探索财务机器人(RPA)在财务共享中心的应用

(中交疏浚(集团)股份有限公司 北京 100000)

引言

财务机器人适用于模拟以人类的方式去做重复简单的操作，处理数量旁杂且容易出错的业务，可以全年无休的不间断的加工数据，从而进一步优化财务流，提升业务处理质量和效率，极大降低财务合规风险，可将更多的资源分配在更多的增值业务上，促进财务转型。

一、什么是RPA

RPA被认为是在20世纪40年代发明的，当时福特汽车公司的机械化生产线越来越多的使用自动化设备。简言之，是指将机器和计算机应用于商品和服务生产的技术。这有助于在很少或没有人帮助的情况下完成工作。

随着计算机的出现，许多软件系统被开发用来完成以前需要在纸上完成的管理工作，其中一些是会计记账、库存管理和应收款管理等业务。

还有一种在工作流中将这些系统和人员联系在一起的软件，称为业务流程管理(BPM)工具。其用于记录系统、参与系统、洞察系统和创新系统等领域。

直到近年的发展，有了更明确的定义，其本质是一个软件，其具有如下特征：在不同系统间链接双方的第三方软件，可被管理人员通过可视化的方式监督控制，不需要复杂的开发就可以实现其功能，部署周期相对传统程序来说更短，善于处理反复发生的工作场景，能模拟人类的一系列的行为。

二、财务机器人适用业务的特点

根据财务共享中心需求梳理，评估相关业务流程。以目标需求为导向，需对企业进行财务流程穿行测试，找到其业务特性，选择适合实施财务机器人的业务流程。可考虑以下几个方面以供参考：(1)规模和数量的需求。财务机器人可代替人工，进行7X24小时不间断的处理数据，对此人工需求较大的业务可借助财务机器人进行工作。且人会因疲劳或者其他身体不适的情况而使操作同一件工作时间不同，RPA不会有这样的变化，因为其软件机器人的属性决定了其不会疲劳，能按照一定的处理速度安静的自动执行预设指令。(2)工作重复性。财务流程中反复需要人工处理的工作，人工渗入的程度越多，人为造成出错的可能性就越大，运用财务机器人的场景就越多。(3)财务数字化程度。财务机器人目前还无法主动去判断业务逻辑，需要依据业务条件编程化处理，所以其应用场景必须建立在数据已标准化、规范化且高度重复的基础之上。因此，具备数据基础的流程适合实施财务机器人。(4)系统异构程度。财务机器人可分别登录不同的各种系统自动执行既定程序，不必对现有系统进行升级和开发，既可实现所需业务数据的交换。因此，当流程中出现异构系统时且交换数据困难时，可考虑运用财务机器人充当其桥梁。(5)不需人为判断的内控风险，如按照职级对应的差旅标准判断等(6)有助提高单位生产效率，举例来说，人工将EXCEL工作表上十个单元格里的信息，复制粘贴后输入到财务系统。将各项操作细分如下后，复制EXCEL单元格信息的时间，粘贴到财务系统的时间，复制黏贴十个单元格后，还需人工审视是否正确并点击相应保存按钮的时间。如遇到大量数据需要紧急处理时，可能需要多人花上数小时或者数天的时间才可以处理完，且正确率与否仍待定。这个可以理解为传统的标准工作时间。如使用RPA，复制EXCEL单元格信息到财务系统，同熟练人工会完全一致，且按照程序执行定义好的操作，会准确自动的录入，不需最后的审视，可以大幅缩短工作时间。

三、财务机器人在财务共享中心中的应用场景

明确了财务机器人的适配性，目前可在财务共享中心中应用较多的场景如下:

智能对账：银企往来对账，将企业银行存款日记账和对账单进行核对并自动生成银行余额调节表的业务，出纳通过U盾登陆网银，按日期下载好银行流水并按一定格式上传到共享中心指定的文件夹，RPA通过读取指定文件夹内的格式化文件，按照企业对账日期进行对账。内部往来对账，集团公司内部各单位之间，如资金中心、财务公司、各子分公司、直属项目部等之间的资金往来、代垫薪酬社保、其他往来等内部往来科目的核对。依据企业的具体需求，可选择相应会计科目的明细发生额对账或余额对账，根据选择的需求不同，机器人核对完成后发送相应的对账结果报告。该功能可实现往来账目间的实时对账。不再通过三联单、人工互发邮件，打电话等传统的方式进行对账。

