分的加强和保护，处于被动应对状态。难以充分发挥其服务功能，影响人事档案管理[1]。

3 事业单位档案管理措施

3.1 强化事业单位档案信息化建设软硬件基础

软硬件设施的完善将直接影响机关档案信息化建设的有效性。因此，必须加强事业单位档案信息化建设的软硬件设施，为档案信息化建设打下坚实的基础。一是事业单位必须为档案信息化建设提供足够的资金支持，将档案信息化建设纳入单位年度工作计划，增加单位档案信息化建设专项资金。同时积极上报档案信息，争取上级管理部门的政策支持和财务支持。上级管理部门应当对下级单位的档案信息化工程进行系统的论证，以防止低级重复建设。在大数据环境下，对机关档案信息化建设提出了更高的要求，在此过程中，必须完善相应的软硬件设备，以确保事业单位的档案信息化建设与时俱进。

3.2 提升档案管理人员的综合能力，实现信息技术的有效运用

新时期事业单位档案管理工作创新发展过程中，提升档案管理人员的综合能力是重要的一部分。在档案管理中，如果对档案管理的机制体制以及设备都进行了完善和改进，而员工不具备专业的素质，会造成档案管理工作人机不协调的问题，只有具有优秀和专业的档案管理队伍，才能为档案管理创造更大的价值，还可以保障档案管理的标准性以及可靠性。在档案管理工作中，档案管理的质量是最为重要的，想提升档案管理的质量，相关人员必须具备专业的技术和专业素养。一要加强对档案管理人员综合能力的培训，提高员工综合素质，二要在招聘档案管理人员时，倾向于可以操作现代设备的高素质、高水平的人员。档案管理的重要部分是档案的机密性[2]。

3.3 加强组织领导以提高人事档案管理水平

事业单位应当提高档案管理工作的重要性，并将其纳入议程：第一，要建立档案管理工作领导机构，并定期检查、指导和监督档案管理工作。其次，要结合单位的实际档案管理工作，建立档案管理标准升级评估机制，对档案工作进行定性和定量评估，并按照上下级原则进行动态管理；同时参照国家档案馆有关标准建设，建立健全质量管理体系。基层事业单位的管理水平与社会发展密切相关，对促进社会的稳定发展发挥了非常重要的作用。目前，每个单位可以根据单位的具体情况研究制定档案工作质量评价标准，并积极组织实施，以促进档案工作的制度化、规范化和科学化建设[3]。

3.4 多措并举，提高规范化管理水平

规范化管理水平是提高人事档案管理质量的关键。要严格遵守干部人事档案的收集制度、识别制度、分类制度、检查（借用）制度、转发制度、保密制度、存储制度等各种规定和制度，并使用规范人事档案的制度管理。人事档案的资料来源广泛，相对分散且集中使用，这就决定了人事档案管理人员应在充分调查研究的基础上，有针对性地进行收集以及从有关单位和部门进行后续收集。同时，要严格检查，认真识别存档材料，并注意人事档案的完整性和真实性，检查材料是否符合标准，是否有遗漏，出生日期和工作时间前后是否一致；检查材料是否由组织审核和盖章或由他们自己签名；收集的资料是否完整，例如政治评论资料、纪律和法律相关资料等，都是完整的资料集；查看案卷是否标准化，纸张规格是否统一以及边缘的装订线宽度是否一致。在人事档案管理过程中，只有坚持按照制度，遵守规定的原则，认真负责，才能真正做好这项工作[4]。

4 结束语

综上所述，在社会的不断发展中，事业单位对于档案管理工作的创新是必然的，只有提升了事业单位的档案管理工作，才能进一步促进事业单位的发展。想提升事业单位档案管理工作，应该让档案管理工作与现代科技发展相连接，充分利用现代社会的信息化资源，加强对档案管理工作设备的提升，并且还要通过加强员工的综合素质来强化档案管理工作[5]。