论信息化时代下的人事档案管理

曲鸿枫 内蒙古自治区呼和浩特市排水事业管理局

一、人事档案管理与信息化要同步前行

（一）人事档案管理概述

人事档案是在人事活动中形成的以个人为单位集中保存备查阅的文件资料，人事档案不但记录着员工的个人基本信息、家庭情况和工作情况等，而且还可以反映出个人的能力、品德、才能和学习经历及其工作表现。人事档案管理则是单位对人事档案进行实体管理，并且对档案中的信息、内容进行利用。档案的收集鉴定、保管整理和登记统计等部分都是人事档案实体管理的重要内容，而人事档案信息和内容的开发利用则包含了检索编研、登记统计和提供利用等工作。

（二）人事档案管理信息化在单位人力资源管理中发挥的作用

1.人事档案记录着员工的各种资料，全方位、多角度记录该员工的学习及工作经历，是真实客观的证明。员工的内部招聘、调动晋升、薪酬水平变化等的人力资源管理活动又是人事档案的重要内容来源。人力资源管理和人事档案管理两者相互促进、相互依赖。

2.人事档案管理是人力资源管理的重要工作形式和组成部分，人事档案是单位内选用人才、考核业绩的重要依据，也是了解员工基本信息、技能特长的重要途径。

3.为了能够将实体档案管理工作变为快捷高效的形式；为了能够提高信息的收集处理能力，我们必须合理运用现代信息化技术；为了从源头上让人事档案管理工作效率得到提高，我们必须实现人事档案管理信息化。信息化时代让不同的信息得以交叉汇合，整合成更为系统的信息库，这要求我们必须开展人事档案信息化建设，使资源得到更有效的利用和共享，为人事工作提供准确的服务，推动人才发展。

二、目前事业单位人事档案管理的缺陷

（一）对人事档案管理不够重视。现阶段，一直以来人事档案管理被认为是一件简单静止的工作，只是铁质档案柜安全存放、人工查阅即可，没有跟上信息化时代准确、高效、便捷的要求，错误的认为在人事档案管理工作上面投入更多的财力和物力是没有必要的事情。这导致了人事档案管理工作人员工作不认真，业务素质较低，人员更换频繁等问题。

（二）人事档案利用价值不高。现阶段，旧的人事档案管理只是注重对员工姓名、性别、年龄和文化程度等基础信息的管理，而对员工技能水平、专业特长等收集不够全面，使得人事档案的利用价值降低。同时，存在形式局限，无法与其他信息进行比对与融合，都降低了人事档案的价值。

（三）传统的纸质人事档案在管理、查阅、保存、转递等方面，都存在缺陷，无法发挥出信息化管理下立体多层的集成模式，也达不到快速、便利、可复原的要求。这也降低了档案信息的时效性。

三、人事档案管理的重要性

（一）人事档案管理在促进人力资源的合理配置方面有着积极的作用。根据每个员工的学历、专业、年龄、经历等具体情况和特点，在整合和人员流动过程中，合理配置岗位。

（二）人事档案管理可以有针对性的设定具体员工培训项目。单位可以根据职工教育层次、年龄经历等员工信息资料在培训之前设置适合的培训项目，进行有针对性的培训。比如年龄较小的员工居多，可以针对他们进行一些理论与实践相结合、适应时代特点且与本单位行业相关的培训，让学习者更有兴趣、更易接受所学知识，避免流于形式。这样不但调动了他们的积极性，也促进员工更好的工作。

（三）人事档案管理促进员工间地域差异文化管理。员工可能来自各地，不同地域有不同的文化习俗，人事档案中有籍贯、经历等资料，可以根据档案了解员工的文化特质，在安排不同的员工进行合作时提前做好沟通和心理交流，使得工作效率提升。

（四）人事档案管理有利于员工进行职业生涯规划。员工的人事档案中记录了员工的调动情况，受教育经历、离职情况，职务职称，工作表现，工资薪酬和专业特长等，根据员工的信息，为员工制定合适的职业生涯发展道路。

四、加强人事档案管理及信息化工作

（一）人事档案管理工作要进行相应的现代化，使人事档案管理工作能够适应新形势下的新要求。首先，在人事档案的收集、整理、归档、装订、传阅、转递的过程中都要有专人进行监督和管理；其次，传统的人事档案归档和管理已无法适应信息化时代的要求，人事档案管理的科学化、信息化进程迫在眉睫，这样才能适应对信息随时进行及时有效的检索。

（二）此外，人事档案管理工作也是社会保险体制建立的重要基础工作。目前，统一的职工基本养老保险制度已经建立，它涉及各行各业，如养老保险金的筹集是建立在国家、单位、个人三方面基础之上，养老保险金的计算上，个人档案所记录的工龄、职务、受保时间等都会成为主要依据。因此做好人事档案管理工作与维护职工的基本权利关系重大。

（三）必须重视信息化档案管理的相关工作，不仅要加大这方面管理的资金投入，还要完善相关的管理设施：首先将纸质档案按要求逐一归类补充后全部扫描，建立数字化档案光盘。其次建立检索软件用于查阅。第三专人维护系统安全。对管理人员进行相关的专业培训，使他们具有责任意识，使档案的管理工作做到专业化、信息化的管理，实现信息资源之间的共享。

五、结束语

人事档案管理是人力资源管理的重要方法，规范、科学、健全的人事档案管理对企业的建立和开发人力资源有着重大意义。人事档案管理的发展趋势是实现人事档案管理的信息数字化，这是一项耗时长、系统性且复杂程度很高的工作，需要档案管理部门的工作人员的积极参与及单位各部门全体人员的积极配合，推动人事档案信息化管理，适应现代社会经济的快速发展。