谈如何做好信息化条件下的档案管理工作

王晓莎

随着信息技术的全面、快速发展，信息化大潮如涌而至。如何不断调整档案管理思想、转变思想观念，以适应和修整信息革命给档案管理工作带来的新的机遇和挑战，是档案工作者无法避免和必须面对的重要问题。下面从当前信息化的现状与机遇等方面予以阐述个人的认识和观点。

一、当前信息化条件下的档案管理现状

为适应社会发展，档案部门也在逐步加快档案管理的现代化进程，将一些比较成熟的现代信息技术手段广泛运用到档案管理工作中。特别是随着档案工作目标化管理活动的深入，不但有效地推动了档案管理的规范化和标准化，数字化档案馆或数字化档案室已被部分档案馆和档案室充分利用，尚未利用的档案馆和档案室也做好了数字化档案的目标规划，加快了档案数字化的科技进程，这极大地促进了档案馆的现代化。计算机、CD-ROM记录设备等已进入各种级别的档案室，并取得了初步成果，档案部门的大多数微型计算机已经安装到位，并且在条件允许的情况下已经预先购买了CD扫描和记录系统，独立状态下实现文档的集成管理，一些系统已经实现了办公自动化并进入了系统局域网。总体而言，档案的信息化建设已经有了良好的开端，但也出现了一些问题：

（一）计算机办公条件下，录入档案只是完成了最基本的史料采集归纳，为了实现档案信息化和档案管理技术创新，数字档案还需要实现质的飞跃。大多数单位以独立状态实施文件目录管理，最多记录一些文件提示、主题词等，信息化程度不高，查阅检索不全面，甚至无法检索，只是以一个电子版的目录形式保存在硬盘中。

（二）开发和使用的文件管理系统主要由文件管理人员使用，社交化程度不高。用户只需访问档案库即可检索档案文件，档案人员使用计算机进行搜索和查询，然后将其提供给用户。这仅为档案管理员提供了便利，对利用者来说却效果不明显，仍需要传统的手工管理方式。

（三）使用了不同的软件和硬件模型，结果导致各种类型的信息数据库是不兼容的，形成了与国家综合信息网分开的“档案信息孤岛”，为以后档案大数据库的建立和共享留下了“不兼容”的隐患。

（四）文件管理人员缺乏专业的计算机网络知识，并且缺少计算机操作方面的高级专业人员，两者缺乏理论上的交流和技术上的联系。缺乏同时具有计算机专业和档案业务知识的复合型人才，以至于不能最大限度的利用计算机网络技术。

二、信息化条件下档案工作迎来的机遇

（一）计算机网络技术的发展为共享档案信息资源提供了良好的机会。随着社会信息化的改善，人们越来越不满意使用在阅览室中检索原始文件的方式，对随时随地快速查询有效信息的需求也日益强烈。这就对档案管理者提出了巨大挑战，能够做到最大程度地达到利用者的要求，向单位和个人提供高质量的信息产品和服务是档案管理员的基本职责。这就需要档案管理者不断提升自己，学习利用现代信息科学网络技术，运用高新技术手段管理档案，从而做到档案信息资源最高限度的实现共享。

（二）档案信息化建设具备了一定的技术保障。国际互联网技术在国外发展迅速，也为国内互联网用户提供广泛的查询等档案服务。网络技术正日益成为促进其他产业发展的重要手段，历史多次证明，科学技术革命在带动社会大变革的同时，也极大地促进了档案工作的快速发展。因此，档案信息化无疑会踏上网络技术的快车向着更高的目标、更高的层次迈进。

（三）档案信息化建设具有了一定的基础。最近几年，越来越多的单位和个人重视现代科学技术在档案领域的应用，这无疑加快了档案的现代化管理的进程。部分现代信息技术设备已经有了比较广泛的应用，从原始的信息存储、目录检索、数据统计、案卷调阅方式，慢慢到初步成规模的档案信息数据库，都取得了明显的成果。已经建成和使用的办公自动化和系统内部联网技术也为档案信息化建设提供了丰富且宝贵的经验，实现了档案资源的信息共享。

（四）采取措施，积极应对挑战。一是思路的调整、观念的更新。社会的信息化越来越被人们所认识，互联网已经成为占据21世纪发展制高点的竞争热点。我国相继建立并投入使用的以提供公共服务为主要目标的计算机广域网充分体现了信息交换速度快、传播和社会联系的广泛性以及提供和利用的多样性的特征，信息交换的形式对传统技术产生了革命性的影响。面对汹涌澎湃的信息化大潮，档案工作者是安于现状，死守信条，还是乘势而上，赶上信息高速公路，摇摆信息革命，将档案信息化提上日程，也是我们每一个档案工作人员必须认真思考的问题。二是工作程序的变化。在计算机网络技术条件下，档案信息化打破了傳统的分类、组卷的工作模式，运用计算机高速对单份文件从多角度进行分类、组合、检索，从而实现纸质文书到电子文件的转化，届时档案文书直接由单份文件组成，原有的立卷程序将被突破。三是管理方式的转变。电子档案存储载体具有信息容量大，管理空间小的优点，非常便于仓库管理。但是，电子档案在存储条件方面与纸质档案有不同的特殊要求，除了防尘，防火和严格控制仓库的温度和湿度外，还必须配备高海拔磁场和电场。为了保证电子文件的安全性，在管理方法上要坚持双轨制的原则，实行电子文件与纸质文件共存的“双套系统”。

综上所述，档案信息化建设既有良好的发展基础，又有前所未有的发展机遇，更要适应和面对传承了几十年的档案工作模式和管理理论提出的挑战，这种挑战是历史的进步，社会发展的必然，更多的还是机遇。同时也可以看出，网络技术的发展和普及，使传统的档案工作程序和管理模式受到严竣挑战，只有积极应对，才能使档案管理工作真正适应社会发展要求。

（作者单位：昌邑市社会保险中心）