浅析学校文书档案收集与归档工作中的问题——以玉林市卫生学校为例

梁宇霜

（玉林市卫生学校，广西 玉林 537000）

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。文书档案管理，是各项信息的有效记录，也是档案管理工作中的重要组成。对于学校而言，文书档案管理是对学校管理、发展、科研、教学等方面详细的、全面的记录，也是学校管理、建设、发展改革的重要依据，而做好文书档案管理工作，档案的收集与归档是关键。因此，本文从学校文书档案收集与归档的问题入手，有针对性地对这些问题进行讨论和研究，提出有效的对策和建议，为做好学校档案管理工作打好 基础。

1 做好学校办公室文书档案收集、归档工作的重要意义

做好学校办公室文书档案的日常收集与归档是学校办公室的职能；做好学校档案管理工作的重要前提；是学校办公室顺利开展其他工作的前提；为学校领导在学校日常管理、办学、发展、教学等工作方面提供决策性参考依据。以玉林市卫生学校为例，文书档案整理对于学校各项工作的开展有着非常重要的意义，能够提供的文件内容支撑和参考依据。

2 学校办公室文书档案收集、归档工作遇到的问题

2.1 缺乏认识，制度不完善

缺乏对文书档案收集、归档的认识，纯粹地认为档案收集和整理就是将相关文件资料整合成册上交即可完成。因缺乏认识，部分部门不愿配合工作，导致办公室文书档案的收集和归档工作面临着较多的困难，如相关部门办结完相关文件内容要求活动事项后不主动保存相关文件，认为办结即可。另外，档案管理制度的不完善，使得学校办公室文书档案收集、归档缺乏有效的规范，存在着档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整等问题，导致办公室文书档案的收集、归档工作效率不高。以玉林市卫生学校为例，个别部门领导负责人在办结文件要求活动后，不及时保存文件，出现阅办文件遗失现象。同时，档案管理制度的不完善也导致这一工作的相对滞后。

2.2 对现代化技术应用不够重视

在信息大数据时代，各企事业单位党政机关办公室文书办公处理、收集、归档都提倡使用现代办公系统（无纸化办公），在这一基础上，从接收文件开始到归档保存，在现代软件技术应用的基础上基本可以实现，对于学校办公室文书档案收集与管理中的问题进行提示，在使用以上系统之后，可以通过操作平台查阅档案管理情况，方便、快捷、高效率。但是，由于学校管理层不够重视，“无纸化办公”理念（使用OA系统）没有在全校教职工当中推广真正使用，大大降低了办公效率，不利于文书档案收集、归档工作。以玉林市卫生学校为例，2017年开始使用玉林市卫生学校OA系统，到目前为止该软件使用率不高，文件的从玉林市云政务系统、广西医科大学协同办公系统、玉林市教育协同管理系统等平台中收到的文件，采用的方法仍是先接收，登记，打印，通过纸质版或者QQ、微信向领导请示，领导批示后再进行处理，这样容易导致文件的遗漏，不利于文件的收集，也不利于文件的归档。

2.3 缺乏文书档案工作业务学习培训机会

学校领导不够重视文书档案业务工作学习培训，较少组织校内外档案相关业务学习机会，这一因素也直接影响了学校文书档案工作的效率和质量。以玉林市卫生学校为例，有关于档案管理方面的培训一般由学校档案室管理负责人参加，其他负责学校办公室文书档案工作的干事因缺乏专业的文书档案工作的业务培训的机会，对更专业、更新的、更符合当下的文书档案收集、归档的工作方法缺乏一定了解，这对提高文书档案的工作效率打一定的折扣。

2.4 学校升级发展过程中对文书档案管理工作产生一定的影响

学校在发展、改革的过程中，办学地点的变迁，学校规模的扩大，教职工岗位轮换变动、时间、精力、能力等各方面因素的影响，在一定程度上影响了文书档案管理工作。以玉林市卫生学校为例，2019年3月，玉林市卫生学校整体搬迁至广西医科大学玉林校区办学，与广西医科大玉林校区合并，学校规模、学生规模都是历史新高，但是由于教职工人数只有200多人，部分教职工身兼多职，如兼教学教师、班主任、行政岗位的，然而人的时间精力、能力有限，导致文书档案收集、归档工作相对滞后，在学校办公室文书档案管理工作在一定程度上影响。

3 针对学校办公室文书档案收集、归档的问题提出的对策

3.1 提高认识，完善学校文书档案管理制度

学校领导要加强对文书档案管理重要性的认识，学校各部门、各科室负责人要注重文书档案的收集，部门日常办结了的文件要注意保存，并及时交回到学校办公室，避免遗忘、遗失；学校要完善文书档案管理制度，并建立长效机制，使文书档案管理工作形成规范，提高工作效率。

3.2 重视现代技术在工作中的应用，加强宣传和普及

学校领导要重视现代技术在日常工作中的应用，加强学校文书电子化管理宣传普及工作 ，要重视对学校办公系统的使用，起带头作用，坚持“无纸化”办公，在日常文件接收，流转、处理、归档等一系列工作均可以在办公系统中实现。建立长效机制，全校教职工要加强对学校办公系统使用的学习，并坚持“无纸化”办公理念，提高日常工作效率。

3.3 加强文书档案工作人才队伍建设

办公室文书档案工作人员的综合素质，是提高学校文书档案管理质量的重要保证。学校要做好以下两个方面工作：1）加强对文书档案工作人员培训。学校的领导应该尽量创造条件和机会，为文书档案工作人员提供学习培训的机会，让他们能掌握更多的文书档案管理技能、方法，学会利用现代信息技术收集、保存和管理档案资料，提高工作效率、工作质量。2）通过校外招聘、校内竞选等方式 ，选拔具有一定专业素质的文书档案管理人才。3）学校设置专职的办公室文书档案管理工作人员，减少该岗位人员流动，有利于学校办公室文书档案的管理。

4 结语

针对现有学校文书档案管理中的问题，学校领导应该提起高度重视，并不断做好学校办公室文书档案管理制度的建立、完善以及其他相关管理措施的创新、落实。只有这样，才能进一步提升学校办公室文书档案的管理水平和工作效率，促进学校办公室文书档案管理工作的健康、长远发展。