档案管理工作的意义研究

胡留芳

（山东省济宁市嘉祥县档案馆，山东 济宁 272400）

档案是指人们在各种活动中形成的各种各样的具有一定的保存价值的原始记录。档案的存在是根据领导的决定、对各种工作内容的考察证据，同时也是进行科研和建设基本设施的具有真实可靠性的资料。如果想要将档案管理工作做好，就需要建立完善的档案管理体制，让档案管理的基本设施设备得到进一步的提高。学习和借鉴出色的档案管理经验，结合当前档案管理工作的实际情况，让档案管理工作得到进一步的提高。

1 档案管理工作的重要性

首先，单位内部的实际情况和单位领导的管理能力能够直接地影响档案管理工作的进行。一个单位、企业在发展的过程中一定会有很对的成就和业绩成果，所以这些辉煌的成就就会被记录到档案中去，如果想要了解一个单位的历史发展情况，那么查阅单位的档案材料就是一种最直接最方便的途径[1]，因此，档案管理工作对于一个单位的发展是至关重要的。伴随着我国经济的快速发展，根据当前的情况单位的档案管理工作人员需要尽快改变以往档案管理工作固有的管理观念，改变档案管理工作的工作方法，结合单位的具体情况，把档案管理工作和单位内部管理工作相互联系，使档案管理工作可以具体的反映出单位的发展情况，让单位顺利的开展各项工作。因此，让档案管理工作能够顺利进行对一个单位发展具有非常深远的意义。

其次，档案中的材料内容是根据单位在自身发展的过程中和各种活动中记录而成的，档案材料内容可以真实的显示出单位以往各种业务的具体过程和结果。对一个单位的领导来说，在进行重要的决定和对未来的规划中具有十分重要的意义。单位领导和单位有关的管理者可以根据对档案材料的进行一定的总结，进行具体分析，研究出可以对单位有用的具有发展的规划。单位需要让档案管理部门与单位各个部门建立一定的联系[2]，让档案资料的记载可以更加细致。同时，档案管理的工作人员需要结合自身的工作经验和当下的形势发展不断地进行完善，让档案管理工作可以发挥最大的价值。

2 增强档案工作的管理的有效对策

2.1 创新档案管理工作方式

在当下档案管理工作必须要与本单位的具体业务密切联系结合本单位的具体工作，明确档案管理工作的新方式。档案管理工作人员在一定时间内向单位领导如实的汇报一些单位的实际工作情况，争取在问题出现的第一时间就解决好档案管理过程中存在的具体困难和问题，提高档案管理工作人员在工作的管理过程中的掌握主动权。在单位的管理过程中，档案管理工作是单位管理工作重要组成的部分之一。例如，档案管理的工作人员在进行公文写作[3]。与处理档案馆的具体事宜时，需要结合本单位的实际工作和未来发展情况，建立更加完善的管理机制。档案管理工作人员在进行公文写作的过程中必须履行好自己的本职工作，将档案信息进行整理和分析，建立纸质和电子版共同管理的体系，建立新形式档案管理工作的格局，让档案管理工作的效率得到提高，让单位的工作可以顺利进行。

2.2 注意信息与保密工作

单位在进行管理工作的业务过程中需要建立一定的监管和跟踪服务部门。重点关注有关信息的内容信息和材料的归纳整理，有关的工作人员同时也需要认识到档案管理工作中服务工作的具体要求，这样才能有效的进行信息资源的有关服务。单位在档案管理工作人员办公室业务的建设的过程中要求档案管理部门必须全员积极参与，保证档案信息从最初的形成到归档的全部过程中，有全方位的监督和管理[4]。例如在涉及单位重要的业务活动材料时，档案管理的全部工作人员需要进行保密工作，所有参与的人员需要建立一定的方案管理目录，参照有关档案管理标准将信息材料进行归档的整理工作。将档案材料进行电子存档时，首先应该做好收集材料的工作，对电子存档的材料类型、材料范围以及材料需要的格式等按照档案管理的有关规范进行处理。让档案管理的资料内容可以被安全完整的保存。

2.3 加强档案管理部门业务建设

单位如果想要提高档案管理部门的业务建设就需要引进具有档案管理工作经验的专业性人才，拥有先进的设备和专业技术。档案管理的工作人员也需要在工作的过程中持有严肃认真的态度，提高单位档案工作的工作效率。加强档案管理部门业务的建设，首先，单位应该让档案的管理中的档案信息材料在单位内部实现资源共享化，通过网络信息技术的方式让单位的档案信息可以有效的管理，将信息材料进行整理、识别与传送；其次单位需要让档案管理工作进行不同方式进行整合。进而提高档案管理工作的规范和真实性，不停的将档案的材料信息进行整合。

2.4 全面凸显档案资源价值

档案管理的最终目的是实现档案资源为社会经济服务，在档案管理工作中，相关人员应全面挖掘档案资源价值，争取把档案材料转变为具备意义和价值的资源，管理工作者不间断的对自我知识结构进行调整，增强自身档案管理工作能力，把档案资源的显性知识以及管理隐形知识互相结合，立足于单位的运作情况将档案信息资源内涵进行挖掘。依托先进的科学技术找到档案资源价值，将其转变为单位生产力。与此同时，对档案资料的开发和利用进行创新，档案资料的具体价值要依托档案服务加以体现，管理工作者要自主和其他单位沟通与互动，完成档案信息数据共享，协调各个单位对档案内容进行共享和运用。对于档案信息服务工作，发挥互联网技术的优势，提供多样化的档案，咨询服务、共享服务等，全面完成档案服务工作的创新。尝试建立档案信息系统管理平台，借助专网实现一定范围内的档案资源共享。除此之外，单位管理者要充分重视档案资源信息，定期对档案管理工作进行评价和审视，利用档案管理发现单位运作存在的不足，针对性调整和优化，及时调整单位档案管理综合体系，调动档案管理工作者工作的积极性和主动性，将档案资源管理工作充分 落实。

3 结束语

综上所述，档案管理工作中材料具有一定的真实、丰富、广泛等特性。档案管理工作的顺利进行是可以提高单位档案信息的使用效率的同时也可以提高档案信息中具体的使用价值。在当下单位需要结合自身的发展情况，依据科学的手段去提高档案工作管理的效率和管理水平，进而去促进单位的可持续发展。