高校辅导员也要做学生档案管理工作

魏玫

摘要：高校学生档案管理工作对于学生来说是非常重要的工作环节，因为档案记录着学生在高校学习生活期间每一个过程的重要信息，在档案中体现学生在每个学习阶段学习能力以及学生学习状态变化，对于学生后期在社会中寻找工作，为企业做出相应的借鉴起着不可估量的作用。因此，高校教师和学生必须加强对学生档案管理工作重要性的认识。本文笔者将对高校辅导员从事学生档案管理工作给出几条建议，以供参考。

关键词：高校辅导员;学生档案管理工作;策略

前言：高校学生的档案相当于是学生一份人生履历，从小学到初中到高中以及到大学各个学习阶段中，学生在各个阶段学校学习生活中的所有的学习能力和学习状况的表现都记录在档案里，比如学生从小到大获得三好学生证书和相关嘉奖和奖状，以及在学校期间违规状况都有所记录。但是，近年来随着社会经济不断发展，社会各行各业对于专业综合型人才需求不断增加，各高校也都在进行扩招，高校入学学生人数激增，使得学生档案管理工作变得更加复杂繁重。

1制定详细规章制度，明确责任分工

随着各个高校不断进行扩招，高校入学学生人数不断增加，每年高校接收大量的学生档案，如何将这些学生档案进行保管和储存，是每一届高校辅导员都非常烦恼的问题，不仅要处理学生入学相关事宜，还要处理学生的档案，导致高校辅导员的工作任务非常繁重，工作效率变得非常低。有时为了提高工作效率高校辅导员会找几名在学校表现好的班级学生，或班委来帮助高校辅导员一起进行学生档案管理工作，但是在实际工作中，由于学生对具体工作流程不太了解，导致出现学生在工作时缺少明确的责任分工，而高校辅导员由于工作过于繁忙，无法第一时间监管到学生的档案管理工作详细进度和工作状况，造成了学生档案收集整理不全面，不规范的现象，需要二次返工，重新进行学生档案管理工作，耗费了大量的时间和精力和人力。为了解决高校辅导员现在面临的问题，在进行学生档案管理工作时，高校辅导员可以结合本学院本专业本系学生入学情况，为学生制定详细的学生档案管理规章制度，帮助学生划分责任分工，让学生明确在档案管理工作中自己具体应该做哪些工作，都应达到什么样的程度，有相应参照的学生档案模板让学生参照着来完成学生档案管理工作，以此来提高学生档案管理工作的工作效率，帮助高校辅导员教师减轻工作任务。

2引导学生重视自己的档案

经过大量的实践经验总结，在高校档案管理工作中一旦出现任何问题，归根结底的原因，除了是学生兼职档案管理学生疏忽大意之外，更多的是源自于入学高校的学生对自身档案的重要性认识不足。由于学生在高校刚入学时没有整理好自己的学习档案，学籍档案中存在缺失，导致学生在毕业时，学生档案需要进入公司企业，或者返回学生户籍原籍时，总会出现各种各样的问题。为了减轻后续工作中出现的各种问题，高校辅导员在为学生进行重建档案时应带领学生一起进行档案管理工作，将学生档案中自己的信息和各项检索的信息全部按照一定的顺序进行整合，归结出一份完整的学生档案。在整理档案的过程中，学生能够对自己档案的详细情况有所了解，以及对于档案中都需要具备哪些能力，以及以后在入职时企业会考察哪些项目，都有明确的了解，通过这样的方式便于学生加强对学生档案重要性的认识。鼓励学生在高校学习生活期间，积极踊跃的参与到学校的各项教学活动中，提高自身专业素养，完美地填装自己的学籍档案，促进学生在毕业时能够有一份非常完美的学籍档案上交到企业。同时当学生毕业时，能够顺利的携带自己的档案到新的工作单位，或回到原户籍地原籍进行报道，最大程度减轻毕业生档案管理困难问题。

3采用信息化档案管理方式

目前为止，我国还有很多高校在进行生产档案管理工作时，依然采取纸质版的学生档案管理方式进行储存和保管，这种档案信息管理方式，相对来说已经过于老旧。纸质版档案管理方式最大的弊端就是需要有很大的空间将所有学生的档案进行统一的存放和保管，对储存的空间要求极高，要求学生每天写档案时必须使用碳素笔填写，不易发生字体颜色蜕变，储存应放在阴凉干燥处，防止受潮或被雨水侵蚀，注意防火。一旦发生任何意外学生档案，都有可能被牵连;另外当需要查找学生相关档案信息时，还需要花费大量的时间和精力，从庞大的学生档案信息中查找和翻阅，工作效率非常低下。随着科学技术水平和信息技术不断发展，数字化信息化教学管理方式已经成为现阶段我国教育行业中的热门教育方式。为了提高高校学生档案管理工作的工作效率，提高学生档案管理工作质量。高校辅导员教师也应与时俱进，积极将学生档案管理工作与信息化技术手段相融合，取缔传统纸制版学生档案管理方式，采用信息化档案管理方式，将学生的学生档案中的学生信息录入到电脑中或者直接采购学籍档案管理相关的软件系统，在进行学生档案管理录入工作时，直接让学生到学校微机室，将已经扫描好的所有的档案信息录入到信息系统中，高校辅导员以及相关档案信息管理工作人员，對学生上报的信息工作进行二次审核，从而提高工作效率。

总结

综上所述，学生档案管理工作对于学生来说，有着非常重要的影响和意义，关系着学生的过去、现在、与未来的发展，高校辅导员应对学生档案管理予以足够的重视，学生的学籍档案工作并不是一朝一夕就能够完成的事情，是纵横在学生大学四年在高校学习生活中的每一天，为此高校辅导员应加强思想建设，不断提高自身专业能力素养，提高档案管理工作意识、学习借鉴相关工作经验，提高档案管理方式和档案管理效率。

参考文献

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