探讨事业单位文书档案管理效率提升策略

高立洁

（青岛市即墨区档案馆，山东 青岛 266200）

1 引言

文书档案，亦称“普通档案”，是机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料，因而又称“党政档案”“政务档案”“行政档案”。文书档案是一个团体、单位各项方针政策、党政工作、内部管理、业务活动等的具体体现和及时备案，是上传下达、沟通协调、开展工作的重要载体。文书档案工作为今后各项工作的开展奠定了坚实的基础，是领导决策的重要依据，是单位建设与发展强有力的保障。

2 文书档案管理的特点

1）阶段性。文书档案主要来自行政管理活动过程中产生的，文书档案资料来源广泛，且具有相当的分散性。通常是由前后关联的文件资料共同组成，如文明单位创建从申报—活动开展—批复等，各个环节所产生的具有保存价值的文件资料都应及时纳入收集范畴，文件资料具有连续性、完整性，大多以一年或半年为一个整理周期，具有鲜明的阶段性特点。

2）保密性。文书档案管理的目的在于保护具有保存价值的文件资料，并为后期的行政管理提供参考，以及凭证依据等利用。因此，文书档案中涉及人事安排、商业合同、决策过程等，具有一定程度的保密性，对外开放程度较低，主要限于本单位日常管理所用，因此，做好文书档案安全保密工作至关重要。

3 事业单位文书档案管理存在的问题

1）档案工作认识不深入。虽然文书档案随时随地产生，内容涵盖单位工作的方方面面，但一旦形成，很难经常查阅利用，且不产生任何经济效益，所以许多人对文书档案工作并没有足够的重视，仅仅简单地认为，只需把这种文件资料整理好，需要的时候能提供参考就可以了。较之于文书档案重要的历史依据和凭证作用，这一观念显然是不够深入的。而在现实工作中，文书档案工作的管理部门一般是办公室，办公室庞大繁杂的工作内容决定了此项工作仅仅占据日常工作的冰山一角，平时疏于管理，只是在需要查阅文书档案的时候才会关注此项工作。

2）文书档案管理信息化程度低。虽然部分事业单位将信息化技术平台引入到文书档案管理过程中，但事业单位的文书档案的信息化建设程度较低，信息化硬件和软件缺乏统一性和规范性，这样很难达到文书档案管理规范化的标准，严重影响了文书档案资料的开发与利用，难以让事业单位文书档案管理的水平得到提升。在文书档案的信息化管理过程中，一个非常重要的环节就是注意信息安全，而当前由于部分文书档案管理的信息化程度较低，部分人员的信息化安全意识较为淡薄，尚未形成良好的网络安全意识，片面地认为文书档案信息化管理并不需要进行维护，这样不利于实现事业单位文书档案管理的规范化。

3）硬件设施不完备。文书档案管理工作由办公室负责，但办公室场所有限，一般难以提供专门场所存放历年文书档案，即使有专门档案室也是条件简陋，远远达不到档案存储空间、防护条件等要求。文书档案查阅利用不能提供专门的阅档室，每年的文书档案整理工作没有专门的整理场所，这给档案整理、保管、利用等一系列工作带来了极大的不便。还有档案柜、密集架等设备问题，仍存在不符合存档要求，甚至满足不了所需的情况。

4 提高文书档案管理水平的对策

1）提高档案专业知识技能。文书档案工作是一项专业性比较强的工作，单位应设置专职档案工作人员，可以直接安排高校档案专业毕业生，也可以专门培养此类人才，务必使其掌握较强的档案专业知识。提高文书档案专职人员的专业素养，首先要熟悉《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等法律法规，其次要熟练掌握文书档案收集、整理、鉴定、保管、利用等专业的档案知识及操作技能。对于文书档案工作人员专业知识及技能的提升，可以通过营造氛围加大普法力度、“老带新”加强业务知识传承、参加档案局考试或培训等方式，循序渐进地做好文书档案专职人员的培养工作。

2）规范化流程。目前，机关、团体、企事业单位文书档案管理流程普遍存在不规范现象，主要表现在文书档案归档不及时、文书档案交接随意性、文书档案内容不完整等等，极大地影响了文书档案管理质量和效率，因此，要切实规范文书档案管理流程，实行全流程规范化管理。一方面，要规范文书档案收集。明确文书档案收集范围、保管期限，文书档案归档标准等；另一方面，要规范文书档案整理。严格按照文书档案形成时间、内在联系等因素，做好文书档案规范整理，确保页码编制不漏号、不空号。此外，要规范文书档案借阅、归还等利用流程，严格履行档案利用手续，确保档案保密和安全。

3）采取信息化管理模式，建立规范的信息化系统。当前文书档案的信息化建设中存在着一系列的问题，这严重影响了文件和文件管理的标准化。因此，为了确保文件和档案的标准化管理，有必要建立一套标准化的、可靠的文件和档案信息系统，该系统可以为基于标准信息系统的文件和档案信息的创建提供强有力的支持。同时，在文件和档案管理中，应使计算机、扫描器、打印机和其他基于信息的设备标准化，让这些信息化硬件设施能够充分发挥出服务性能，有效提升文书档案的规范化管理水平。此外，还应适当增加文书档案的信息化软硬件投入，采用先进的数字化技术来革新传统的文书档案管理模式，真正做到在线同步接收、同步归档，以此保证文书档案资料的完整性、准确性和安全性，有效提升文书档案管理的实效性。

4）加大对档案管理人员专业培训的力度。做好档案保密工作，加大对档案管理人员专业培训力度是必不可少的。提高档案管理人员的专业水平，应对信息化时期档案保密工作所面临的挑战，主要形式如下：一是经验交流会，定期召开经验交流会，通过经验分享及交流，为档案管理人员的保密管理经验，提高档案管理人员档案管理能力。二是以教育片形式，让档案管理人员了解新时期档案保密工作的负责形式，同时还应向档案管理人员宣传档案泄密的危害。三是定期对档案管理人员进行专业知识、信息系统技术等方面的培训，提高档案管理人员的业务技能，同时也能使档案管理人员具备信息化档案保密技术。

5 结束语

总之，在事业单位不断发展的过程中，通过采用标准化的文书档案管理战略，改进各机构的文书档案管理，对于建立一个优秀的文书档案管理系统，统一文书档案管理至关重要。采用信息管理和统一信息系统、组织档案管理人员进行规范化培训，以此保证文书档案管理的规范化，能够有效提升事业单位文书档案资料的利用效率，逐步推动事业单位更加健康、稳定的发展。