大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策分析

徐微微

(吉林化工学院 党政办公室，吉林 吉林 132022)

科技的高速发展带来了众多新型技术的出现，例如云计算、算法、大数据等，改变了人们的生产和生活方式，促进人们生活环境的信息化和智能化[1]。大数据技术的发展扩大了信息的开放性，使得相关的存储技术和软件技术不断得到改良进而快速升级。因此，在此种背景下，高效的档案工作不仅需要依托现有的纸质档案，还需要建立相应的数据库，将相应的数据上传至数据库中方便数据的查看、备份等[2]。因此，在对高校档案工作进行创新的过程中，最重要的就是对档案管理进行信息化建设。

一、高校档案信息化建设的作用

(一) 适应时代的发展趋势

大数据的背景下，信息化的要求高校档案管理工作创新新的发展模式，传统的纸质档案管理模式已经不适应于当前的互联网背景。将高校档案管理工作进行信息化建设可以推进管理模式的创新，适应时代发展的需要从而实现高校办公的自动化目标[3]。

(二) 提升高校管理效率

以往的纸质档案管理难以实现数据资料的共享，许多收集整理工作多是人工完成，导致工作衔接度不高，对工作者来说也比较冗余难免不会犯错，进而影响工作的效率。而以互联网作为主要的载体对数据资料进行合理的整理和归纳，可以方便找到相关资料，缩短资料数据的整理时间，提升工作的效率。

(三) 扩大高校的档案服务

大数据的背景促进高校档案工作由静态、古板转向为动态和灵动[4]，共享的方式也由简单查阅转换为开放性共享，以促进高校文化的传承，历史的见证。使用相关的电子技术，还可以对相关加密档案设限，更好地保证档案的私密性。同时还可以引入校外访问、中国知网等数字图书馆，进而拓宽高校的档案服务范围。

二、当前高校档案信息化建设存在的问题

(一) 对档案管理信息化认识不足

信息技术的发展使得档案管理的信息化成为可能，不仅减轻了相关工作人员的工作强度，提升了工作准确率，还能方便读者的阅读以及对部分档案的加密。但就现在的实际情况来说，高校的工作人员对于档案管理的信息化认识还不到位，难以与现代步伐接轨，还拘泥于传统的纸质档案管理。主要原因是由于档案管理部门在行政部门的中的存在感不高[5]，难以引发相关领导对其的重视，进而也就造成了工作人员积极性不高，缺乏相关的动力从而影响到工作人员的工作效率。

(二) 档案管理信息化建设落实不到位

对于高校的档案管理的信息化建设是一项系统完整的工作，需要进行一定的统筹规划并投入一定的资金、技术和人力上的支持。由于目前高校对档案管理工作的信息化建设还缺乏一定的重视度，因此会导致相关的资金技术落实不到位，进而阻碍其信息化建设的进程[6]。且由于技术难以落实到实处，导致在高校档案管理工作的信息化建设时缺乏相关的软件技术，例如智能化系统的不完善和身份认证系统的缺失都导致当前的个性化需求难以得到保证。

(三) 相关工作人员的综合素质较弱

由于高校的不断扩招，高校的规模也逐渐增大，所招收的学生也逐年递增，因此导致学校在教学研究方面所要付出的努力越来越多，这在一方面也加重了高校档案管理工作的复杂性和繁琐性，导致分摊到每一位工作人员的工作量与日俱增。同时由于缺乏真正专业对口的档案管理人员，也导致部分工作人员的工作效率低下，难以实现信息化建设[7]。此外，还由于难以招收到优秀的人才，使档案管理工作人员缺乏综合素质，也对档案工作的信息化建设起到了一定的阻碍作用。

(四) 档案管理制度不够健全

由于档案管理的信息化建设起步较晚，真正实施的时间还比较短，对于此类工作的相关机制和制度还不够完善，导致目前的档案管理工作的信息化建设还具有主观随意性，缺乏实际的事实根据，因此，会造成管理工作的混乱进而导致效率的低下。

三、高校档案信息化建设的对策

(一) 加强相关意识，提高对档案管理信息化建设的重视

当前，为了促进档案管理工作的信息化建设，首先需要树立起大众对于档案管理工作的重视度，构建相关的档案管理工作理念。领导者需要强化档案部门的存在感，将档案部门的发展放在全校发展的战略上，以促进档案部门共同发展方向，形成强有力的推动力量[8]。其次，领导者也需要对档案管理工作的重视度加大并给予正确的意识以对其在大数据背景下的模式创新提供有效途径，实行有计划、有目的的规划方案。

(二) 注重对综合素质较高的人才培养

对档案管理工作的信息化建设促进需要从相关的工作人员入手，努力提升他们的综合素质。首先档案部门的领导要对下层的工作人员的基本情况进行详细的分析，统计出具有专业经验和专业理论知识的人才，并对其进行培训，使其成为信息化建设的第一批带头人[9]。其次，还需要将档案部门的重要性通过高校的日常课外活动宣传出去，以提升档案部门的作用，吸引更多外来人才，提高人才队伍的综合素质。

(三) 健全相关的档案管理信息化制度

首先要以当前的档案资源为依托，并不断建设完善的体制制度，努力将各项工作的准则落实到实处，实行细化的规章制度[10]。其次，高校需要针对本校档案部门的实际工作情况对工作环节进行改良和明确，从而推进相关体制的建设。另外，在进行规章制度的建设过程中，还需要明晰各工作人员的职责，将责任落实到人，从而促进工作效率的提升。

四、结 语

综上，档案管理工作的信息化建设会改变档案的呈现方式、使用方式以及相关的载体，从而促进新一轮的改革。目前，就当前的发展形势而言，档案管理工作的信息化建设符合时代发展的步伐，是历史发展的必然。在大数据背景下，各种技术应运而生，也为高校的档案管理工作的信息化建设提供了技术上的支持，成为其信息化的基础。目前，高校的档案管理工作必须紧紧以信息的高速发展为先导，促进传统工作与新兴技术的结合，以致提升工作效率，实现档案信息的全球共享，适应经济全球化和信息社会的发展要求。