OA背景下高校档案集成管理研究

高玲俐

摘要：随着计算机技术、通信技术、系统科学越来越多地应用于传统的数据处理领域，目前国内高校各业务部门普遍使用OA管理系统。文章通过分析目前我国高校档案信息资源管理系统与业务部门OA系统中存在的问题，探讨高校各业务部门档案如何通过集成管理，发挥监督和促进高校发展的作用。

关键词：OA；业务系统；高校；档案管理

高校作为我国思想文化建设和人才培养的重要基地，在发展过程中各业务部门形成了一系列原始数据，产生了教学科研、学生管理、党政工作以及校园文化建设等方面的档案资料，这些资料记录和存储了高校教育发展的过程，如同检验高校管理、教学和科研水平的一面镜子，展示了一所高校最真实、最原始的样貌。

随着高校信息化建设工作的深入推进，各业务部门均普及了不同的OA管理和业务信息系统，高校档案信息化管理系统建设也成为高校信息化进程中的关键。然而，笔者调研发现，许多高校档案管理系统和其他业务管理系统之间相互独立，无法实现档案数据及时收集归档，极大制约了档案管理工作的效率和水平提升。如何实现档案信息系统与业务管理系统的有效融合对接，是推动高校档案集成管理改革、实现档案信息资源开放共享的重要研究课题[1]。

一、我国高校档案集成管理现状及问题

档案集成管理是一项系统管理，其突破了档案常规管理模式，按照一定的集成模式协调一致，使之达到优势互补、聚合放大、功能倍增的效果。近年来随着信息技术飞速发展，高校业务部门档案的生成和管理方式发生了较大变化，更多档案以电子文件的形式产生并保存在各业务部门OA系统中。而绝大多数业务部门的OA系统和档案资源管理系统都未集成和融合，产生的档案信息及电子文件需要采用后续对接手段提交至档案管理系统，耗时耗力，还容易造成档案丢失或重复归档等[2]。

当前我国高校档案集成管理面临的问题主要包括：

1.高校教学、科研和相关业务部门数量多，档案管理部门归档指导能力有限

高校内教学、科研等业务部门采用的OA管理系统差别很大。一般而言，高校开展业务系统电子文件歸档的组织机构及业务部门数量都在几十个及以上。进行档案业务指导是做好档案归档的前提和基础，然而目前高校档案管理人才队伍以及档案经费保障严重匮乏，如何分类做好业务指导对高校档案管理部门来说是一项非常大的挑战[3]。作为档案管理部门，要综合分析各个业务部门对档案的需求及档案管理系统中档案信息资源的归档标准、格式等，对需要归档的各部门进行业务上的指导和监督。

2.业务部门归档意识淡薄，多态文档并存导致业务系统归档难度提升

首先，档案数据共享意识不足导致业务部门缺乏归档动力。很多高校院系或业务部门领导对档案工作重视不够，看不到档案信息资源的重要性，甚至认为档案管理部门无足轻重、可有可无。其次，目前很多业务部门没有专职的档案管理人员，档案管理工作基本都是教务或办公室工作人员兼职承担，缺乏档案归档意识和归档认知。笔者调研发现，多数业务人员想当然地认为，“档案归档”简单地等同于一般意义上的业务工作数据备份[4]。

3.档案数据形态多样，结构差异较大

高校档案信息资源中，由于档案来源不同、业务部门工作性质不同，数据形态与结构各异。如党政外事、教学科研、财务学籍等工作过程中形成的档案分布在不同业务部门的OA系统内，而各系统管理平台开发时间、数据结构、标准、接口及处理应用程序不统一，形态多样，数据库结构差异较大，导致档案信息资源由单一的纸质档案向多源异构化的多媒体、图像、音频、网页、社交媒体及文本等方向发展[5]，进一步增加了档案信息资源集成管理的难度。

