新形势下档案管理数字化研究

李舒玮

【摘 要】随着时代的进步与发展，传统人工档案管理模式暴露出许多问题，难以满足新时期的档案管理工作需要。在信息时代背景下，依托计算机技术与网络技术，档案管理已经逐渐实行数字化管理模式，提高了档案管理工作的质量与效率。随着我国社会经济的发展，政府管理建设过程中产生的规划信息、内部资料、文件决策更加复杂，因此要充分发挥档案馆对档案的整理和保存作用，对这些信息数据进行高效的处理。档案馆如果仍然沿用以往的管理方式很容易降低档案管理的有效性，也使得档案管理的流程更加复杂，要实现档案管理方式突破，就必须探索档案管理数字化建设，实现对原始档案信息的数字化处理，同时做好新档案信息的收集与分类，从而提升事业单位档案管理的水平。

【关键词】新形势下;档案管理;数字化

前言

隨着信息时代的到来，网络技术与计算机技术在社会各个领域中得到了广泛应用，给人们生产、生活、学习、工作带来了许多便利，对档案管理工作而言同样如此，通过应用计算机技术，档案管理模式发生重大变化，由手工管理模式转化为数字化管理模式，这种管理模式转变与升级对提升档案管理工作的质量与效率具有重要意义，推进了我国档案事业的健康发展。本文主要研究了当前档案管理数字化存在的问题，并探讨了推进档案管理数字化的意义，提出了新时期实现档案管理数字化的措施，希望为以后的研究提供借鉴。

一、新时期档案管理数字化存在的主要问题

1.档案管理工作效率低下

当前档案馆的档案管理工作还存在着效率低下的问题，其主要原因就在于档案馆在执行档案管理工作时，有一套复杂的管理流程，其他相关组织或部门的人员无法实行快速及时的档案信息调取与查阅，也就大大降低了各类档案信息的利用率。除此之外由于档案馆的工作冗杂，在对事业单位等各类信息进行收集、分类和排序的过程中往往还是依赖人工操作，也无法保证档案信息的准确性和真实性，无法为事业单位的决策提供科学的依据。

2.档案管理人员的素质有待提升

由于档案管理工作对年轻人缺乏一定的吸引力，许多年轻人都不愿从事该类工作，在择业中通常会选择具有挑战性与发展前途的工作，加剧了档案管理人员队伍的老龄化问题;年事已高的档案管理人员通常思维守旧，不能很好地适应数字化管理，在开展数字化档案管理工作中经常不能熟练操作计算机。

3.缺乏先进的数字化设备

在推进档案数字化管理进程中，计算机设备是不可缺少的重要内容，是实现档案数字化管理的基础。因此，要想实现档案管理数字化，单位要积极引进各种先进的现代化设备，及时更新陈旧的设备程序与系统等，从而满足新时期档案数字化管理的需要，为档案资料的可靠性与真实性提供重要保障，实现对各种档案资料的长久保存，充分挖掘档案资料的价值。

二、实现档案管理数字化的重要意义

1.提升档案管理工作效率

数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档，满足用户需要。比如，人事档案在单位发展中属于重要内容，而单位人事档案管理要面向繁多的管理对象，包括职工入厂、调动以及退休等，传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询，而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时，数字化档案的另一优势是可以简化资料查询，便于办公人员进行随时查询。

2.提升单位的经济效益

随着社会的进步与发展，人们每天要接收与处理大量信息，而传统办公方式由于工作效率低，无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下，要想实现海量信息处理，不得已要增加办公费用与人员，这必然会增加单位成本，影响单位的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言，最大的优势是实现了对传统纸张档案机读，既节约保管费用与占地空间，又可以提高查阅效率，减少了人员与纸张浪费。

三、档案管理数字化的发展措施

1.加大设备引进与更新投入

设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。

2.提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者，其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此，有必要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外，在全新发展时期下，作为一名档案管理人员，有必要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。

3.完善档案管理信息化流程

当前我国注重事业单位的高效运行，档案馆也不例外，因此这就要求档案馆在执行档案管理工作时一定要注意简化工作流程，充分的运用信息管理系统为用户提供便利。档案馆通过引进档案管理信息系统，可以改变过去复杂的档案调取查阅流程，各组织各单位和独立的用户在完成信息注册与身份认证之后，又可以进入到档案馆的信息系统，实现在线的档案信息查询，去了中间不必要的人工环节，大大提升了档案管理工作效率。

结束语：

数字化档案管理模式是对传统人工档案管理模式的重大突破，将其应用于档案管理中，不仅可以提高档案管理工作的质量与效率，还可以提升档案管理工作的信息化水平，从而满足新时期档案管理工作的需要，推进档案管理事业更上一层楼。

参考文献：

[1]张学成，李云华，陈丽，等.档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].经济研究导刊，2017（29）.

[2]尚雪蕾，贺林燃.试析事业单位档案管理创新及档案管理数字化问题[J].人力资源管理，2017（11）.

（作者单位：中共菏泽市纪委 菏泽市监察委）