分析医院档案管理工作信息化时代的不足与发展方案

莫言娟 ，吕志勇，苗翠玲

1.日照市中医医院档案室，山东日照 276800；2 日照市中医医院宣传科，山东日照 276800；3.日照市人民医院党委办公室，山东日照 276826

医院档案管理工作主要负责对医政、临床相关资料的记录、保存等，是患者诊疗的重要依据。医院档案管理工作属于系统性工程，包括科学手机、利用档案信息等，只有确保其拥有较高的管理效率，才能为医疗、科研工作提供高水平服务，进而推动医疗卫生事业在信息时代的发展[1]。为保证医院档案信息化管理质量，必须注重对专业人才的招聘与培养。所以医院需要结合自身档案管理工作的改革需求，为相关人员提供深造机会。 信息时代促使医院进入了全新发展阶段，其改革涉猎范围十分宽广，导致医院档案管理工作内容与范围大幅度增加。近年来，因信息技术的快速发展，医院档案管理迎来了巨大发展契机，但同时也面临着一定的挑战，对此，医院只有结合信息时代特性全面创新档案管理工作模式，改善自身档案管理质量，才能满足信息时代对医院整体发展水平的要求。

1 信息化时代医院档案管理工作所具备的特性

1.1 信息处理高效性

由于医疗事业持续发展，医院档案信息管理内容以及范围也逐渐广泛，其中不仅包含医院全部医务人员的档案信息，还包含患者临床诊疗的相关资料以及其他医疗机构的相关档案资料，所以医院档案管理工作效率亟需得到提升[2]。 信息化时代支持将档案管理信息数字化以及工作网络化，可以在一定程度上提升医院档案管理工作的时效性以及有效性。

1.2 信息存储数字化

医院档案管理工作的传统模式为纸质记录、保存，该模式局限性较明显，例如工作人员需要面临巨大的工作量，对人力资源有较多的需求，而且工作效率较低，工作质量也难以得到有效保证，且信息丢失的风险也较大[3]。而在信息时代，通过信息技术可以促使医院档案管理工作实现系统化、数字化以及智能化，例如通过电子方式储存档案信息，可以有效弥补传统工作模式的弊端，提高工作质量与效果，同时保证信息储存的有效性、安全性；除此之外，电子储存还能提高信息储存的多元化以及利用的自主性、灵活性[4]。

1.3 信息资源多元化

信息化时代医院档案管理工作以信息共享化平台为依靠，信息获取源十分广泛，可以保证医院档案管理工作中的需求得到最大程度的满足，而且医院档案管理信息渠道多元化对档案信息管理多元化有一定的促进作用，所以要想促使医院档案管理工作质量、效率得到提升，必须在档案管理工作中合理应用计算机信息技术，并增加医院各个部门、各个医疗系统之间的交流、信息沟通，以提高信息共享平台信息源的多元化建设[5]。

2 信息化时代医院档案管理工作的不足

2.1 缺乏信息化管理思想

就本质层面而言，在医院档案管理工作中合理应用信息技术，不仅可以提高档案管理工作的质量，还能进一步优化管理工作的效果。结合当前的信息时代背景来说，虽然很多医院都开始在自身服务体系中融入了信息技术，但没有针对档案管理工作构建科学的管理模式，导致档案管理模式开展模式仍滞留在传统手工时代，其对人力资源、物力资源的需求十分庞杂，而且存在较严重的浪费现象，工作质量与工作效率也没有达到预期标准[6]。分析原因，在于很多医院的档案管理人员在思想层面没有实现与时俱进，缺乏信息化管理思想，更没有培养自身的计算机应用能力，在短时间内无法适应档案信息化管理要求，导致档案管理工作难以落实信息化发展。

2.2 缺乏信息化管理系统

信息时代促使医院进入了全新发展阶段，其改革涉猎范围十分宽广，导致医院档案管理工作内容与范围大幅度增加。 若医院没有建设相应的网络设施，或是建设后没有及时更新、完善，导致网络设施缺乏先进性与安全性，均会对医院档案管理工作开展的有效性造成影响，甚至增加信息管理安全隐患，更遑论提升管理工作的效率[7]。现阶段，由于医院档案管理工作人员并不具备较好的专业技术、专业素养，导致档案管理工作缺乏先进性的信息系统，工作效率无法得到有效提升，甚至涵盖范围不足，无法保证信息管理的全面性，导致信息管理工作的开展无法实现有序化。

3 信息化时代医院档案管理发展对策

3.1 全面改革信息化管理方案

首先，医院需要立足于自身发展需求对档案管理工作信息化建设的方向、目标加以明确，以相关准则为基本要求，建立健全具有高效性与科学性标准的信息化管理方案。其次，医院管理层需要明确认知到信息化管理的重要性以及价值，进而在全体医务人员中加以宣传，宣传模式可以是发放宣传手册，也可以是召开座谈会等，提升全体医务人员的认知层次，同时与自身发展实际相结合，深入且全面地对当前医院档案管理环境进行分析，并对行业外部实际发展情况进行总结，以明确认知到信息化建设在档案管理工作方面所具备的影响意义，最终通过有效整合多个元素的方式，建立完善的信息化管理方案，确保其具有较好的合理性、针对性，可以为医院档案管理发展提供助力。

