探讨如何做好办公室督查督办工作

夏建权 陕西化建工程有限责任公司

近年来，办公室督查督办工作逐渐成为人们的关注重点。目前，办公室督查督办工作中存在一定不足。这些问题的存在不仅限制着督查督办价值的发挥，还可能干扰决策的推行及单位的正常发展。基于办公室督查督办工作的重要作用，探讨办公室督查督办工作的优化对策具有一定必要性。

一、办公室督查督办工作现状

结合当前办公室督查督办工作现状来看，实践工作中的不足主要体现为：

（一）方法选择不当

在办公室督查督办工作中，方法的选择与工作质量密切相关。结合当前现状来看，部分单位仍然存在采用传统方法开展督查督办管理的现象。即由多名人员完成各项督查督办任务，督查督办各环节衔接、关联不足。事实上，在督办工作中，各环节的衔接、信息沟通极其重要。如各督办人员未能充分开展信息共享，可能会产生重复工作、办理效率下降等问题。鉴于工作方法的重要意义，宜通过对工作方法的更新，促进办公室督查督办工作质量的提升。

（二）工作流程不完善

办公室督查督办工作涉及进度计划评估、工作反馈、考核等相关内容[1]。结合当前督查督办工作现状来看，部分单位的办公室督查督办工作流程存在一定疏漏，其督办流程与实践督查督办要求存在一定差异。不规范的督查督办工作不仅难以发挥良好的督导作用，还可能会影响单位的正常运营及发展。此外，对于部分经验不足的督办人员而言，基于简化流程、疏漏流程的督查督办，容易影响其督办知识结构体系的构建。

（三）督查督办工作效率低下

随着督查督办范围的扩大及单位的持续发展，办公室督查督办工作内容逐渐增加。由于受到工作压力、人员意识、工作积极性等因素的影响，部分单位的督查督办工作效率相对较慢。对于单位而言，办公室督查督办效率的下降，容易造成大量督查督办任务的积累，并限制督查督办工作价值的发挥，形成一个恶性循环。因此，及时纠正上述问题具有一定必要性。

（四）督查督办工作质量欠佳

在单位内部管理中，办公室督查督办工作，是保障各部门正常发展、促进单位运营发展的关键所在。但从目前办公室督查督办工作质量水平来看，质量低下问题较为普遍。例如，某单位办公室督查督办工作对各部门反馈工作的监管不足，导致部分部门在反馈项目、计划实施状况时，直接由相关人员代笔，部门负责人并未对反馈内容进行审查把关。上述问题的存在，不利于督查督办工作作用的发挥。

二、提升办公室督查督办工作质量的策略

为实现办公室督查督办工作质量的优化，可将以下几种策略，应用于实践办公室管理工作中：

（一）优化工作方法

在办公室督查督办工作中，工作方法的选择，直接决定督查督办工作对单位发展的支持作用。因此，可将工作方法作为一项重点，通过对方法的更新、调整，进一步发挥办公室督查督办工作的作用，为决策实施、单位发展提供可靠支持。

可行的方法优化、调整模式为：第一，责任制管理方法。为提高办公室督查督办质量，可利用责任制管理法取代这项工作中的传统方法。即在初期阶段，为督查督办负责人制定明确的职责要求。在实践督查督办工作中，定期评估工作质量，识别办公室督查督办中的欠缺部分，并确定其对应负责人，要求负责人针对督查督办内容进行合理调整、优化。第二，主动督办方法。既往办公室督查督办工作方法以被动督办法为主，即相关负责人按照既定要求被动开展各部门相关内容的核查与管理[2]。为达成优化办公室督查督办质量目的，可运用主动督办方法替换被动督办法，要求督办人员积极主动参与到督查督办工作中。遵循矛盾不规避原则，细化完成各项内容的审核、评估。从办公室督查督办成效来看，主动督办方法不仅可促进这项工作价值的发挥，还有助于转变督办人员的工作态度，为专业督查督办团队的构建奠定良好基础。

