谈ERP系统下采购业务内控关键控制点关键探索

董川 北京泰德制药股份有限公司

一、ERP概述

在信息化时代，企业管理的重点是如何利用信息技术做好对信息的收集和整合工作，尤其要做好对企业自身运行状态和市场信息的收集管理工作。为提高企业整体管理水平，可利用ERP进行管理。ERP指的是企业资源计划，也就是对企业所有环节中的资源做好合理安排，包括对企业采购、生产、销售等各种业务功能整合到信息平台上集中化、综合性管理。

二、ERP系统下采购业务内控和传统采购业务内控的区别

采购是企业生产经营的基础性业务环节，合理的采购不但可以保证企业产品生产的质量而且还由利于维持合理的存货、降低生产成本。在传统采购业务内控中，因为无法实现对采购业务全过程、全方位的监控，容易出现员工无比、资产不安全的问题。为避免企业资产流失，减少员工舞弊给公司带来的伤害，构建ERP系统，将人的控制和机器的控制结合起来，实现对采购申请单、采购订单和入库单的自动化生产，简化了采购业务流程，使采购业务内控变得更加方便和高效。

三、ERP系统下采购业务内控的关键控制点分析

（一）采购申请和采购计划环节

合理的采购申请，以及制定科学的采购计划是保证采购业务符合企业实际生产需要、避免大量存货堆积、降低成本支出的有效手段。为避免盲目性采购，企业首先要结合自己实际经营情况制定合理的采购申请，在经过领导审批签字后将采购申请表送到采购部门，采购部门根据采购要求制定采购计划表。在这环节需要控制的关键点在于：第一必须合理设置审批的权限，即在ERP系统下，应严格设置请购业务批准程序，明确各个环节的审批权限然后分别审核。利用ERP系统设定流程限制，在上一道审批环节没有签字的情况下不可开展下一步操作。

（二）比价询价、确定供应商的环节

在制定好详细合理的采购计划并提交、审核通过后，采购部门应在已有的合格的供应商名录中进行比价挑选，若没有合适的供应商则需要到市场考察，然后根据审批权限与流程确定最终供应商。在该环节需要注意的控制关键点是：首先应建立供应商评价管理体系，通过有效的评价审核机制来确保所选择的供应商的质量，对于供应商的评价工作应由采购部门、质检部门和仓储部门共同决定。其次要注意加强对特殊物料的采购控制，应由专门人员进行特殊专业设备或配件的选购，对于价格上涨超限的物料则需要通过审批后才能确定是否购买。

（三）物料验收入库环节

在库房验收采购物料的环节，需注意对比实际采购物料和采购订单上的要求是否相符，对于特殊的物料则需要由专门质检部门完成审核。在该环节需要注意的控制关键点是：首先应对所有实际采购物料和采购订单上的信息通过ERP系统进行审核，对于超出数量或超出限价、质量不符合的物料系统将自动拒收，可避免为降低采购单价而盲目加大订货量、导致存货堆积现象的出现。其次，对于特殊的物料以及重要的物料应由专门质检部门进行审核，避免员工舞弊和供应商以次充好现象的出现。在ERP系统下，对于特殊物料的验收管理需设置指定的授权，只有授权人通过认证才能确认验收。

（四）供应商开具发票和发票核销环节

在企业生产经营管理中，通常会出现物料是入库时间和发票开具的时间不一致的情况，这时就需要利用ERP系统进行发票核销。在供应商提供的发票和入库单核销以后系统将自动将数据转入到财务系统中核算，公司的财务部门需要做的是对采购提交的发票内容和入库单内容进行核实，只要入库单通过验收人审核，入库单和供应商提供的发票内容一致就可以通过审核，财务部门再登记入账。这一环节的关键控制点是核销岗位和入库经办岗位职务要分离开来。

（五）付款环节

在最后付款环节，即企业财务部门进行付款业务时，需要对采购发票和入库单再次检查核实，然后按照付款程序进行付款。在开具付款单之前应由ERP系统自动完成采购订单、入库单和采购发票的审核。在这一环节需要控制的关键点是：首先要重点检查采购发票和入库单的一致性，这也是保证采购业务真实有效的关键措施。其次应查看付款审批单是否通过了授权审批人的签字。此外，在付款时7系统应设置限额，在限额范围内可进行现金支付，若在限额以上则需要采用银行转账或电汇的方式来转账，避免货款在中间被截留或出现其他差错而影响企业的信誉度和资金的安全性。最后，在职务划分上，存货验收工作、开具付款单的工具以及存货保管的工作需要分离开来。

四、结语

综上所述，ERP系统在企业采购业务环节中的应用，首先是为提高采购环节内部控制工作的效率，另一方面是为避免人工采购业务内控方式带来的纰漏，通过在系统内设置程序不仅高效完成了审核审批等工作，而且也减少了人工舞弊、供应商货不对板问题的出现，更重要的是ERP系统的应用使采购业务环节的内部控制工作变得更加方便快捷，能实时追踪采购计划执行情况，极大地提高了财务业务效率，对于保障企业资产安全、降低采购成本具有重要作用。在ERP系统下为做好采购业务的内部控制工作，应在充分利用信息技术的基础上在所有采购业务环节上实施关键控制，这是降低采购成本、保证采购货物质量和数量的前提。