高校科研档案管理浅议

李 觅

（武汉音乐学院，湖北 武汉 430060）

科研档案是高校档案的重要组成部分，积极探索科研档案的工作规律，优化管理，充分发挥科研档案在科研决策、学术研究以及科技创新等方面的价值，服务好高校教学行政工作，是当前高校科研档案管理工作的重中之重。

1 高校科研档案的概念

根据国家档案局《科学技术档案工作条例》，科技档案包括科研档案、生产档案、基建档案等。科研档案是指在自然科学研究等活动中形成的应归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等不同载体的文件材料[1]。高校科研档案主要是指高校学术团体或教师个人在科研项目（课题）的综合管理、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等阶段形成的不同载体的文件材料，及其二次或多次开发的信息产品构成[2]。

2 高校科研档案的意义

1）开发资源，为教学活动服务。高校教学和科研是相辅相成、相互促进的。通过开发利用科研档案信息资源，科研档案中新的学术观点、思想理念、研究方法、科学技术等均能有效地渗透拓展到教学中，极大地丰富高校教学内容，促进教学水平和教学质量的提高，为高校教学活动服务。

2）提高效率，为学术研究服务。科研工作的推进需要传承过往的科研基础，任何科研项目的开展都必须参考过去的相关研究，借鉴过去的已有成果，利用其中依旧有效的数据资料。高校教师及学生充分利用科研档案，能有效规避重复研究，能避免不必要的浪费，藉此提升科研工作的推进效率。

3）学术交流，为科技创新服务。高校科研工作需要学者在沉淀于书斋，踏踏实实地进行基础研究的同时，更需要学者频繁的进行学术交流，特别是重视和兄弟院校之间的学术交流和思想碰撞，在交流和碰撞中产生新的火花，进一步促进科技创新。除了参与各种规模性学术研讨活动，互相联合开发利用科研档案，也是进行学术交流的重要方式，藉此有利于不同高校协同共进、交流创新，攀登学术新高峰，为社会技术进步发挥应有的作用。

3 高校科研档案管理方法

唯有科学合理地管理，科研档案才能彰显其自身价值，才能真正起到为高校的不断发展提供智力支撑的作用。对于科学有效管理高校科研档案的可行路径，笔者认为可以主要从如下几个方面考虑。

1）健全完善相关规章制度。目前，高校档案馆采用集中统一管理方式保管档案，为科研档案的科学管理提供了有力的体制保障。然而，具体到科研档案在从形成到收集整理再到开发利用等各个环节的相关规章制度还有所欠缺。例如，在科研档案形成环节，就缺乏顶层设计及相关制度，档案部门缺少对这一环节的介入，往往都是科研部门交什么就收什么，导致高校科研档案质量参差不齐。因此，健全完善科研档案管理的相关规章制度是非常必要的，这是确保科研档案完整性和系统性的关键所在。

2）深化创新管理技术手段。众多高校档案馆目前已经建立档案信息管理系统，运用现代化技术手段对科研档案进行系统管理，从科研档案接收、整理、编目、数字化到查询检索有一套教为完整的操作流程，相较于传统的手工管理模式，科研档案收集完整度、目录详细度、查询精准度都有了质的飞跃和提升。然而笔者也发现，目前高校档案馆使用的档案管理系统和科研部门使用的科研项目申报管理系统是相对独立，科研部门在档案移交时仍然采用传统纸质移交方式，容易遗漏了科研项目管理系统中的部分数据，也制约了高校科研档案信息资源的共享与利用。因此，进一步创新科研档案管理技术手段，打破现有壁垒，提高高校科研档案信息资源现代化管理水平也是很有必要的。

3）挖掘利用科研档案信息资源。管理档案的目的是更好地利用，作为档案工作者，使命之一就是将“死档案”变为“活档案”。如何把科研档案“起死回生”，关键点在于做好档案编研工作，深入挖掘利用科研档案信息资源。档案的编研工作，是立足于相关需要，按照特定专题方向，对存储的科研档案资料进行系统的编辑加工工作。具体而言，就是采纳新的体例，借助新的语言，汇总编辑成内容集中、体系科学系统的资料集合。一般来说，高校一开始收入及馆藏的档案资料，普遍零散，缺乏系统，不管是初步查询，还是深度利用，往往都存在较大的难度。因此，需要负责人员在对存储档案有所了解的基础上，兼顾校内学人的具体需要，立足于具体情况，以实用为标准及出发点，以专题目录为单位或纲目，编制汇总形成系列专题的汇编资料。具体形式，可根据具体需要，在向相关权威专家咨询的基础上，确定是大事记，还是课题鉴定汇编，抑或其他；将原本散乱的资料整合起来，向利用者展示出比较系统而且逻辑分明的资料。另外，档案管理人员同时还应该根据工作的重点要求，主动提供有针对性的服务，以提升相对于科研决策而言的参考价值，以更好地让高校教师申报科研项目有更富价值的参考[3]。

4）加大科研档案宣传力度。高校档案馆，在日常工作中应该注意搜集科研档案开发利用的经典案例信息，尤其是获得可观经济效益或形成重大社会影响力的重点案例。以这些案例信息为基础素材，或利用学校的宣传窗校园网，或利用科研成果展览，或不定期举办高校科研档案学术报告会等，灵活地开展相关宣传工作，让全校师生都能意识到科研档案的价值和意义，打造主动积极开发利用学校科研档案的原动力。同时，还应该探索思考具体路径，激励广大师生能及时充分地归档。对此，档案负责部门应该扬弃过往老僧庙中做，静等缘客来的陈腐思维，应该积极主动地走出去，轰轰烈烈地开展宣传工作，以提升科研档案相对于利用者及开发人群的吸引力[4]。

5）做好后续的信息反馈工作。在特定校内学人或决策领导，针对某主题的科研档案资料发生开发利用行为，将全部档案完全归档后，档案负责部门应跟进沟通，密切跟踪档案使用者因此形成的社会经济效益及其他方面的成效，比如某教授为了申请新的科研课题，曾专门查找若干年前权威前辈曾经成功申请的相近内容的科研课题项目档案。而后，档案负责部门可安排专门人员，或致电或发邮件给该教授，询问他申请课题的具体情况，申请成功后可跟踪完成情况，完成后可跟踪获奖情况等。另外，档案负责人员在后续跟踪的过程中，还应该就档案利用环节咨询使用者的具体意见，比如对于为申请特定课题而查找相关档案的教授，可询问他现在查阅档案是否方便，还有什么需要档案部门帮忙做的，或者说站在档案使用者角度看档案管理工作应该如何改进等。

4 结束语

近年来，科研档案的重要性已经引起部分高校的重视，在教学活动、学术研究以及科技创新等方面的价值也逐渐得以彰显。作为高校档案工作者，更要不懈努力，运用科学合理的管理方法管理好科研档案，在实际工作中不断更新管理理念和技术手段，发挥科研档案的最大价值，更好地为高校各项工作提供服务。