二、业务系统与档案管理系统归档集成对策

1.因地制宜，主动灵活做好高校档案业务归档指导工作

高校档案管理部门应遵循提前、灵活、主动的原则，承担起高校档案信息资源集成化管理工作，对高校相关的业务部门档案归档集成进行技术指导。

首先，采用归档培训与制发指导材料相结合的方式。如针对高校学位档案信息资源归档指导，因为不同层次学位材料的归档范围相对统一、规范，所以可根据高校相关制度和原则，编制学位材料归档指南，包括归档范围、纸质档案的整理要求、纸质档案和系统录入时相对应的解释等内容，并配以图片。其次，在各个院系或业务部门网页上宣传档案信息化标准和原则，在此基础上定期举办档案业务培训，结合纸质材料、归档指南边讲解边示范。第三，结合现代化技术进行业务指导。如利用录制指导视频、直播、远程网络视频会议等方式对各个业务部门提出的档案问题答疑解惑，进一步推动业务部门归档人员的经验交流，以加快档案信息资源的归档进度，提高集成化管理水平。

2.采用统一的元数据框架和标识，建立统一的数据交换接口

要实现高校业务部门多源异构档案信息资源的互联互通，首先要完成异构数据的有效融合。目前，比较成熟的异构数据融合技术有决策级数据融合技术、特征级数据融合技术和元数据级融合技术三种[6]。因此在进行多源异构档案数据的融合操作之前，首先要制定框架和范围统一的元数据著录标准，即数据字典，对现有各业务部门OA系统中的档案数据资源进行标注和集成，并作为核心资源展开示范应用[7]。其次，利用《汉语主题词表》、本体、元数据等知识组织系统，按照语义关系进行映射，以降低各OA系统档案数据的异构性。

3.建立业务系统和档案管理系统数据交换中间库，实现归档信息融合共享

首先，建立业务部门OA系统和档案资源管理系统间的数据交换中间库，其工作流程和原理为：①将各业务系统所形成的需要归档的业务数据或者文件定时传递到中间数据库。②档案管理系统定时对中间数据库进行扫描检测。③各业务系统向档案管理系统数据归档实现后，重新更新交换中间数据库中的数据状态。其次，针对不同来源的档案资源原始数据，应该设定不同的归档和提交流程，确保各OA系统归档数据的准确性和完整性[8]。如各业务部门在提交文件归档申请时，须同时提供一致的纸质版和电子版，系统通过事先设定好的要求和规范对数据的格式和规格进行扫描，审核通过后加盖合格标志。

随着信息融合技术的发展，目前我国高校档案管理工作中存在的集成困难将逐步得到有效处理。积极探索高校业务系统与档案系统的优化整合方案，是促进档案科学集成、有效归档与管理的重要举措，能够进一步发挥档案监督和促进高校发展的作用，有利于利用信息化手段实现档案智能化管理，为高校档案管理改革带来更为广阔的研究视野和实践启迪，对推动我国高校档案管理规范化、科学化意义深远[9]。

注释与参考文献

[1]陈丽芳，黄华锋.落实“三早”措施切实维护高校档案安全[J].城建档案，2010（9）：63-64.

[2]王静，张日旺.高校业务系统与档案管理系统归档集成问题与对策[J].办公室业务，2019（13）：38.

[3]路宜庆.办公自动化系统中电子文件的在线归档方法[J].山东档案，2004（6）：16-17+21.

[4]秦巧云.档案管理系统与PDM系统集成的设计与实现[D].上海：上海交通大学，2013.

[5]吴志杰，王强.组织机构视角下的业务系统电子文件归档：问题、理念与策略框架[J].档案学通讯，2020（4）：79-86.

[6]杨露菁.战场情报信息综合处理技术[M].北京：国防工业出版社，2017.

[7]刘越男.大数据政策背景下政务文件归档面临的挑战[J].档案学研究，2018（2）：107-114.

[8]李春艳.大型企业ERP系统电子文件归档方式分析[J].中国档案，2011（9）：54-55.

[9]钱毅.技术变迁环境下档案对象管理空间演化初探[J].档案学通讯，2018（2）：10-14.