探析新时代文书档案年度归档工作的优化路径

王运哲

（长江宜宾航道局，四川 宜宾 644000）

文书档案年度归档是对航道局一整年的工作情况进行总结，主要包括文书处理和档案管理两个方面，通过对具有利用价值的文书档案进行收集、整理和归档，有助于航道局在发展过程中随时提取资料，帮助领导及时了解单位及员工上一年的工作状态，有助于对航道局未来发展方向进行预测，推动其良性发展。

1 开展文书档案年度归档工作的重要性

第一，需明确区分不同类型档案价值，从实体分类和信息分类两个方面深入分析，保证归档工作的有序进行。实体分类区别于传统意义上的纸质文书档案整理，添加了电子档案分类整理，能够对航道局运作过程中产生的有价值的碎片化信息进行收集，按照一定顺序和结构对其进行排列，强化各个文书档案之间的联系。信息分类主要是指档案内容、档案载体和档案形式，基于文书档案的特征对其进行整合、排序与归档，既能够反映出各年度文书档案之间的历史性联系，又能够直观看出其逻辑性关系[1]。第二，为文书档案保管提供方便。归档人员在进行年度文书档案整理时，不仅要保证其可靠性与准确性，还要确保实际应用的便利性。保管与利用是相辅相成而又相互制约的关系，归档人员不能过于重视其中任何一方面，而忽视另一方面的作用。在年度文书档案整理时，要遵循分类处理的基本原则，以档案的实用性和可靠性出发，确保工作人员能够迅速找到自己想要的资料。第三，强化文书档案之间的联系。归档人员需明确年度文书档案的形成规律，在工作中保持不同价值、分类的档案之间存在的联系，确保年度文书档案的精准分类，为其保管和使用都提供安全保障。

2 基于新时代优化文书档案年度归档工作的有效措施

2.1 明确文书档案年度归档的意义

首先，航道局在开展档案归档工作前，需要深刻认识到文书档案在其发展过程中的重要作用，结合新的归档理念进行工作调整，确保年度文书档案归档工作能够有计划、按步骤的进行。其次，加强人力资源、物力资源的协同合作，在资金投入方面，要结合航道局相关设施的实际应用情况，对于老旧设备要定期维修，如无法保证使用效果要及时更换或升级，在归档工作中的各个环节深入贯彻落实资源的有效利用，为航道局的相关工作提供可靠的数据资源。最后，航道局领导需要深化自身思想认识，明确归档工作在单位发展中的地位，并且定期组织宣传推广活动，使档案归档思想在工作人员中更好的普及，形成自上而下行之有效的工作理念，完善文书档案年度归档工作的精准性。例如，航道局可以按季度组织“文书档案归档宣传推广会议”，聘请专业的归档研究人员进行思想意识的宣传，并针对该季度归档工作效果优异的人员进行嘉奖，可设立300-1000元不等的物质奖励，激发归档工作人员的良性竞争意识，从而更好的在日常工作中积极落实归档精神，保证文书档案年度归档工作的有序开展。

2.2 结合大数据技术开展归档工作

基于新时代背景下开展文书档案年度归档工作，需要与优秀的大数据技术相结合，构建电子档案信息平台，利用数字系统降低人为归档作业中存在的错误，确保文书档案的作用能够充分发挥。第一，借助大数据技术构建自动化办公系统，可以利用先进设备仪器对年度文书档案进行自动录入，由大数据技术分析并针对不同类型的档案分类归档，实现归档工作的高效化，提升工作效率。归档工作人员应定期收集文书档案资料，并针对档案内容实事求是的进行编译与概括，为领导查找资料、使用资料提供便利。第二，电子档案的整理归档工作质量需要加强。基于信息时代的背景下，电子档案的应用日渐丰富，航道局在开展年度文书档案归档工作时，同样需要注意对电子档案的整理。遵循“一文一件”的基本原则，从电子档案的保管期限、整理年度等方面进行分门别类，将正文、附件、转发文件和被转发文件等归为一类，如果在归档过程中难以寻找所需档案，可利用自动化办公系统平台进行逐一查找。整理完成后，可将文书档案录入至处理系统中，并按照计算机预先设定的规则自动生成文件编号。针对不同时间段的电子档案，可以通过刻录光盘的形式对其中的数据内容进行打包，在保证年度文书档案归档工作质量的同时，延长档案保管期限。

2.3 统一文书档案年度归档工作标准

统一的工作标准是确保文书档案年度归档工作顺利进行的基础，避免在工作过程中出现类别重复的问题，影响后期工作人员的查阅。第一，航道局领导应在各个部门中普及档案整理的作用，确保归档人员在进行资料收集时，各部门的积极配合，通过完善的规章制度和工作标准对其他部门员工行为进行约束，进而形成良好的档案管理氛围，为归档工作的有序进行提供保障。第二，以“全宗原则”为基础开展年度文书档案归档工作，强调档案实体整理的重要性，尽管各个部门在档案形式和档案依据上存在差异，如事由全宗、类目全宗、汇集全宗等，但其本质都是建立在“全宗”的基础上[2]。构建统一的年度文书档案全宗规划标准，将所有文书档案划分为不同的类别单元，并且保证互相之间在内容上不存在重叠的部分，避免出现同一档案归存多遍的情况。目前，业内对文书档案归档工作的标准始终存在争议，为此还需档案整理部门加强研究，结合航道局实际发展情况，构建一套适合自身发展的归档工作标准，确保年度文书档案的可靠性和便利性。

2.4 强化归档工作的监督与管理

年度文书档案归档工作群龙无首是影响其工作质量的重要因素，航道局应专门配备一名指导人员，其主要工作是对归档工作进行监督与管理，并记录工作人员日常作业情况，及时纠正其工作问题，调整工作模式，保证工作质量。首先，构建完善的监督体系，保证指导人员在对归档工作进行监督时，能够守住底线，贯彻落实统一的规章制度。如在监督过程中遇到存在争议的情况，不应自作主张，而是要和领导共同商榷解决对策，进而完善监管体系，优化归档工作流程。其次，将归档目录审核作为监督管理的重点内容，通过目录发现档案整理中存在的隐患，并与归档人员商议后进行调整，保证档案整理的合理性[3]。同时，指导人员应拓宽日常监管的范围，在检查档案整理情况的同时，查看文书档案资料是否符合有关规定，针对已经出现的问题，要通知涉事归档人员参加培训，对归档工作的操作、规范等内容以图文并茂的形式进行系统性学习，避免在后期工作中再次出现同样错误。最后，航道局应制定风险控制方案，并定期组织归档人员学习，加强其对归档工作中可能出现的风险进行全面掌控，利用大数据技术完善风险因素数据库，便于对归档工作的质量进行实时评估，实现风险的有效规避。

3 结束语

综上所述，文书档案年度整理归档工作能够以量化的形式将航道局上一年的发展数据直观展现，为其规划未来发展方向、制定发展决策提供理论依据。航道局应重视归档工作的重要性，建立不同档案之间的联系，保证资料的可利用性和便利性，并针对数据资料分析结果及时调整航道局的发展方向。