事业单位人事档案管理存在的问题及对策

李甜甜

（金乡县疾病预防控制中心，山东 济宁 272200）

自十八大以来，为了响应党对人事制度所提出的新要求与新思想，人事制度发生了重大的变革。在此过程中，人事档案所发挥的作用不可忽视。人事档案作为人事管理的基础参考资料，只有强化人事档案管理水平，才能保障人才开发的有效性，实现人力资源的合理配置。因此，对于人事档案管理问题做出分析具有重要的意义。

1 事业单位中人事档案管理的作用分析

1）有助于提升单位内部既有人才的效力。人事档案管理工作的开展可有效提升档案利用率，为具体的人力资源管理工作提供可靠的资料参考。尤其是其中所反馈的人才信息，能够帮助人资管理人员了解各岗位员工的工作表现以及其工作潜力，确保在人才任用时能够充分挖掘单位内部的人才价值，以免出现埋没人才和不合理利用人才的现象，从而提升人才利用效率。从某一层面来讲，借助人事档案可以更好地实现对人才的科学配置，对于提升人才效力具有积极作用。

3）有助于优化人才结构。事业单位在开展人才管理工作时，应以快速完成战略发展目标为依托，结合人事档案内容加深对岗位员工工作能力的了解，根据人员能力和工作特点进行岗位调配，充分发挥人才优势，在单位内部形成科学的组织结构，确保各类专业人才均能在岗位工作中发挥自身的工作优势以及专业能力，更好的促进单位战略目标的实现。也可结合战略发展目标，合理培养和储备优秀人才，为后期的发展提供人才保障[1]。

2 事业单位中的人事档案管理问题

1）单位领导的认识不足，人事档案管理态度较为消极。由于人事档案管理工作是服务于单位其他部门工作的基础性工作内容，其自身的管理成效并不突出，很容易使领导人员忽视其工作的重要性。部分事业单位的管理层人员认为档案管理的工作内容较为简单，只需负责收集资料和保存资料，无需专门设立管理岗位和管理部门，通常是由人事部门兼职开展，致使档案管理工作一直处于消极应对状态，并未根据其自身的服务职能进行主动管理，主动为各部门提供档案服务，这无疑会影响人事档案利用的效率，难以发挥人事档案的应用 价值[2]。

2）信息化程度偏低，管理效率低下。部分事业单位为了提升人事档案管理的效率，在管理工作中引入了档案管理系统，主要针对员工个人信息进行收集与统计，但从档案管理系统的实际运用状况来看，只能实现对员工最基本信息的获取与整合，并不能对员工的日常工作表现做出分析，致使档案管理内容缺失。管理工作中所形成的有关员工工作表现的资料并未及时录入系统，还是以纸质管理为主，这不仅为档案保存带来了一定的难度，在档案获取时的效率也难以保障，这也是人事档案管理信息化程度偏低的重要体现。

3）管理队伍中兼职人员居多，专业素质不强。人事档案管理工作存在重复性和连续性的特征，且涉及的管理内容较为繁杂，在实际工作中，需要投入大量的人力、物力以及资金才能保障档案工作的高效开展。而部分事业单位为了控制人工成本，通常会大量缩减档案管理的工作人员，通常是将档案管理工作直接交由人事部门人员负责，由于人事部门人员身兼数职，很难在档案管理工作中投入大量的精力，这无疑会影响档案管理工作质量。此外，兼职人员的专业能力不强，进行档案收集与处理时很难保障档案资料的完整性以及档案管理的实效性。尤其是在与其他部门沟通时缺乏有力的沟通依据，很难保障档案资料移交的有效性，经常出现档案遗失的现象。部分单位还采取聘用制开展档案管理工作，致使档案管理人员的流动性较大，在进行档案工作交接时，一旦出现交接问题，便会影响后续档案管理工作的水平。因此，迫切需要组建专门的档案管理部门，保障档案工作的有效性[3]。

3 事业单位人事档案管理问题的对策建议

1）提高领导认识，变消极管理为主动管理。从上文研究来看，事业单位存在忽视人事档案管理工作重要性的问题，在开展档案工作时的工作方法较为随意，未制定严格的档案管理制度，对人事档案整合以及管理工作进行有效约束，只有需要人事档案信息支持时才会开展相应的档案收集与整理工作，致使档案信息的利用率偏低。为了改变此种工作现状，首先，应强化领导人员对档案管理工作的认识。优先获得领导的支持，才能保证档案基础设施的有效建设，对既有的档案管理条件进行改善。如可以建立专门的档案管理部门和档案资料库，为档案管理工作提供必要的条件；其次，需要明确相应管理人员的工作职责，使其在岗位工作中能够发挥自身的主观能动性，变消极管理为主动管理，保证档案管理工作的规范化开展；最后，要加强在单位内部的人事档案管理宣传工作，确保各部门均能积极配合完成档案管理工作，为档案工作的开展创造有利的条件[4]。

2）加快信息化建设进程，增强档案管理时效性。为改善当前事业单位档案管理工作中的不足，需要加大档案管理的信息化建设力度，通过引入先进的技术和理念来推动信息化建设进程。除了需要提升既有档案管理信息化技术的应用力度外，还需结合人事档案的管理需求，对档案管理系统进行有效开发，使其具备更为完善的管理功能，为具体档案管理工作的开展提供更可靠的功能支持。尤其是要将既有的纸质档案转变为电子档案，输入到人事档案资料库内，保障档案信息的完善性。同时，电子档案的管理手段也可提升档案利用率。为了增强人事档案的服务水平，也可在单位内部进行档案信息共享，考虑到部分资料的保密性要求，可以共享在保密范围以外的信息[5]。

3）加强人员培训力度，组建一支高素质的管理团队。在人事制度深入改革的基础上，要想提升人事档案管理水平，则需积极组织开展管理人员的培训工作，致力于组建一支高素质的人事档案管理队伍。在人员培训中，应依托于人事档案的管理需求，将最新的档案管理理念和管理技术传达给管理人员，使管理人员的专业素质均能得到不断提升，为具体档案工作的开展提供基础保障。

4 结束语

人事档案管理中所涉及的管理信息可为人力资源管理工作提供可靠的参考，保障单位内部人员结构的合理优化以及人员价值的有效发挥。为进一步强化人事档案管理水平，可从提高领导认识，变消极管理为主动管理；加快信息化建设进程，增强档案管理实效性和加强人员培训力度，组建一支高素质的管理团队几个方面入手，通过强化管理人员的管理能力，增强领导重视，来提升人事档案的档案服务 效果。