提高基层档案管理工作实效性的方法

曲珊珊

（青岛市崂山区人民政府金家岭街道办事处，山东 青岛 266000）

可以说在当今社会，档案是伴随着人们的一生，上面记载着我们从出生到现在所有的记录，包括个人经历、思想品德、业务实践以及出生学历等各方面的信息，这些都是会记录在册伴随着人们一生。同时，档案是当地一些部门企业选拔人才的首要依据，可以说档案间接影响着人们的日常生活和当地的经济发展，由此可见档案管理对人们的重要性。所以如何提高基层档案管理工作的实效性是当下工作的重中之重。

1 加强对基层档案的管理意识

人们经常主观上的认为档案管理工作的重要性不大，从而忽视了对基础档案的管理。一些内部工作人员他们因为不重视档案管理，所以经常会出现在工作的时候敷衍了事，对自己的工作积极性不大，当然没有热情的工作，又怎么可能会做好。因此要提高基层档案管理工作的实效性，首先就要改正错误的观念，加强对基层档案的管理意识。

例如，要大力宣传档案管理工作的重要性，让人们意识到并注重起来，不要轻视了自己的工作。同时档案管理工作的经费一定要充足，保证工作环境和设备的高质量，例如各项基础设备要齐全，工作人员的工作环境要完善，努力创造最好的工作条件，让每位工作人员可以每天都是以积极饱满的心态工作，这样促使 档案管理工作的顺利进行。除此之外，还要注重人才的培养，工作人员的综合能力决定了档案管理工作是什么标准程度。相关部门可以定期对工作人员做一些训练辅助，帮助他们提高自身能力，逐渐改善自己的不足，努力达到高质量，高效率。

2 改变传统的管理方法，引用电子管理技术

如今21世纪已经是信息化的时代，人们不能一直依赖于传统的档案管理方法，而且对如今飞速发展的新时代，传统的管理方法已经远远跟不上时代的节奏，而电子管理技术则是响应时代号召，也是最快速，最便利的方法。传统的档案管理方法都是以纸质手写形式，要知道纸张是有保质期的，不能够长时间的保存，而且档案的信息量非常大，所以管理工作人员的工作量也同样很大，而且这样的工作比较枯燥，工作人员很容易产生厌烦怠慢的情绪。不仅如此，如果长时间处于工作状态难免会出现一些工作失误的状况。所以面对这些问题，运用电子技术管理的方法相对更符合当今时代要求。

3 跟进时代要求，创新档案管理模式

如今已经是新时代，不能一味的引用传统的工作管理模式，要跟进时代要求，创新档案管理工作模式。

例如，首先要从约束工作人员的行为规范开始，制定详细的工作制度，告诉工作人员什么该做，什么不该做。在工作时间范围内，不能做与工作无关的事，要认真对待工作，随时充满热情。除此之外，为了调动工作人员的积极性可以设置奖励机制，每月评选一次模范员工，对于模范员工可以进行物质和精神上的奖励，如此一来可以激励员工们更好的投入到工作中。其次就是档案管理的信息化模式，建立建全相关的工作制度要求，将信息化应用到档案管理工作中，保证工作质量的高标准，高效率。

档案管理工作模式的内容涉及比较广泛，所以需要管理工作人员有较强的工作能力。所以一定要建立建全相关的档案管理工作制度流程，明确给员工应该做什么，应该怎样做。除此之外，要有较强的服务意识，认真对待工作，可以引进数字水印技术、大数据技术等新型信息技术，提高基层档案管理工作的实效性，保证高质量高水准。

4 加强对档案管理的安全意识

近些年来，经常会出现一些档案丢失或者失窃后被修改等各种状况。要知道这样做对相关部门的损失是极其重大的。同样的，这体现了一个部门的综合能力，出现档案丢失的现象可以说是一个部门最不应该出现的低级错误。所以加强文书档案的安全管理是提高档案管理工作实效性的基础。为此，首先就要培养工作人员的安全意识，其次就是完善基础硬件设备。

例如，定期对档案管理工作人员进行相关课程培训，重点向他们灌输安全意识，确保提升档案信息的实效性与安全性。在培训的过程中，要告诫工作人员，档案整理时哪一部分是最容易出现问题，信息最容易泄露的地方，对于这些环节在处理的过程中一定要加倍小心。必要的话，可以对一些重要的环节进行监督管理机制。一来是检查工作人员在处理的过程中避免出现失误，二来是防止有心之人对档案进行窃取。如此一来可以确保档案工作的完善与安全实效性。除此之外，要完善好基础硬件设备。如今是互联网时代，最大的特点就是信息的开放性与共享性。在操作的过程中，如果一不小心出现了失误，而这些小小的失误极有可能被有心之人利用，从而造成信息的泄露。所以为了避免出现这样的重大失误，要保证设备的完善性。不仅如此，对档案要进行加密措施，确保档案信息的安全性。

5 提高档案管理工作的综合服务功能

在传统的档案管理模式中，最主要的任务就是如何才能妥善保管好档案信息，但如今是信息化时代，要提高档案管理工作的综合服务功能，实现信息的有效价值。可以将档案信息与网络化建设有效结合，提高服务水平的同时，也体现了现代化服务的标准。与以往不同，在传统的模式中，对于档案的管理相对比较落后，以纸质的形式记载，然后放入档案袋中保存起来，当工作人员在寻找档案时也比较麻烦，虽然会分类保存但是储存量很大，找起来会花费大量的时间和精力。但是如果使用网络化建设会大大的提高工作效率，提升服务意识。工作人员在储存时会比较方便，通过电脑系统记载，在人们需要寻找档案信息时，可以直接把寻找人的姓名打入电脑，然后他的所有信息都可以显示出来，如此一来方便又快捷，体现了信息的有效价值。要知道档案管理工作最终的目的还是要服务于人民，所以如何提高档案管理工作的服务功能才是最主要的。

6 对档案进行数字化建设

随着我国人流量逐年增加，信息资源也是逐年增加。档案管理工作人员面对如此庞大的工作量，有时难免会力不从心。所以进行档案信息的数字化建设是当下发展的趋势。把信息利用科技手段进行数字化，不仅方便管理登记，而且能够长时间保存，不像纸张会因长时间的储存而损坏。同时还可以建立个人信息电子档案，对于能够向大众公开的信息可以实施流动管理，方便查阅寻找。在实习找工作或是上学，都可以根据档案上的信息进行检索，相当于我们的个人简历。

7 结束语

总而言之，提高基层档案管理工作的实效性是当下工作的重中之重。如何提高工作的实效性，首先要加强工作人员对档案的管理意识，让他们重视起这项工作。除此之外，还要改变传统的管理模式，应用电子技术，提高工作效率。以及要保证档案管理的安全意识，确保档案中信息的安全保密性，能够更好的服务于大众，方便于大众。还可以引用数字化建设，提高工作效率和水平，实现基础档案管理工作的实效性。