（二）构建完善督查督办流程

在办公室督查督办工作中，督办流程的完善性，可影响单位实践督查督办工作质量。为助力上述工作价值的发挥，各单位可将工作流程的优化构建纳入办公室督查督办管理的重点范畴，通过对流程的调整、完善，保障单位的正常发展。

完善办公室督查督办流程的构建方法为：第一，需求评估及既往工作经验评估。开展办公室督查督办工作优化的作用为：通过对督查督办工作的调整，推动单位的良性发展[3]。对此，可在构建完善流程前，细化评估单位对督查督办工作的要求。此外，还需将既往办公室工作经验作为参照，通过对工作记录的分析及对督办人员信息反馈的汇总等，确立有助于提升办公室督查督办流程完善性、合理性的意见。第二，建立完善督查督办体系。在办公室督查督办工作流程的优化中，可将上述信息作为参照，合理补充、调整工作流程中的内容。例如，某企业在办公室督查督办工作改革中，按照先评估后优化流程，将办公室督查督办工作流程调整为：由企业领导层拟定督办通知，并在通知中明确指出督办部门、督办内容、办理时限范围等信息。下发通知后，承办部门参照相关要求细化落实督办事项，制定相应计划（包含各阶段小目标、达成目标节点等信息），并严格按照计划及要求内容开展实践工作，定期向督办部门反馈近期工作进度。在此期间，督办部门采取听取承办部门工作汇报、现场查看等形式，动态收集承办部门计划落实相关资料。任务（项目）完成后，由督办部门开展系统评价，并将办理结果汇总至企业管理层。

（三）多途径提高工作效率

随着单位的发展及内控要求的升高，内部督办任务也随之增加。在这一背景下，如何提高办公室督查督办效率，已经成为办公室督查督办管理面临的主要问题。对此，可参照提升工作效率这一目标，建立多途径督办工作效率优化体系：

第一，设置督办事项重要性等级体系。各单位中不同督办事项的重要程度不同。为避免因督办人员短缺、工作压力大等状况而出现督办事项延误的状况，可于办公室督办管理中设置适宜的督办事项重要性等级体系。即从督办事项与单位发展关联、可能后果等方面，综合评定督办事项的重要性水平。对于重要性等级较高的事项，采取优先督办原则，以保障这类事项的及时督办。第二，构建并落实奖惩制度。督办人员的工作积极性，是影响办公室督查督办工作效率的主要影响因素。基于上述状况，可于督办人员群体中，推行适宜的奖惩制度，借助制度的激励、约束作用，提升其工作积极性及工作效率。例如，某企业为督办人员提供如下奖励模式：对于能够连续6 个月以上及时完成督办事项者，可连续获得3 个月当月工资1%-10%的奖金。

（四）强化办公室督查督办质量管理

鉴于办公室督查督办工作的重要意义，可通过对实践工作的合理管理，助力督查质量的提升，可行方法如下：

第一，闭环管理。要求督办部门严格按照闭环管理的要求，规范开展相关督办任务的核查、管理。即按照制定办理计划、定期收集反馈信息、及时审核结项、考核评估的流程，确保督办任务的办理质量。第二，提供丰富学习培训机会。在办公室督查督办工作中，督办人员的知识储备、督办经验，均与督办工作质量密切相关。对此，可针对督办人员这一主体，通过增加继续培训学习机会的形式，促进其专业知识储备、督办技巧等知识的拓展。随着督办人员个人能力的提升，单位办公室督办质量、效率等也可得到一定改善。例如，某企业不定期于内部开展督办人员交流活动、表彰大会等活动，通过各类活动，为督办人员提供丰富的交流、沟通机会，以便其能够及时学习他人的优秀经验、技巧。此外，在沟通交流中，督办人员还可借助他人的经验分享，掌握规避督办质量问题的方法、提升督办质量的技巧等。

三、结论

综上所述，优化办公室督查督办工作质量具有一定现实意义。为了实现上述目标，可结合当前办公室督查督办工作中的不足，运用适宜方法，逐步抑制办公室督查督办工作中相关问题的形成。此外，还应注意结合实践办公室督查督办工作的应用成效，于这项工作中引入更多行之有效的措施，以助力办公室督查督办工作质量的持续提升。