3.2 建立健全档案管理信息化系统

医院档案管理工作要想全面实现信息化建设，根本前提则是要确保医院有完善的信息化管理系统。所以对于医院而言，构建完善的先进性管理系统至关重要。 首先，医院需要进一步参与软件供应市场中的活动，增加与其的互动性，结合自身实际需求探寻具有较好时效性、有效性的档案管理系统[8]。其次，在明确档案管理系统之后，医院需要对其进行综合测试，保证其实际容量、开放性以及运行安全性均与自身档案管理工作发展需求相符，特别要注意其是否具备良好的开放性功能，只有确保其开放性功能良好，才能有效对接办公自动化系统，进而增强数据之间的沟通、交流，促使办公效率得到大幅度的提升，为档案管理人员的工作创造较好的便利条件。最后，医院需要以自身档案管理工作安全性需求为参考，对档案管理系统功能进行全面优化处理。

3.3 提升档案管理人员综合素质

为保证医院档案信息化管理质量，必须注重对专业人才的招聘与培养。所以医院需要结合自身档案管理工作的改革需求，为相关人员提供深造机会。举例而言，医院可以结合具体情况，定期组织档案管理人员参与信息化知识座谈会，以提高其计算机应用能力以及信息处理能力，以此保证在日后的档案信息化管理工作中，工作人员的操作符合规范化要求。除此之外，还要优化档案信息管理人员的职位、职能，即明确各个岗位人员的具体职责，同时细化工作内容，再对相关人员进行专职培训，确保相关人员的专业知识、技能可以在工作中得到良好的落实。最后，档案管理人员要进一步加深与同行业之间的互动，通过交流促进思维的创造性发展，进而不断提升自身的工作能力，促使工作模式不断发展[9]。

3.4 提升建设医院档案信息系统的安全性

信息化时代信息统建的重点为安全保障，通过构建安全领域管理工作、身份认证系统可以提高信息管理系统的安全性。对于医院而言，档案数据应做好备份工作，同时构建入侵检测、防火墙系统，通过有效运营及维护信息系统，防止受到病毒的攻击，以提高档案信息系统体系的安全性。 就医院档案管理工作而言，信息技术是主要支持，但不可否认的是信息在技术实际应用期间会有潜在风险，可能会导致数据被篡改、流失等。所以医院在构建档案管理信息系统时，必须做好相关风险防范工作。提倡医院在构建档案信息系统期间，配备专门的安全管理中心，并保证其符合标准化、流程化，可提高档案信息系统安全建设的完善性。 就医院档案信息化建设而言，其主要目标在改善管理设备、管理装备之外，还需要突破档案管理活动，只有在档案管理技术与科技方面做到与时俱进，才能实现信息化建设的根本目标[10]。 档案管理技术与科技可以有效阻隔病毒、木马等软件的侵害，同时还能防御黑客的攻击，避免医院档案信息数据失窃，或是被篡改。 由此可见医院针对档案系统做好安全防护措施，通过机密方式储存信息数据，并设定身份认证系统，同时针对工作人员的安全意识、安全防范能力进行培训，可以在一定程度上保证档案信息的真实性、可靠性。 除此之外，医院还要立足于档案信息系统中的安全体系，严格规范工作人员的工作行为，例如信息安全工作流程、计算机操作流程、档案管理工作流程等，以避免因工作人员的行为不当给系统预埋隐患，影响档案数据的有效性。 最后，医院需要针对方案风险管理构建相应的法律规范，提高档案立法的全面性，以此强化档案管理工作的规范性，并辅以惩罚措施，确保档案管理期间造成破坏性事件，或是隐患事件者可以得到相应的惩处。

3.5 提高档案管理信息的共享性

融合医院档案信息管理平台，首先需要对医院的现代化档案信息平台进行有效完善，促使医院档案室的所有资源均实现电子化管理，以此才能提高医院档案资源的共享性。通过档案资源的电子信息化建设可以构建一个信息网络，通过该平台检索、利用档案信息，以避免档案外借出现遗失等不良情况。结合医院档案管理需求，以档案信息安全为前提，若不是特殊性情况，医院往往禁止外借档案，但现实情况中利用者为了提高自身的便利，档案外借的情况不胜枚举。对此在传统管理模式中，医院会设定相应的管理制度，导致档案外借手续十分繁琐，但仍无法为档案信息的安全性提供百分百的保障。而构建档案共享平台，则可以解决档案外借的各项麻烦，丰富档案信息的开放渠道，提高档案管理的效率，还能促使档案室的作用得到充分发挥[11]。

4 结语

信息时代促使信息技术备受人类社会的推崇，且在各个行业均显示出了其所具备的优势。所以医院应与时俱进，明确自身档案管理工作的不足之处，再借助信息技术对其进行全面革新，同时制定针对性发展策略，以推动其实现可持续发展。