付款流程自动化：付款业务作为日常工作中最重要的流程也是可能出现问题最大的一个环节。传统工作出纳除需点击不同模块功能区通过资金中心支付，部分无法支付的，需用到不同的U盾，登陆不同的网银去支付，既费时费力，也有可能出错。财务机器人的加入，不仅可以智能化的点击程序内部的支付指令，也可以登陆网银进行操作。其付款效率可以明显提高。

单据归档智能化：目前单据、凭证和银行回单匹配的方式是用户在报账系统提交单据后打印单据封面，随后平铺粘贴发票，并在影像终端通过扫描仪将电子影像扫描入系统，经逐级审核后至待稽核付款，随后出纳手工整理银行回单，会计工作人员手工打印凭证后，三份文件一一进行人员对应手工归档，及其耗费人力和时间。可依据成本和效益原则选择两种方式通过RPA处理：一、RPA登陆银行系统下载银行水单，按一定格式上传到共享中心指定的文件夹，RPA通过读取指定文件夹内的格式化文件，将其匹配至影像系统作为报账单据影像的补充并关联到相关凭证，待工作人员打印凭证时一并打出，大幅度减少匹配时间。另如条件允许的话，也可以添置实物凭证智能终端，集报账单票据扫描、装订、回收、银行回单不扫描等功能最大限度实现自动化，这其中当然少不了RPA的重要支撑。

智能制证：在财务共享中心的模式下，各业务流程被细分，完全流水线式运作，此种情况下，至待稽核时，各业务的关键基础数据均以审核并确定，流转到财务制证环节时，完全可以交由财务机器人自动生成凭证。

财务机器人在以上财务共享中心的场景探索与运用，只是简单的起到一个抛砖引玉的引导，在可见的未来，随着RPA的进一步发展，如订单和发票核对自动化、增值税发票开具自动化、纳税申报自动化、合并报表自动化等会一一实现，甚至业务的全流程均可以广泛应用。这些由财务机器人带来的显著效益如业务处理的高效低成本，极大降低出错率，跨异构系统的联动并自动执行并完成相关工作，增强整个财务流程的可控性，有助于企业对财务流的创新再造。

四、对现有财务组织架构和人员的影响

财务机器人在财务共享中心中的大规模应用，势必会带来革命性的推动和改变。

财务机器人的特性打破了地域限制，非接触式的操作模式，无论是远程操控，还是集中部署，只要其区域符合基本工作环境要求均可部署。

财务机器人全年无休的处理数据，极大的提高了财务工作的效率，不再受到传统财务在月末、季末、年中、年末工作量高峰期的影响。

跨异构系统的特性，大幅降低人工传统处理数据时依靠纸质凭证报表报告等，对数据的检索、传输、比对等工作效率提升显著。

对财务工作人员的组织变化：基础数据采集和处理的财务人员进一步减少，复合型财务人员的需求增大，既懂信息技术又懂财务工作的员工。将公司经营和战略同财务数据分析、数学建模、统计学等有效结合在一起并综合运用的人才。

财务机器人的出现，对于现有的财务工作和人员既是挑战也是机遇，我们更应主动提升，拥抱变革，完成适应新时代的转型，重塑自我。

五、结论

财务机器人(RPA)技术，在最近几年中迅猛发展，企业对其洞见理解不断增强，需求也显著提高。当前，财务共享中心的数字化转型发展，正是在财务机器人在其运用后，有了显著的变化和提高。

财务的未来是怎样的？转型能否成功？我相信财务一定会转变成“智能数字化”的财务，这个智能不仅是文中提到的智能化工作所带来的改变，也是我们财务人员观念的变革。除了要掌握财务理论知识和实操技术，还要擅长信息化技术、熟悉业务、了解公司的战略。从传统会计到管理会计到战略会计到智能会计的伟大转变。